Weg vom Papiertiger
Vor knapp eineinhalb Jahren hat die Bardusch AG beschlossen, das über viele Jahre gewachsene Managementsystem zu verschlanken und durch ein modernes, dynamisches Führungssystem zu ersetzen. Frau Andrea Ruprecht, Leiterin Qualität bei Bardusch, erläutert im Interview das erfolgreiche Projekt.
rau Ruprecht, was waren die Gründe für den Umbau des Managementsystems?
Der Zeitpunkt für die Weiterentwicklung ergab sich aus dem Wachstum der Firma über die Jahre, aus Veränderungen in Organisation und Prozessen sowie durch Neubesetzungen von Kaderstellen, so z.B. auch die Leitung Qualitätsmanagement.
Wie beeinflusste das Wachstum der Firma die Anforderungen an das Managementsystem?
Die komplexeren Strukturen mit mehreren Standorten und neuen Prozessen führten dazu, dass sich der Alltag mehr und mehr vom
Immer komplexere Strukturen
System entfernte und sich kaum mehr jemand damit identifizierte. Ausserdem brachte die Integration der 2010 neu dazugekommenen Niederlassungen in Yverdon und Sierre neue Herausforderungen mit sich: Sie sollten ebenfalls Teil des Systems und damit zertifiziert werden. Ein zweisprachiges Managementsystem wurde so zur Bedingung.
Wie reagierte Bardusch auf diese Erkenntnis?
Wir stellten uns die Grundsatzfrage: «Benötigen wir als Dienstleistungsunternehmen überhaupt ein Managementsystem?» Im Rahmen einer Kaderklausur bekannten wir uns einstimmig zu einem Managementsystem. Die Rahmenbedingungen für alle waren aber klar: Es sollte «ein vitales Managementsystem» sein, schlank, pragmatisch, leicht verständlich und anwendbar für alle.
Was waren die konkreten Vorgaben, die Ihr zeitgemässes, vitales Managementsystem erfüllen muss?
Das System bildet den Alltag ab und ist durchgängig zweisprachig. Die Pflege der Prozesse und der Dokumente ist einfach und eine Suchfunktion hilft beim Finden von Dokumenten. Weiter trägt die Prozessdarstellung den Bedürfnissen der unterschiedlichen Funktionen im Unternehmen Rechnung und gibt den PDCAKreislauf wieder. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist einfach zu handhaben und zu dokumentieren. Beim Umfang des Managementsystems gilt der zentrale Grundsatz: so viel wie nötig – so wenig wie möglich.
Wie sind Sie bei der Umsetzung dieser Zielsetzungen vorgegangen?
Zuerst stellte sich die Frage, welche Software wir für die Abbildung des Managementsystems verwenden. Wir evaluierten verschiedene Softwarelösungen und entschieden uns schliesslich für IMS PREMIUM.
Warum fiel die Wahl auf IMS PREMIUM?
Die meisten Softwarelösungen beschränken sich auf das Prozessund Dokumentenmanagement. IMS PREMIUM bot uns zusätzlich die Möglichkeit, die Organisation des Unternehmens darzustellen, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu managen und die Risiken abzubilden. Der wichtigste Grund war aber, dass IMS PREMIUM eine pragmatische, leicht verständliche und einfach zu bedienende Software ist und damit das ideale Fundament für die Umsetzung eines praxisorientierten Managementsystems bildet. Wir gingen klassisch top-down vor, das heisst wir fingen bei der Überarbeitung des Leitbildes an und definierten daraus ableitend die Prozesslandkarte und -organisation. Davon ausgehend machte ich mit den jeweiligen Prozesseignern eine Prozessanalyse. Gemeinsam gliederten wir für jeden
An einem Strang ziehen
Prozess die Struktur neu und definierten den zukünftigen Prozessinhalt. Die neuen Prozesse wurden in Workshops mit den Prozessteams aufgebaut und unmittelbar danach in IMS PREMIUM übernommen. Dabei orientierten wir uns selbstverständlich an der Struktur der Software, ihre Einfachheit kam uns dabei sehr entgegen. Nach der inhaltlichen Überarbeitung der Dokumente wurden diese in ein neues Layout gesetzt und ebenfalls in IMS PREMIUM übernommen. Nach Erstellung der Grundlagen und Vorgaben bauten wir «nebenbei» auch das Organisations- und das KVP-Modul auf. Schliesslich haben wir die neuen Inhalte der Prozesse und Schweizer Dokumente auf Französisch übersetzt und ebenfalls integriert.
… und dies alles in gut einem Jahr
Ja, der Zeitrahmen für die Entwicklung und Umsetzung des neuen Managementsystems war ambitioniert, aber wir waren erfolgreich. Im Mai schafften wir die Rezertifizierung des Managementsystems in der Deutschschweiz, im September wurde Yverdon rezertifiziert sowie Yverdon BCS und Sierre neu zertifiziert. Die erfolgreiche Umsetzung gelang dank des Engagements aller involvierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mitverantwortlich war aber sicher auch der breite Rückhalt des Projektes im Unternehmen. Das oberste Management stand von Anfang an geschlossen hinter dem Projekt und unterstützte mich wo immer nötig. Sowohl das neue System als auch IMS PREMIUM wurden von allen Beteiligten sehr wohlwollend aufgenommen.
Worin besteht die aktuelle Herausforderung nach der Implementierung des Managementsystems?
Mit dem auf IMS PREMIUM basierenden neuen Managementsystem haben wir die gesetzten Ziele erreicht. Die BarduschGruppe hat ein modernes, pragmatisches und schlankes Managementsystem erstellt. Aber natürlich wäre es falsch, sich auf den Lorbeeren auszuruhen, vielmehr gilt es nun den Transfer in den Alltag sicherzustellen. Die definierten Prozesse müssen nun gelebt und angewendet werden. Mit dem KVP-Modul verwalten wir nun zentral unseren Verbesserungsprozess, hier gilt es diszipliniert am Ball zu bleiben und zu dokumentieren. Für die erfolgreiche Umsetzung bis an die Basis befinden wir uns momentan noch in einer Schulungsphase. Erste Erfahrungen zeigen jedoch, dass das neue System rege genutzt wird.
