Transparente Auftragsabwicklung mit dem «Just-Do-It»-Meeting
Lange Durchlaufzeiten und keine Übersicht über die im Moment gravierendsten Probleme. Verzögerungen bei den Lieferzeiten. Viele eilige Aufträge und immer wieder der gleiche Ärger und die gleichen Fehler. Jede Abteilung definiert selber, was für sie «Wert» ist und «optimiert» selbst, was sie für eben richtig hält. Und das dicke Ende dann zum Schluss: Kosten, die völlig aus dem Ruder laufen. So könnte der Entwurf eines kleinen Horrorszenarios bei der Auftragsabwicklung aussehen.
Zugegeben: So schlimm muss es nicht sein. Glücklicherweise haben die wenigsten Unternehmen mit einem derartigen Berg an Problemen zu kämpfen. Viele arbeiten bereits heute mit einem gut funktionierenden Shopfloor-Management (SFM), welches dank tagesaktueller Visualisierung wesentliche Kenngrössen abbildet. Damit hilft es, dass Abweichungen vom Sollzustand tagtäglich sofort erkannt und angegangen werden können.
Eine abgewandelte Form dieses bekannten Shopfloor-Managements verkörpert das Just-Do-ItMeeting, kurz JDI-Meeting genannt. Shopfloor-Management nach der Just-Do-It-Methode ist besonders für Unternehmen mit langen Auftrags-Durchlaufzeiten (z.B. Maschinen- und Anlagebauer) geeignet und unterstützt sie bei der Auftragsabwicklung, wenn es darum geht, Probleme rasch zu lösen. Firmen, die JDI-Meetings bereits mit Erfolg betreiben, sind zum Beispiel die Bühler AG oder auch die Ferrum AG.
Und wie geht das?
JDI-Meetings werden täglich abgehalten. An ihnen nehmen sämtliche Funktionsträger eines Prozesses teil, vom Vertrieb bis hin zur Buchhaltung. Jeder einzelne Prozessschritt von der Kundenbestellung bis zur erfolgten Schlusszahlung wird mit einem Auftragsblatt pro Maschine dokumentiert und auf einer «Prozessleine» aufgehängt. Die Solltermine werden beim Kick-off-Meeting festgelegt und sind «heilig». Die Auftragsblätter werden über definierte Fixpunkte gezogen und bei Problemen mit Aktionskarten versehen.
Anspruch ist, innerhalb von zehn Sekunden Handlungsbedarf für jedermann sichtbar zu machen. Meilensteine müssen präzise formuliert werden. Die entsprechenden Aktionen werden schnell zugeteilt. Spielraum für lange Erklärungen wird nicht gegeben. Die Frage «Wer macht was bis wann?» muss innerhalb von maximal zwei Minuten beantwortet sein.
Viele gute Gründe für JDI
Die Vorzüge der Just-Do-It-Meetings liegen auf der Hand. Zunächst einmal fördert diese Art des Shopfloor-Managements Teamgeist und gegenseitiges Verständnis. Darüber hinaus besteht eine maximale Transparenz, was den tatsächlichen Handlungsbedarf betrifft. Und es entsteht ein anderer Umgang in der Kommunikation, denn diese findet viel unmittelbarer zwischen allen Beteiligten statt. Das «PingpongSpielen» und Zuständigkeiten verschieben verschwindet. Der Ehrgeiz jedes einzelnen Teilnehmers nimmt zu. Probleme werden sofort angepackt – und auch gelöst.
Das positive Fazit
Der Druck zur Umsetzung vereinbarter Aktionen wird durch die tägliche Verpflichtung vor versammeltem Team erhöht. Die Termine, Kosten und Spezifikationen werden somit eingehalten. Dabei können JDI-Meetings übrigens nicht nur alleine für die Abwicklung von Prozessen genutzt werden. Sie sind ebenso hilfreich beim Prozess der Auftragsgewinnung, für den Aftersales-Prozess oder für den Entwicklungsprozess.
