Ungefilterte Nach-richtenflut gestoppt

In Deutschland ging Bonava aus der 1964 ge­ gründeten Industriebau Fürstenwalde hervor und ist seit mehr als 50 Jahren im deutschen Immobilienmarkt aktiv. Als klassischer Bau­ träger und Projektentwickler treibt das Un­ ternehmen jährlich mehr als 150 Wohnbau­ projekte voran. 2017 verkaufte das Unterneh­ men mehr als 2400 Häuser und Wohnungen an Eigennutzer und Investoren. Dafür enga­ gieren sich knapp 1000 Beschäftigte am deut­ schen Hauptsitz in Fürstenwalde/Spree und den zehn regionalen Büros in Wachstums­ regionen in ganz Deutschland.

Fokus auf Qualität – auch bei internen Abläufen
Mit der Eigenständigkeit der Wohnbausparte im Jahr 2016 erhielt das Unternehmen die Chance, sich neu auszurichten. Als noch kun­ denfreundlichere Marke mit dem grossen Fokus auf Qualität positionierte sich Bonava neu. «Un­ sere Projekte haben sich seitdem verändert. Seit der Neuausrichtung achten wir noch stärker auf Umfelder, die die Wohnqualität weiter stei­ gern. Statt eine Wohneinheit mehr zu bauen, planen wir mehr Raum für Spielplätze oder Gärten ein. Das macht den Wohnbau von Bona­ va noch attraktiver und grenzt uns von Mit­ be werbern ab», erläutert Arne Senftleben, Lei­ ter Managementsystem und Umwelt. Parallel zur Neuaufstellung wurde auch das Manage­ mentsystem modernisiert. «Wir besassen zwar bereits ein System in digitaler Form, dieses wurde aber über eine Website organisiert, die mit Links auf einen Server weiterleitete. Die Prozessbeschreibungen und Auditberichte existierten als Word-Dokumente oder lange Excel-Listen. Um sich in dem System zurecht­ zufinden, musste man sich sehr gut auskennen. Besonders ungünstig war, dass jeder Mitarbei­ ter über alle Änderungen informiert wurde, auch wenn ihn diese gar nicht betrafen», be­ schreibt Arne Senftleben.

Alle Normen unter einheitlicher Oberfläche
2016 entschied sich Bonava in der deutschen Zentrale in Fürstenwalde für die Einführung von ConSense IMS. Das integrierte Manage­ mentsystem, entwickelt von der Aachener ConSense GmbH, führt nun alle für Bonava relevanten Normen und Regelwerke – die Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 sowie die Normen für Umweltschutz ISO 14001 und Arbeitsschutzmanagementsystem BS OHSAS 18001 – unter einer einheitlichen Oberfläche zusammen. Unter anderen sind auch Perso­ nal- und kaufmännische Prozesse in das neue System integriert.

Ein Hands-on-Workshop von ConSense, auf dem Arne Senftleben das System testete, gab den Ausschlag für die Entscheidung. Ein wichtiger Aspekt, der den Managementsys­ temverantwortlichen überzeugte: Die Soft­ ware ermöglicht eine differenzierte Nutzung mit gezielter Informationsverteilung. Die Lö­ sung ConSense IMS stellt für jeden Mitarbei­ter individuell die für ihn relevanten Informa­ tionen zusammen. Jeder Nutzer erhält Zu­ gang zu seinen Prozessen und Dokumenten in der jeweils aktuellen und gültigen Version, wird automatisch über Änderungen infor­ miert und bestätigt die Kenntnisnahme über das System. Auf der Startseite zeigt das Sys­ tem den Mitarbeitern anstehende Aufgaben oder Termine an, sodass jeder die Fälligkeiten im Blick hat. «Das hat die Nachrichtenflut bei uns gestoppt. Die über ConSense IMS verteil­ ten Informationen erhalten wieder mehr Auf­ merksamkeit, weil jeder weiss, dass er bei Benachrichtigung direkt involviert ist», freut sich Arne Senftleben.

Altes System sofort abgeschaltet
Zum Jahresbeginn 2016 überführte Bonava das bisherige Managementsystem ins neue ConSense IMS. Insgesamt betraf dies etwa 100 verschiedene Prozesse und 1500 Dokumente. Diese wurden in einem Schritt hochgeladen, danach einzeln überprüft und der entspre­ chenden Organisationseinheit zugeordnet. Mithilfe der modernen Abbildungssoftware, die in ConSense IMS integriert ist, liessen sich die Prozesse einfach und transparent in Form von Flussdiagrammen modellieren und so ge­ stalten, wie sie in der Realität ablaufen. Alle Schritte wurden dabei mit den jeweils zustän­ digen Mitarbeitern bzw. Organisationseinhei­ ten verknüpft. «Dabei werden die Abhängig­ keiten der verschiedenen Prozesse unter­ einander schnell klar. Die Schnittstellen lassen sich gut herausarbeiten und wir konnten leicht überprüfen, ob alles korrekt ist», be­ schreibt Arne Senftleben. «Wir haben dann das alte System sofort abgeschaltet, damit keine Irritationen entstehen. Jeder wusste nun: Das, was er sucht, ist nur noch in ConSense zu fin­ den.» Eine besonders wertvolle Funktion von ConSense IMS ist aus Sicht von Arne Senftleben zudem die praktische Suchfunktion, mit der jeder Mitarbeiter schnell zu den gewünschten Informationen gelangt.

Um die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut zu machen, hat der Leiter des Managementsystems eigens eine Online-Schulung ausgearbeitet. Denn mit ConSense IMS lassen sich ganz einfach individuelle Tu­ torials, z.B. aus Bildern und Texten, erstellen, die von den Mitarbeitern eigenständig zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden können. Neue Mitarbeiter erkunden während ihrer Einarbeitungszeit im Selbst­ studium die für sie relevanten Prozesse und Dokumente. Die dezidierte Regelung von Rollen und Zugriffsrechten des Systems macht dies möglich.

Audit- und Massnahmenmanagement
Dank des modularen Aufbaus von ConSense IMS wächst das System mit Bonava mit und lässt sich veränderten Bedürfnissen jederzeit anpassen. Bei Bonava kommt unter anderem das ConSense Auditmanagement zum Einsatz, das die systematische Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Audits unterstützt. Arne Senftleben erklärt: «Wir finden es wichtig, noch viel stärker positive Aspekte in die Berichte aufzunehmen. Wenn wir z.B. feststellen, dass ein verantwortlicher Bauleiter durch detaillierte Einarbeitung in ein Projekt sowie durch die intensive Schu­ lung seiner Mitarbeiter auf den Baustellen für reibungslose Abläufe mit guten Ergebnissen gesorgt hat, wird dies im Auditbericht hervor­ gehoben, der danach in ConSense abrufbar ist. Über das System sind diese Informationen dann jederzeit für involvierte Personen, vor allem Vorgesetzte, einsehbar. Das motiviert.»

Verknüpft ist das Modul Auditmanage­ ment mit dem Modul Massnahmenmanage­ ment. Dieses sorgt für die termingerechte Er­ ledigung anstehender Aufgaben aus verschie­ denen Quellen, unter anderem aus internen und externen Audits. Alle Massnahmen wer­ den zentral verwaltet und gesteuert. Das er­ folgt durch die individuelle Zuordnung von Zuständigkeiten und Verantwortungen. Das System informiert die Mitarbeiter per E-Mail über neu zugewiesene Massnahmen oder ein­ zelne Workflowphasen. Werden vorgegebene Termine überschritten, erinnert es automa­ tisch. Vorgesetzte können jederzeit den ak­ tuellen Stand verfolgen. Alle offenen, abge­ schlossenen und überfälligen Massnahmen werden dokumentiert und können auch spä­ ter noch rückverfolgt werden. Und besonders hilfreich: Regelmässig wiederkehrende Mass­ nahmen lassen sich automatisch anstossen. Arne Senftleben: «Wenn etwa bei einem Büro­ audit festgestellt wird, dass die Hausordnung fehlt oder ein Feuerlöscher ausgetauscht wer­ den muss, wird dies sofort als Massnahme in ConSense erfasst und weiterverfolgt.»

Rückhalt durch Führungsebene macht Einführung erfolgreich
Arne Senftleben ist davon überzeugt, dass die Einführung eine von der Geschäftsleitung ge­ tragene Entscheidung sein muss. Die Verant­ wortlichen sollten fest dahinterstehen und dann auch die entsprechenden Kapazitäten zur Verfügung stellen. «Wir hatten das grosse Glück, dass unsere Geschäftsführung das Projekt von Anfang an unterstützt hat und die Nutzung des Systems vorlebt», erklärt Arne Senftleben. Da­ rüber hinaus hält er es für unerlässlich, sich von Beginn an intensiv mit den Organisationsstruk­ turen zu beschäftigen und diese detailliert fest­ zulegen. «Jede Minute, die hier mehr investiert wird, zahlt sich am Ende dadurch aus, dass das System reibungslos funktioniert und dann auch von den Mitarbeitern angenommen wird.» Der Erfolg spricht für sich: Dass die Mit­ arbeiter ConSense IMS nutzen, weil sie wissen, dass sie dort alle Prozesse und Dokumente fin­ den, belegen etwa 1500 Nutzungssessions pro Woche bei etwa 700 Mitarbeitern, die Zugang
zum System haben.