Was Finanzinstitute und Unter-nehmen jetzt wissen sollten

Im Überweisungs- und Lastschriftverfahren der Schweiz bestanden bis 2018 über zehn Standards und Formate parallel. Zudem gab es sie-ben verschiedene Varianten von Einzahlungsscheinen. Diese Vielfalt wollte die Schweiz reduzieren. Mit der Einführung der europäischen Standards auf Basis der ISO 20022 im Jahr 2017 hat sie den nationalen Zahlungsverkehr neu geregelt: Das Ziel ist, die Zahlungsverkehrsver-fahren und die Systeme der Banken sowie der PostFinance AG zu ver-einfachen und zudem den europäischen Standards anzugleichen. Der Zahlungsverkehr soll effektiver, schneller und weniger fehleranfällig sein und zudem Geldwäsche erschweren. Dazu wurden deshalb auch die bisherigen proprietären Kontonummern auf IBAN umgestellt. Be-troffen waren auch Überweisungen, Lastschrift, Einzahlungsscheine und Avisierungen.

Prozesse für Zahlungsabwicklung umstellen
Die neue Rechnung mit QR-Code vereinfacht den Zahlungsverkehr zwischen Rechnungsstellern und Zahlungspflichtigen bzw. ihren Banken und den elektronischen Datenaustausch im Interbankenbe-reich. Die neuen Rechnungen sollen Bearbeitungszeiten und -kosten senken und die Abwicklung durch Zahlungsverkehrsdienstleister so-wie deren Informationsaustausch untereinander beschleunigen. Das kann aber nur gelingen, wenn alle Beteiligten auch ihre IT-Hard- und -Software auf die technischen Anforderungen umstellen. Das be­ deutet, dass sie ihre Prozesse der Zahlungsabwicklung mit QR-Code-fähigen Lese- und Schreibtechnologien aufrüsten müssen. Die grösste

Herausforderung ist, die Prozesse so zu automatisieren, dass keine manuelle Bearbeitung nötig ist. Hier zeigen sich im Detail zahlreiche Fallstricke: Denn neben dem QR-Code sind auch Handschriften zu er-kennen, widersprüchliche Informationen im QR-Code und den Text-feldern im Sichtteil zu klären sowie die Schnittstellen zu Trans­ aktionspartnern den neuen Möglichkeiten anzupassen.

Mehrere Millionen QR-Rechnungen pro Jahr automatisiert verarbeiten
Mehrere Szenarien gilt es durchzudenken. Im einfachsten Fall einer Rechnung mit dem standardisierten Swiss-QR-Code besteht eine Pro-zesskette, bei der ein Zahlungspflichtiger online vorgeht: Auf der Rech-nung befinden sich alle Daten der Transaktion. Einerseits im mitgelie-ferten QR-Code, aber auch in den Textfeldern im Sichtteil. Der Zah-lungspflichtige scannt den QR-Code mit seiner Banking-App auf dem Smartphone ein und löst damit die Überweisung aus. Eine manuelle Ergänzung oder Änderungen bei IBAN, Verwendungszweck oder Rechnungsnummer und -betrag entfällt. Durch die Verwendung der Banking-App sind seine persönlichen Bankverbindungsdaten wie Na-me und Kontonummer bereits bekannt. Da alle Daten bei seiner Bank digital ankommen, kann diese den Vorgang automatisiert abwickeln. Die Bank des Zahlungsempfängers erhält das Zahlungsavis digital und der Zahlungsempfänger die entsprechende Gutschrift. Der Be-trag wird dem Zahlungspflichtigen vom Konto abgebucht.

Häufig wird der Zahlungsvorgang aber anders aussehen. Bis zu 20 Prozent der Zahlungsvorgänge finden immer noch papiergebun-den statt und können durch handschriftliche Angaben ergänzt sein. Und genau hier sind die Finanzinstitute weiterhin gefordert, um eine hohe automatische Verarbeitung zu erreichen. Vor allem Finanzinsti-tute mit mehreren Millionen Zahlungstransaktionen pro Jahr brau-chen dafür leistungsstarke Technologien für die QR-Code-Verarbei-tung (Lesen und Schreiben), Texterkennung (inkl. Handschrift) und Bildbearbeitung sowie neue Verarbeitungsalgorithmen.

Hinzu kommen neue interne Überwachungs-, Überprüfungs-und Korrekturprozesse. Sind diese Prozesse nicht sauber automati-siert, wandelt sich der Swiss-QR-Code zum Alptraum der Verarbeiter einer Transaktion.

Auslesen, Validierung und Verifizierung braucht intelligente Algorithmen
Bei auf Papier basierenden QR-Rechnungen müssen die Finanzinsti-tute die darin enthaltenen Daten aus dem QR-Code extrahieren und sie in ihre Systeme für die weitere Zahlungsabwicklung integrieren. Für einen reibungslosen, automatisierten Ablauf kommt es auf die Qualität der Scanner an. Sie müssen eine hinreichende Bildqualität liefern, um die Daten in die eigenen Datensysteme zu übernehmen. Selbst bei Knicken im Papier, Verschmutzungen oder Vergilbung müs-sen die Algorithmen innerhalb von Sekundenbruchteilen die Infor-mation auf dem QR-Code vollständig und fehlerfrei erkennen.

Sind die Daten fehlerfrei im System, muss eine automatische Va-lidierung und Verifizierung von IBAN, Zahlungsempfänger und Zah-lungspflichtigen stattfinden. Unterschiedliche Schreibweisen oder Zahlendreher sind automatisch zu korrigieren, der Abgleich mit gro-ssen ­Datenbeständen darf dabei aber zu keinen Verzögerungen füh-ren. Die Zuordnung von Abweichungen ist zu überwachen; im Zwei-fel muss das System einen Warnhinweis geben, damit Mitarbeiter des Finanzinstituts die Daten manuell überprüfen können.

Handschriftenerkennung als grösste Fehlerquelle
Ist das Auslesen und Auswerten eines QR-Codes heute nur sel-ten ein Problem, stellen handschriftliche Angaben im Sichtteil der Rechnung die grössten Fehlerquellen dar. Hier kommt es auf die Ge-nauigkeit und Geschwindigkeit der Texterkennung an. Während die Optical Character Recognition (OCR) die nach der Swiss-Code-Norm gedruckten Druckbuchstaben eindeutig und fehlerfrei erkennt, benö-tigen handschriftliche Namen der Zahlungspflichtigen und Beträge für die Erkennung eine leistungsstärkere Software. Mittels der Intelli-gent Character Recognition (ICR) werden weitere Kontextinformatio-nen in die Analyse mit einbezogen und die Ergebnisse dank intelli-genter Algorithmen korrigiert. Für Fliesshandschriften kommt zu-sätzlich die Intelligent Word Recognition (IWR) zum Einsatz.

Handschriftenerkennung als grösste Fehlerquelle
Ist das Auslesen und Auswerten eines QR-Codes heute nur sel-ten ein Problem, stellen handschriftliche Angaben im Sichtteil der Rechnung die grössten Fehlerquellen dar. Hier kommt es auf die Ge-nauigkeit und Geschwindigkeit der Texterkennung an. Während die Optical Character Recognition (OCR) die nach der Swiss-Code-Norm gedruckten Druckbuchstaben eindeutig und fehlerfrei erkennt, benö-tigen handschriftliche Namen der Zahlungspflichtigen und Beträge für die Erkennung eine leistungsstärkere Software. Mittels der Intelli-gent Character Recognition (ICR) werden weitere Kontextinformatio-nen in die Analyse mit einbezogen und die Ergebnisse dank intelli-genter Algorithmen korrigiert. Für Fliesshandschriften kommt zu-sätzlich die Intelligent Word Recognition (IWR) zum Einsatz.

Retourenmanagement mit erneuter QR-Code-Erstellung
Beinhaltet der Zahlungsauftrag eine Inkonsistenz wie die falsche An-gabe der Anzahl der Zahlungen oder die Summe der Einzelzahlungen stimmt nicht mit dem Summenbeleg überein, wird der gesamte Zah-lungsauftrag an den Kunden retourniert. In so einem Fall werden aber nicht die originalen Belege aus den täglich Tausenden herausgesucht, sondern die eingescannten Belege des fehlerhaften Auftrages werden ausgedruckt und gesandt. Nach dem maschinellen Einlesen der Rech-nungen weist der QR-Code nicht die Qualität auf, dass der Code nach einem Druck noch lesbar wäre. Das bedeutet, dass der QR-Code vor dem Ausdruck rekonstruiert werden muss. Dazu muss mit einem QR-Code-Generator ein identischer Code erzeugt werden, der den ­alten QR-Code exakt an der richtigen Stelle überschreibt. Hier kom-men Bildbearbeitungstools zum Einsatz, die Abweichungen auf ein Minimum reduzieren. Nur wenn dieses Retourenmanagement akri-bisch durchgeführt wird, können Rechnungssteller oder Zahlungs-pflichtige ihren Fehler beheben und den ergänzten oder korrigierten Zahlungsauftrag mit QR-Rechnung(en) erneut einreichen.

Rechnungssteller müssen ERP-Systeme und Buchhaltung vorbereiten
Natürlich sind durch die Einführung der QR-Rechnung nicht nur Finanzinstitute,­ sondern vor allem die Rechnungssteller gefordert. Effizienzgewinne bei der Verarbeitung lassen sich nur realisieren, wenn die Rechnungen auch nach den Vorgaben für die Schweizer QR-Rechnung erstellt werden. Idealerweise wird auch die ergänzen-de SWICO-Verordnung eingehalten. Diese definiert die Inhalte, um eine automatische Rechnungsverarbeitung optimal zu unterstützen. Schmerzhaft dürfte die Umstellung für kleinere KMU werden, die heute mit minimaler Infrastruktur und ERP-Umgebung arbeiten und intensiv die Möglichkeit des Mitteilungsfeldes nutzen. Dieses Feld ­erlaubt heute beliebige, auch handschriftliche Kundenmitteilungen. Diese Möglichkeit des Kunden-Feedbacks fällt ersatzlos weg. Das neue Mitteilungsfeld muss durch das ERP befüllt und der Inhalt im QR-Code enthalten sein.

Fazit: Nur die Automatisierung bringt die notwendige Effizienz
Am weitesten fortgeschritten in der Anpassung auf die QR-Rechnung sind mit Gewissheit die Grossbanken und PostFinance, die ihre Syste-me mit interner und externer Expertise bereits auf die QR-Rechnung vorbereitet haben. Spätestens ab dem 30. Juni 2020 müssen aber alle Finanzinstitute QR-Rechnungen verarbeiten können. Wer bis dahin keine automatisierten Prozesse eingeführt hat, wird mittelfristig mit einem massiven Mehraufwand rechnen müssen.

Unternehmen, die ihren Rechnungsverarbeitungsprozess nicht an die neuen Möglichkeiten anpassen, können auch nicht vom Auto-matisierungspotenzial profitieren, das künftig möglich ist. Vor allem für die Unternehmen, die heute schon eine Anwendung für die auto-matische Extraktion von Rechnungsdaten betreiben, bieten die neuen­ Möglichkeiten mittelfristig einen grossen Effizienzgewinn und die Chance für Kosteneinsparungen.