La gestion intelligente des processus comme clé

Avec plus de 660 marques de premier plan dans plus de 70 pays, Assa Abloy développe, produit et distribue des produits et des services pour le secteur de la construction et les clients OEM. En Suisse, Assa Abloy (Schweiz) AG représente et distribue les marques traditionnelles KESO, MSL, Planet, Yale et effeff. Assa Abloy, qui est cotée à la bourse de Stockholm depuis 1994, a de nombreuses recettes pour réussir - dont un aspect essentiel est de toujours fournir la meilleure qualité. Pour être à la hauteur de cette revendication sur le long terme, il est nécessaire de disposer de processus de travail cohérents. Assa Abloy (Schweiz) AG a mis le cap sur l'avenir en temps voulu : Il s'appuie sur un système de gestion intégré qui permet des processus fluides.

Un regard sur le passé

Avant qu'Assa Abloy (Suisse) AG ne franchisse le pas vers une gestion automatisée et numérisée des processus, les employés enregistraient les documents et les processus sous forme de fichiers Word ou PDF dans un dossier défini du réseau. Les modifications étaient apportées directement dans le dossier, et l'ancien était généralement écrasé. "De cette façon, le versionnage n'était naturellement pas possible et les modifications ne pouvaient pas être retracées", se souvient Patrik Börlin, responsable de l'assurance qualité sur le site de Kleinlützel et responsable de la gestion de la qualité et de l'environnement chez Assa Abloy (Suisse) AG. Par conséquent, les instructions de travail, les processus et les formulaires n'ont pas pu être clairement identifiés comme étant la dernière version. "On a essayé d'enregistrer manuellement l'historique des modifications dans le pied de page", explique Patrik Börlin. "Mais la recherche de documents est restée très difficile. Fondamentalement, il fallait savoir exactement où était stocké le fichier pour pouvoir le retrouver. "En outre, la société a maintenu des systèmes de classement différents sur ses deux sites de Richterswil et de Kleinlützel. En outre, il y avait deux structures de processus et deux cartes de processus hétérogènes. Il était donc très difficile pour les employés travaillant sur les deux sites de s'y retrouver. En outre, l'intégrité des documents a dû être remise en question : Les ajustements ont-ils même été effectués par la personne autorisée ? "Souvent, les propriétaires des processus n'étaient même pas informés des changements", explique Patrik Börlin. "Parfois, ils ont vu les mises à jour de leurs documents pour la première fois lors d'un audit." En outre, des efforts de coordination importants ont été déployés au sein de l'organisation - que ce soit dans le cadre de la recherche de mise à jour ou, plus généralement, de la recherche du bon formulaire.

Réduire la charge de travail, assurer l'intégrité des documents

Compte tenu de la situation initiale, les responsables de la société Assa Abloy (Schweiz) AG ont décidé d'introduire un système de gestion intégré, qui pourrait résoudre d'un seul coup les problèmes existants. La motivation était également élevée au niveau du groupe dans la région germanophone - surtout en ce qui concerne la gestion de la conformité. "Nous avions besoin d'un système qui garantirait que les instructions de travail et les descriptions des flux de processus, ainsi que tous les autres documents, soient à jour, rapidement accessibles et intègres", résume Patrik Börlin. "Il était important pour nous d'harmoniser le contrôle des documents sur les deux sites de Kleinlützel et de Richterswil et de réduire considérablement la charge de travail globale pour la mise à jour constante des documents. Nous voulions avoir la certitude que les documents ne pouvaient pas être modifiés à l'insu du propriétaire du processus respectif", déclare Patrik Börlin. "Et : toutes les informations devraient à l'avenir se trouver dans un seul endroit central".

Au cours de la sélection du système, trois solutions sont finalement restées en place, qui ont été analysées en détail. Le système de gestion intégré orgavision a finalement convaincu, entre autres, grâce à sa facilité d'utilisation et à son interface utilisateur agréable. "Nous avions besoin d'une application web pour que tout le monde puisse se connecter de n'importe où. Le système devait pouvoir emmener tous les employés avec lui immédiatement", explique Patrik Börlin. "Avec orgavision, nous avons pris la bonne décision ici." Le système d'orgavision a été mis en place à Assa Abloy sur plusieurs sites en Allemagne et en Suisse.

Le système de gestion intégrée offre des avantages

Depuis que la branche suisse d'Assa Abloy travaille avec le nouveau système de gestion intégré, l'entreprise et les plus de 300 utilisateurs en ont bénéficié à plusieurs niveaux. Tous les documents et descriptions de processus sont désormais stockés dans un endroit central et peuvent être facilement trouvés grâce à la recherche en texte intégral. De cette façon, il est possible d'avoir une vue d'ensemble constante et un contrôle cohérent. "Nous constatons une augmentation significative de la qualité et un gain de temps considérable", se réjouit Patrik Börlin. "Les employés ont étonnamment bien accepté le système et l'utilisent intensivement". Comme d'habitude, l'effort de formation a été divergent : certains apprennent plus vite que d'autres. Cependant, si quelqu'un a une question d'utilisateur - ce qui arrive assez rarement - il trouvera un interlocuteur compétent en la personne de M. Börlin. Au cours de l'introduction du nouveau système, les propriétaires des processus ont rapidement pris la responsabilité de leurs documents et de leurs flux de travail. "Maintenant, le responsable de la qualité n'est plus nécessaire ici, ce qui simplifie considérablement le flux de travail", explique Patrik Börlin. "Il est également utile que la structure et le fonctionnement du système soient les mêmes pour tous. Cela nous permet d'obtenir des effets de synergie. "En outre, le processus d'approbation prédéfini du système a fait ses preuves : tous les chefs de service peuvent modifier le document, mais celui-ci ne peut être consulté par tous qu'après avoir été approuvé par le responsable du processus respectif. Cela permet également de garantir que personne n'accède accidentellement à des versions obsolètes. Le système a également une fonction d'accusé de réception. En cas de changement, toutes les personnes concernées reçoivent un courrier électronique et confirment leur prise en compte dans le système. "De cette façon, il est possible d'avoir un enregistrement électronique constant de qui a reçu quelle information et quand", résume Patrik Börlin. "Cela signifie qu'aucun dossier papier supplémentaire n'est nécessaire dans le domaine du personnel. Là encore, nous économisons du papier et du temps de travail". Le module de gestion des incidents est également avantageux pour Assa Abloy (Schweiz) AG : les fournisseurs ont par exemple également accès au module et aux messages d'erreur qui les concernent. Chaque fournisseur ne peut voir que ses propres messages d'erreur et documente son enquête et les mesures qui en découlent directement dans le système.

Conclusion : le succès passe par la qualité du travail et l'accélération des processus

Assa Abloy (Schweiz) AG a établi des normes numériques et introduit un système de gestion intégré. De cette manière, la gestion des processus réussit désormais à un niveau élevé. Depuis l'intégration de la nouvelle solution, l'entreprise a économisé à la fois du temps de travail et du papier. Et cette évolution positive se poursuit, comme le sait Patrik Börlin : "Nous avons l'intention d'équiper nos stations de montage de terminaux. Les commandes de production seront alors enregistrées directement sur ces terminaux. À l'avenir, les instructions de test ou les messages d'erreur pourront également être ouverts à partir de l'application directement sur le poste de travail". Une fois de plus, il est clair que chez Assa Abloy (Schweiz) AG, la qualité du travail et l'accélération des processus sont des facteurs clés de succès dont bénéficient les clients du monde entier. L'entreprise travaille actuellement à l'intégration du site suisse de Tagelswangen dans le système existant.