Umstieg auf SAP S/4HANA: Es braucht den passenden Partner

Die SAP hat im Jahr 2015 mit dem Produktlaunch von SAP S/4HANA, dem Nachfolgerprodukt der Business Suite, eine Lösung angekündigt, mit der Kunden die digitale Transformation mit der Einfachheit der Cloud vorantreiben können. Hierbei steht das „S“ im Namen für „Simple“ und die „4“ für die vierte Produktgeneration. „HANA“ zeigt an, dass die Lösung komplett auf der In-Memory-Datenbank SAP HANA läuft. Schon 8 Monate nach dem offiziellen Produktstart waren laut SAP mehr als 30 Kunden mit SAP S/4HANA live und mehr als 417 aktive Projekte wurden kommuniziert (Quelle: https://it-onlinemagazin.de/wp-content/uploads/2016/01/S4HANA_SAP_HANA_S4_Grundlagen_2016.pdf, Seite 3). Viele Kunden, welche die Business Suite damals produktiv nutzten, haben das Announcement zu diesem Zeitpunkt nicht wirklich wahr- bzw. ernst genommen, hatten sie doch laut Roadmap noch bis Ende 2025 die Zusage der SAP für Wartung und Weiterentwicklung ihrer eingesetzten Lösung.

Obwohl die SAP in den darauffolgenden Jahren eine Reihe von Kampagnen startete, welche für eine rechtzeitige Migration auf SAP S/4HANA warben, haben sich die Verantwortlichen in vielen Anwenderunternehmen zunächst nicht für einen Wechsel entschieden bzw. haben diesen eher in weiter Zukunft gesehen. Über die Gründe dieser Entscheidungen kann nur spekuliert werden. Bei den Überlegungen spielte sicherlich der Kosten/Nutzen-Aspekt eine wesentliche Rolle.

Schleppende Migrationsbereitschaft

ERP-Einführungsprojekte kosten meist mehr als geplant, dauern länger und erzielen am Ende nicht die erwarteten Ergebnisse. Die Strategie, sich zunächst gegen eine Migration „der ersten Stunde“ zu entscheiden, ist aus sachlichen Gründen auch durchaus nachvollziehbar. Software-Produkte sind niemals fehlerfrei, dies gilt gerade für komplexe Anwendungen wie ERP-Lösungen. Unternehmen, die sich für den Einsatz einer Standard-Applikation mit wenigen produktiven Anwendern entscheiden, sollten daher einen höheren Aufwand für Support, sowohl extern als auch intern, einkalkulieren.

Ein weiterer relevanter Aspekt, sich gegen eine frühzeitige SAP S/4HANA-Migration zu entscheiden, war sicherlich die mangelnde Verfügbarkeit von Einführungsberatern mit entsprechender Praxiserfahrung. Die etablierten Systemhäuser und Implementierungspartner hatten zu diesem Zeitpunkt nur wenige eigene SAP S/4HANA-Projekte. Die Möglichkeit, ihre Berater in entsprechenden Projekten einzusetzen, war daher begrenzt. Darüber hinaus gestaltet sich die Schulung von Einführungsberatern in neuen Software-Versionen ohnehin meist schwierig, da sie aufgrund ihrer hohen Auslastung in der Regel nur bedingt verfügbar sind.

Wie ist die aktuelle Marktsituation heute, knapp 8 Jahre nach der Produktankündigung durch die SAP in Bezug auf S/4HANA? Dieses Thema beschäftigte u. a. die DSAG (Deutschsprachige SAP^® Anwendergruppe e.V.), weswegen sie hierzu für ihren jährlichen Investitionsreport ihre Mitgliedsunternehmen befragte. Für den Report 2022 wurde die Frage „Wie weit ist Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation im Hinblick auf die Einführung von S/4HANA?“ wie folgt beantwortet (siehe Abbildung 1). 12 % der Befragten hatten sich noch nicht entschieden und 6 % wollten nicht auf S/4HANA wechseln. Diejenigen, die nicht wechseln wollten, nannten u. a. „Unsicherheit über Funktionalität“ und „fehlenden Business Case“ als Begründung. 47 % der Befragten gaben an, dass sie die Migration planen, aber noch nicht damit begonnen haben. 23 % der Unternehmen waren dabei, die Lösung einzuführen und lediglich 12 % hatten S/4HANA bereits im Einsatz.

Im Investitionsreport 2019, also vier Jahre nach Produktankündigung waren lediglich 3 % der DSAG-Mitglieder bereits auf S/4HANA umgestiegen und 30 % wollten frühestens in drei Jahren umsteigen. Aufgrund dieser schleppenden Migrationsbereitschaft hat sich die DSAG bei der SAP für eine belastbare Release- und Wartungsplanung über 2025 hinaus für ihre Mitglieder eingesetzt. Als Reaktion darauf hat die SAP im Februar 2020 die Wartung und Weiterentwicklung der Business Suite um zwei Jahre verlängert. Die sogenannte „Mainstream-Wartung“ läuft nun bis Ende 2027 ohne zusätzliche Gebühren. Wer für die Umstellung auf S/4HANA noch mehr Zeit benötigt, kann das zusätzlich kostenpflichtige Wartungsangebot „Extended Maintenance“ für die Business Suite bis Ende 2030 in Anspruch nehmen. Dies ist verbunden mit einem Aufschlag von zwei Prozentpunkten auf die bestehende Wartungsbasis, also einer Steigerung von 22 auf 24 %. In einer Stellungnahme zur Wartungsverlängerung durch die SAP hat der DSAG-Vorstand Andreas Oczko im Februar 2020 empfohlen, die gewonnene Zeit umgehend zu nutzen: „Die Wartungszusagen für die Business Suite 7 bis Ende 2030 sind kein Freibrief, weiter zu warten. Im Gegenteil, sie muss der Startschuss sein, dass die Unternehmen ihre letzte Zurückhaltung ablegen und die digitale Transformation beginnen.“

Wege für eine erfolgreiche Transformation

Den SAP-Kunden, welche das Transformationsvorhaben noch nicht begonnen haben (ca. 60 %), stehen verschiedene technische und konzeptionelle Optionen für die Migration zur Verfügung. Hinsichtlich des Migrationsansatzes wird zwischen Brownfield, Greenfield und einem Mittelweg, der sog. selektiven Migration, unterschieden.

Der Brownfield-Ansatz verfolgt das Konzept einer schrittweisen Konvertierung und Umstellung des bestehenden Systems in Richtung S/4HANA. Die implementierte Lösung bleibt nahezu unverändert, erhält aber eine Art Upgrade. Individuelle Anpassungen bleiben weitgehend erhalten und vorhandene Daten werden im Wesentlichen weiter genutzt. Zur technischen Unterstützung der Migration stellt SAP u. a. Lösungen wie den Software Update Manager (SUM) oder die Database Migration Option (DMO) zur Verfügung. Vorteile des Brownfield-Ansatzes sind die mögliche Beibehaltung individueller Prozesse und die Integration in die vorhandene Systemlandschaft bei gleichzeitiger Modernisierung, Standardisierung und Konsolidierung des Gesamtsystems.

In Anlehnung an „etwas auf der grünen Wiese bauen“ ohne vorhandene bzw. gewachsene Randbedingungen zu berücksichtigen, entspricht der Greenfield-Ansatz einer grundlegenden Neuimplementierung der SAP S/4HANA-Lösung. Der Greenfield-Ansatz ähnelt dem Wechsel von einem anderen ERP-Produkt zu SAP S/4HANA. In beiden Fällen wird eine komplett neue Instanz von SAP S/4HANA aufgesetzt, indem aktuelle Geschäftsprozesse analysiert und neu konzeptioniert werden, um diese möglichst nah am Standard innerhalb der neuen Software abzubilden. Die vorhandenen Stammdaten der existierenden SAP- oder Nicht-SAP-Lösungen werden mittels entsprechender Anpassungen und Konvertierungen schrittweise in das neue System migriert. Bewegungs- bzw. historische Daten werden in der Regel nicht komplett migriert, da der Aufwand für die Transformation unter Umständen erheblich ist. Den Unternehmen bietet der Greenfield-Ansatz den Vorteil, dass die über die Jahre individualisierten ERP-Systeme durch eine neue Standardversion von SAP S/4HANA abgelöst werden und parallel zur SAP-Einführung eine Optimierung der Geschäftsprozesse stattfindet. Voraussetzung hierfür ist jedoch die Bereitschaft, im Rahmen der Implementierung umfassende prozess- und ggf. aufbauorganisatorische Veränderungen durchzuführen. Methodisch sollte die Umsetzung der erforder-lichen organisatorischen Maßnahmen durch ein entsprechendes Change Management unterlegt werden.

Ein Mittelweg aus Greenfield und Brownfield stellt die selektive Migration oder auch Landscape Transformation dar. Experten sprechen auch vom Color-Field-Ansatz oder einer hybriden Strategie. Die selektive Migration ist ein Ansatz, der auf Brownfield basiert. Gehen Unternehmen einen solchen Weg, wird zunächst das aktuelle Produktivsystem kopiert, anschließend werden alle vorhandenen, transaktionsbasierten Daten gelöscht. Das System wird dann auf SAP S/4HANA migriert. Ggf. werden erforderliche Anpassungen und Konfigurationen vorgenommen. Im Anschluss werden selektiv Daten aus dem aktuellen Produktivsystem mi-griert. Im Rahmen dieses Ansatzes ist es erforderlich, die Datenübernahme individuell zu steuern, indem z. B. nur ein definierter Ausschnitt von Daten übernommen oder umgeschlüsselt wird. Dies erhöht die Komplexität der ohnehin schon komplizierten Datenmigration. Eine Ausprägung dieses Ansatzes wurde von SNP Schneider-Neureither und IBM Services entwickelt und wird unter dem Namen Bluefield vermarket. SNP stellt mit der Plattform CrystalBridge ein entsprechendes Werkzeug für die Datenübernahme im Rahmen einer SAP S/4HANA-Migration zur Verfügung. Diverse SAP-Systemhäuser sind als Partner bei SNP qualifiziert und setzen im Rahmen ihrer Projekte die Plattform von SNP ein.

Welche Art der Migration, Brownfield, Greenfield oder Bluefield, für ein Unternehmen am sinnvollsten ist, hängt von verschiedenen Kriterien ab. Neben der strategischen Zielsetzung des Projektes, Zielsetzung des Migrationsprojektes (bspw. Prozessoptimierung, Prozessharmonisierung, „Zurück zum Standard“, Verbesserung der Daten-/Informationsqualität) spielen u. a. folgende Aspekte eine Rolle:

• Bereitschaft des Unternehmens für organisatorische Veränderung
• Automatisierungsgrad der Geschäftsprozesse
• Zur Verfügung stehendes Projektbudget
• Restriktion hinsichtlich der Projektlaufzeit
• Konfiguration des aktuellen Produktivsystems
• Anzahl und Umfang der individuellen Anpassungen
• Anforderungen hinsichtlich der Verfügbarkeit historischer Daten
• Betriebsmodell (Public Cloud, Private Cloud oder On-Premise)
• Anzahl und Umfang von Schnittstellen zu anderen Applikationen
• Know-how der Projektverantwortlichen im Unternehmen
• Methodische Kompetenz des Implementierungsdienstleisters

Betriebsmodelle: Verschiedene Optionen prüfen

Auch in Bezug auf Betriebsmodell, Lizenzierung und Bereitstellung haben die Unternehmen mehrere Optionen (siehe Abbildung 2). Generell besteht die Möglichkeit, die Lösung On-Premise (klassisches Kaufmodell) oder als SaaS (Subscription- bzw. Miet-Modell) zu lizenzieren. Letzteres bündelt SAP in RISE. „RISE with SAP“ ist ein Angebotspaket, das Unternehmen dabei unterstützen soll, auf SAP S/4HANA umzusteigen, um Geschäftsprozesse in der Cloud zu erschließen und zu optimieren. SAP kümmert sich als Vertragspartner hierbei um alle dafür notwendigen Schritte wie Analyse, Betrieb, Support und die Auswahl und Verhandlungen mit passenden Hyperscalern. Um Kunden bei der Auswahl des Betriebsmodells, dem benötigten Leistungsumfang und den damit einhergehenden Kosten zu beraten, bietet SAP entsprechende Analysen in Form von fragebogengestützten Workshops (bspw. den sog. „Readiness Check“ oder „Process Discovery“) an. In der Regel sind diese kostenlos und Voraussetzung für die Bereitstellung eines entsprechenden Angebots für die SAP S/4HANA-Nutzung.

Wie bereits erwähnt, gibt es viele Beispiele, die belegen, dass ERP-Projekte immer teurer werden als kalkuliert und länger dauern als geplant. Allerdings lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Sagt doch schon ein bekanntes Zitat, welches jeder Projektmanager kennen sollte: „Sag mir, wie Dein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet“. In vielen Fällen wird ein Hauptkosten-Treiber für eine unzureichende Projektumsetzung ganz zu Beginn außer Acht gelassen: Die Wahl der richtigen Sourcing-Strategie! Gerade bei SAP S4/HANA Migrationen wird häufig reflexartig nur das aktuelle SAP-Systemhaus in Betracht gezogen und eine systematische Auswahl des optimal passenden SAP-Dienstleisters in fahrlässiger Weise unterlassen. Dabei ist der Markt an potenziellen Implementierungspartnern groß und heterogen. Genügend Systemhäuser verfügen über viel Erfahrung, oft jahrzehntelange Zusammenarbeit mit SAP, verschiedene Partnerrollen und unterschiedliche Partnerstatus bzw. Zertifizierungslevels gemäß des SAP PartnerEdge Programms.

Im PartnerEdge Programm werden vier Stufen unterschieden. Mit dem Partner-Level SAP PartnerEdge Open Ecosystem will SAP die Einstiegsbarriere in die organisierte Partnerlandschaft reduzieren. Für das Programm werden keine Gebühren fällig und abgesehen von wenigen produktspezifischen Schulungen müssen auch keine Nachweise erbracht werden. Die beiden nächsten Stufen Silber- und Gold-Partner, kennzeichnen sogenannte „Committed Partner“. Hier werden sowohl Programmgebühren fällig als auch die Nachweispflichten deutlich angehoben. Die Partner müssen über umfassend geschultes Personal verfügen, einen Businessplan mit SAP abstimmen und sich gegebenenfalls ihre Lösungen zertifizieren lassen. Der Aufstieg vom Silber- zum Gold-Partner wird über ein Punktesystem geregelt. Die sogenannten Value-Points erhält der Partner für bestimmte Aktivitäten (z. B. Verkauf einer Lösung, zusätzliche Schulung des Personals, neue Referenzen, die Zertifizierung einer Lösung oder Dienstleistungen etc.). Zusätzlich können Partner dieser Stufen am „SAP Recognized Expertise Programm“ teilnehmen. Das Programm dient der Kennzeichnung einer besonderen Kompetenz des Partners für eine von 21 Branchen oder eine von 30 Lösungen. Für die Zertifizierung müssen die Partner ihre Kompetenzen durch entsprechende Referenzen, Projekte und spezifische Schulungen ihrer Mitarbeiter nachweisen. Darüber hinaus verlangt SAP von den Partnern einen speziellen Businessplan für die Branche bzw. Lösung, dessen Umsetzung von SAP überprüft wird. Die höchste Stufe, Platin-Partner, ist langfristigen strategischen Partnerschaften vorbehalten. Zu diesen Partnern gehören aktuell neben großen Technologiekonzernen wie IBM und Deutsche Telekom auch international aufgestellte Vertriebspartner wie NTT DATA und große Systemintegratoren wie ATOS oder Capgemini.

Eine erste Orientierung über den SAP-Partnermarkt bekommt man mittels des sog. „Partner Finder“ auf der SAP-Homepage (https://www.sap.com/germany/partners/find.html). Mit Hilfe von Filtermöglichkeiten kann man die im SAP Partner-Programm gelisteten Unternehmen selektieren. Eine Suche nach Partnern, welche „Project Services“ für die Lösungen „ERP und SAP S/4HANA“ anbieten, ergibt eine Trefferanzahl von mehr als 1.550 Unternehmen weltweit. Für den deutschen Markt sind es noch etwas mehr als 230 Systemintegratoren. Über einen zusätzlichen Filter kann die Liste der Partner auf eine sog. „Fokusbranche“ weiter eingegrenzt werden. Bspw. kann für die „industrielle Fertigung“ hierdurch die Liste der Anbieter auf ca. 160 reduziert werden, für die Branche „Handel” sind es etwas mehr als 130 und für „Life Sciences“ ca. 100.

Im Rahmen einer fundierten und wettbewerbsorientierten Sourcing-Strategie für eine SAP S/4HANA Migration sollte der Auftraggeber vor dem eigentlichen Projektstart den potenziell besten Dienstleister evaluieren, eine sichere vertragliche Vereinbarung erarbeiten und nicht zuletzt eine gute Ausgangsbasis für die anstehenden kommerziellen Verhandlungen aufbauen. Eine professionelle SAP-Systemhausauswahl und Projektvergabe sollte aus Sicht von Trovarit sukzessive das Bieterumfeld verkleinern und fundierte, gut vergleichbare Informationen von den potenziellen SAP-Partnern liefern. Hierbei sind u. a. Fragestellungen wichtig, wie:

• Über welche SAP S/4HANA-Zertifizierungen verfügt der Partner? Wie viele vergleichbare Migrationen hat der Dienstleister bereits im S/4HANA-Umfeld durchgeführt?
• Welchen Projektansatz (Greenfield, Brownfield oder Color-Field) empfiehlt der Migrationspartner?
• Wie wird die projektspezifische Implementierungsmethodik ausgeprägt und mit welchen Werkzeugen und Vorlagen (sog. Tool Chain) arbeitet der Dienstleister üblicherweise?
• Welches Betriebsmodell (Public Cloud, Private Cloud oder On-Premise) wird vom Dienstleister empfohlen?

Zusammenarbeit mit Partner: Wie sie praktisch aussehen kann

In Abbildung 3 ist die Standardvorgehensweise der Trovarit dargestellt. In dem ersten Modul „Start-up“ wird zunächst gemeinsam mit dem Auftraggeber das Projekt definiert. So wird beispielsweise die Zielsetzung, der Projektterminplan, die Projektdokumentation und das Projektcontrolling vereinbart. Im Rahmen des anschließenden Moduls „Projektanfrage“ wird ein sog. Projektsteckbrief mit allen relevanten Informationen für einen RFI (Request for Information) zusammengetragen und der Verteiler und die Inhalte der Anfrage festgelegt. Die Projektanfrage wird über den IT-Matchmaker online an die potenziellen Systemhäuser versendet. Mittels des sog. Projektchats haben die Anfrageteilnehmer die Möglichkeit weitere qualifizierende Fragen an den Auf-traggeber zu stellen. Über diesen digitalen, kontextbezogen Dialog können somit Unklarheiten in den versendeten Unterlagen effizient geklärt werden. Falls erforderlich können die entsprechenden Inhalte des Chat-Verlaufs per Knopfdruck allen angefragten Anbietern zur Verfügung gestellt werden. Basierend auf den Antworten der angefragten Systemhäuser werden die favorisierten Unternehmen (TOP 3) für die später folgende Ausschreibung ermittelt.

Parallel zur Projektanfrage wird im Rahmen einer „Fit-Gap“ Analyse der Projektumfang grob abgestimmt bzw. festgelegt. Für das Sourcing im SAP-Umfeld hat es sich bewährt hierbei auf die von SAP bereitgestellte Liste der „Scope-Items“ zurückzugreifen. Mit der Ausprägung, ob diese ca. 700 Elemente im Leistungsumfang der S/4HANA Migration erforderlich sind oder nicht, erhält man einen ersten guten Indikator für die Projektkomplexität. Darüber empfiehlt es sich bei der Bewertung der „Scope-Items“ auch parallel zu ausgewählten Prozessen/Aufgaben, sog. Fokusthemen aufzunehmen und diese stichpunktartig zu konkretisieren. Zur Vorbereitung der anschliessenden Vorauswahl ist es erforderlich, ein Ausschreibungs- und Vergabedokument zu erstellen. Hierin wird u. a. der gesamte Vergabeprozess dargestellt, die Erwartungen an den Dienstleister beschrieben, die Anforderungen an die Projektmethodik gestellt und die vom Auftraggeber gewünschte Vertragsform konkretisiert. Im Rahmen der Ausschreibung (auch RFQ – Request for Quotation) wird den favorisierten Implementierungspartnern auch der zuvor aufgenommene Projektumfang (bewertete Scope-Items) sowie die Aufgabenstellungen bzgl. der aufgenommenen Fokusthemen zur Verfügung gestellt.

Parallel zur Ausschreibung werden die Anbieter zu zwei bis dreitägigen Workshops eingeladen. Zur Vorbereitung des Workshops erhalten diese ein Drehbuch, in welchem die Agenda, die Erwartungen an den Ablauf und die Aufgaben-/Fragestellungen für diesen Termin enthalten ist. Ausgehend von den bisherigen Vorarbeiten werden Lösungsansätze zu den Fokusthemen erwartet, die Darstellung der Projektmethodik behandelt, eine Empfehlung für den Projektansatz (Bownfield, Greenfield und Bluefield) sowie das Betriebsmodell abgefragt. Um die Schlüsselpersonen des Projektes kennen zu lernen, werden Interviews mit dem designierten Projektleiter und Solution Architect geführt und ggf. ausgewählte Referenzkunden telefonisch befragt. Ergebnis der Ausschreibung und Endauswahl ist eine abschließende Gesamtbewertung. Durch die strukturierte Vorgehensweise können alle vorliegenden Informationen sehr gut miteinander verglichen und zu einem Gesamtwert je Anbieter und System verdichtet werden. Im Rahmen der Gesamtbewertung sollten hierbei alle relevanten Bewertungsaspekte berücksichtigt und den Kostenangaben der Anbieter gegenübergestellt werden.

Als letzter Schritt steht die Vertragsverhandlung/-gestaltung mit dem „TOP-Anbieter“ an. Wesentlich für die vertragliche Vereinbarung ist neben den rechtlichen und kommerziellen Aspekten die Festlegung der Verantwortlichkeiten für alle relevanten Projektaufgaben in einer sog. RACI-Matrix. Die Trovarit nutzt hierzu die im IT-Matchmaker hinterlegte eigene Vorlage mit ca. 400 Projektaktivitäten. Als Vertragsform hat sich für SAP S/4HANA Migrationen ein Modulvertrag bewährt. Über einen Rahmenvertrag werden alle phasenübergreifenden Themen festgelegt. Mit Abschluss einer Projektphase werden der Leistungsumfang und die zu liefernden Ergebnisse für die nächsten Projektphasen definiert und verbindlich in einem entsprechenden Einzelvertrag vereinbart.

Autor:
Peter Treutlein ist Vorstand des Beratungshauses Trovarit AG in Aachen. www.trovarit.com