Les entreprises qui effectuent encore beaucoup de travaux manuellement devraient se "mettre à niveau" : C'est surtout dans l'administration des entreprises qu'il existe souvent un potentiel d'amélioration dans le cadre de la numérisation, afin d'éviter les erreurs d'inattention.
Le consultant en management et expert en numérisation, Markus Baulig, révèle dix conseils simples pour mettre en œuvre la numérisation facilement et sans heurts.
Interfaces intelligentes
Les erreurs internes, qui prennent énormément de temps, sont souvent causées par des programmes et des systèmes défectueux. La raison : s'ils ne sont pas compatibles entre eux, l'employé doit intervenir manuellement. Les interfaces automatisées, quant à elles, garantissent la comparaison et la synchronisation des données.
Contrôle de plausibilité significatif
Le contrôle de plausibilité est effectué dans le but de vérifier l'exactitude des valeurs saisies. Un contrôle automatique de cette plausibilité vous informe immédiatement dès qu'il y a des incohérences et vous pouvez intervenir le plus rapidement possible. Vous pouvez adapter un tel contrôle à vos besoins personnels dans l'entreprise en fonction de certains critères.
Contrôler les chiffres clés importants de l'entreprise
Un examen des chiffres clés devrait également avoir lieu de manière numérique. En cas d'écart par rapport à un tel chiffre clé, vous êtes automatiquement informé et pouvez prendre des mesures immédiates. De cette manière, les conséquences commerciales tardives peuvent être exclues dès le départ.
Rappels automatiques
Les tâches importantes et régulières dans la vente doivent être accomplies rapidement. Si un employé oublie l'une de ces tâches importantes, les rappels automatiques sont utiles. Grâce à eux, vous évitez que des tâches importantes soient oubliées.
Notifications sur les innovations en cours
Que vous souhaitiez être informé des nouvelles de toutes sortes, des tâches à venir ou des demandes des clients : Le meilleur moyen d'y parvenir est d'utiliser des messages dits "push". Au mieux, ils devraient être entièrement automatisés.
Création numérique et envoi des factures sortantes
La création manuelle de factures sortantes est l'une des sources d'erreur les plus courantes dans les entreprises. Vous pouvez minimiser ces erreurs en optant pour la facturation automatique. Le dispatching doit également être automatisé. Cela vous fera gagner énormément de temps dans le processus commercial.
Gestionnaire de documents
Vous souvenez-vous encore des montagnes de papier d'autrefois ? Cette époque est révolue depuis longtemps, car la gestion des documents numériques a désormais trouvé sa place dans la plupart des entreprises. C'est efficace, et votre entreprise doit en profiter. Rassemblez, organisez et cataloguez vos documents et vous pouvez vous épargner un commis correspondant. Autre avantage : vous ne perdrez plus de documents importants.
Utilisation de "macros" entièrement automatiques
Utilisez diverses commandes dans vos programmes tels qu'Excel et profitez de ces macros. Vous pouvez adapter ces commandes à vos besoins et, par exemple, rassembler diverses données sur les clients dans un tableau. De cette façon, vous pouvez améliorer considérablement le travail de votre entreprise.
La numérisation du marché des ventes
Numérisez de toute urgence le processus de vente dans votre entreprise. Si vous optimisez ces processus, vous pouvez manifestement réaliser un chiffre d'affaires plus élevé. L'envoi d'e-mails à vos clients n'est qu'une option judicieuse. Il est également judicieux d'attribuer automatiquement les clients à vos représentants commerciaux.
Moyens de communication numériques
Avez-vous toujours recours à la communication ordinaire par courrier électronique ou même à la "radio de couloir" ? Alors votre entreprise est dépassée. Les programmes de chat comme Slack ou Teams, qui fonctionnent rapidement et sans complication, sont préférables.
Après avoir terminé ses études de commerce, Markus Baulig a rejoint à plein temps l'entreprise de conseil de son frère Andreas Baulig. Aujourd'hui, en tant que directeur général, il gère les activités opérationnelles du cabinet de conseil et conseille les clients VIP premium sur les thèmes de la vente, de l'acquisition et de l'esprit de réussite.
