Sparen als Wissenschaft

«Es ist mir unklar, wieso Unternehmen immer noch versuchen, in Eigenregie Sparpotenziale zu bergen, wenn es Experten dafür gibt», sagt Alexander Stamm, Werksleiter Rüti von Weidplas, früher Teil der Automative Division von Wicor, der Unternehmensgruppe in Rapperswil SG. Wie viele andere export-orientierte Unternehmen muss Weidplas unter anderem als Zulieferer für die Autoindustrie die Kosten stets im Auge behalten.

Der Einkauf ist dort in drei Gruppen unterteilt:

• Strategischer Einkauf
• Projektbezogener Einkauf
• Werkseinkauf

Die strategischen Kosten werden jährlich geprüft, die anderen Kosten alle zwei Jahre. Sie werden meist vom Werkseinkauf getätigt.

Umfassende Ist-Analyse

Auf Empfehlung eines Wicor- Werksleiters aus Deutschland engagierte Stamm die Berater von Expense Reduction Analysts (ERA). ERA ist ein europaweites Netzwerk von eigenständigen Beratern, die im lokalen Markt verwurzelt sind. Jeder Berater verfügt über vertieftes Wissen in spezifischen Bereichen, vor allem bei den Kosten, die in jedem Betrieb anfallen. Also zum Beispiel Reinigungskosten, IT-Ausgaben usw. Alexander Stamm: «Mit ERA konnten wir uns Kompetenz und Kapazität einkaufen.» Von zunächst vier Bereichen schieden schnell die zwei Bereiche Logistik und Energie aus, «weil die Rahmenbedingungen nicht so waren, dass wesentliche Erfolge realisierbar gewesen wären», sagt Stamm. Bei Reinigungen und Verpackungen ging der Prozess, «der immer transparent war», weiter: «Bei ERA arbeitete ein Experte, der sofort auf einem ganz anderen Fachlevel mit den Dienstleistern sprechen konnte», stellte der Werksleiter sofort fest.

Der Prozess forderte intern etwas Aufwand, zum Beispiel, um Daten für die Ist-Analyse zusammenzutragen. Zudem wurde intern ein Projektleiter bestimmt. Stamm: «Ich denke, dass es für den Projektablauf sehr wichtig ist, auch auf Kundenseite eine zuständige Person zu haben.» Das Resultat lässt sich sehen: «Bei Verpackungen haben wir 30 Prozent, bei der Reinigung 38 Prozent Einsparungen erreicht. Bei beiden Kategorien waren wir sehr angetan vom Fachwissen der Experten», sagt Stamm.

Das ERA-Netzwerk

«Oft können die Entscheider gar nicht sehen und beurteilen, ob spezifische Kosten gerechtfertigt sind oder nicht», sagt Andreas Bünter, einer der Schweizer Berater von ERA. Roman Rosenstein, seit über 35 Jahren in der Beratung tätig, ergänzt: «Sparen ist eine Wissenschaft, eine eigenständige Disziplin. Die Führungskräfte müssen sich mit vielen anderen Fragen auseinandersetzen. Sie können gar nicht das Fachwissen in jeder einzelnen Ausgabeposition haben.» Im Unterschied zu den grossen Bera

Das ERA-Modell basiert auf verteiltem Fachwissen, heute würde man «Schwarm-Wissen» sagen.

tungsfirmen setzen sich die Expense Reduction-Analysten nicht aus ein paar alten Hasen und vielen Jung-Akademikern frisch ab der Uni zusammen. Es sind alles gestandene Manager mit viel Berufserfahrung. Zu jeder Frage, zu jedem Ausgabeposten gibt es einen Spezialisten im Europa-Netzwerk. «Wir sagen nicht: Jeder von uns weiss alles », erklärt Roman Rosenstein. «Sondern wir alle wissen etwas, das irgendwo im Netzwerk zu einem spezifischen Zeitpunkt gebraucht werden kann.»

Reinigungskosten um einen Drittel gesenkt

Die ERA-Kundenliste in der Schweiz ist prominent besetzt. Die Luxemburgerli von Sprüngli: Nein, nicht von Rosenstein & Co. gebacken, doch die ERA-Experten sorgten dafür, dass die Produktionsstätten und Filialen von Sprüngli sauber und Lebensmittel-konform sind und die Arbeiten dafür trotzdem viel weniger kosten als früher: «Wir wollten den Gemeinkostenblock schon seit Längerem unter die Lupe nehmen und sind mit der Wahl von Expense Reduction Analysts sehr zufrieden», sagt Milan Prenosil, Präsident des Verwaltungsrates von Sprüngli.

Warum Prenosil zufrieden ist? Vor der Analyse gab Sprüngli rund eine Million Franken für die Reinigung der Produktionsstätte, der Filialen und des Firmensitzes aus. Bis zu acht Reinigungsunternehmen wurden beschäftigt. Mit den Spezialisten wurde eine neue und fachgerechte Ausschreibung erstellt mit einem detaillierten Leistungsverzeichnis – das nur dank der Expertise von ERA möglich war – und an fünf Anbieter verschickt. Nach der Auswertung der Ergebnisse, den Präsentationen der Anwärter und vertieften Ge

Insgesamt kamen so 8 Manntage zusammen – eigentlich wenig für so einen Prozess.

sprächen mit ihnen schlugen die Experten vor, die Arbeiten auf zwei Anbieter zu verteilen: einen für die Zentrale und Produktion, einen für die Filialen. Das Resultat des Prozesses: In der Zentrale wurden 45 Prozent gespart, bei den Filialen 35 Prozent und in der Produktionsstätte 30 Prozent. Das Total an weniger Kosten: 390 000 Franken.

Kosten von Kostenjägern

Was kosten denn die Kostenjäger selber? Oft ist es ja so, dass sogenannte Einsparungen gar nicht realisiert werden können. Den Unternehmen bleibt dann oft die – meist hohe – Rechnung der externen Experten; und der schon bestehende und nun trotzdem kaum reduzierte Kostenblock ist immer noch da.

«Wir wissen um diese Problematik», sagt ERA-Rosenstein. «Weil wir aber an unser Modell glauben, lassen wir uns auf Erfolgsbasis entschädigen.» Heisst: Abgesehen von kleineren Initialkosten werden die Berater durch die Beteiligung an den Einsparungen beteiligt, die wirklich entstanden sind. «Damit ist das Risiko für den Auftraggeber minim», so Rosenstein.

Dynamische Prozesse

Aber was ist, wenn nun ein Unternehmen in grosse Schwierigkeiten gerät durch den starken Franken und nicht Zeit hat, einen Riesenprozess auf die Beine zu stellen und auf Resultate in zwei Jahren zu warten? Roman Rosenstein: «Das ist ja der Clou bei uns: Wir können innert 90 Tagen handfeste Resultate liefern, die oft sofort umgesetzt werden können. Wie? Weil wir uns nicht in ein für uns neues Thema einarbeiten müssen, sondern sofort auf die Expertise in unserem Netzwerk zurückgreifen können.» Der Experte abschliessend: «Sparen ist eine Wissenschaft – zumindest Wissen, wie man es schafft.»