Sind Cloud-Lösungen das Business-Modell der Zukunft?
Mit der Einführung von Cloud-Lösungen oder auch dem Umstieg von komplexen On-Premise-Produkten, können Betriebe langwierige und ressourcenaufwendige Beschaffungsprozesse innerhalb kürzester Zeit optimieren.
Standardisierte Prozesse, maximale Effizienz und geringere Kosten – die Gründe für die Implementierung von Cloud-Lösungen in der Beschaffung sind vielfältig. In vielen Unternehmen wird allerdings nach wie vor mit überholten oder gar analogen Abläufen gearbeitet. Patrick Sommer, Head of Consulting bei CNT Management Consulting in Zürich, ist sich der gegenwärtigen Situation bewusst: «Viele Unternehmen sind weiterhin zögerlich, wenn es um Digitalisierungsthemen geht. Fehlende Entscheidungsbereitschaft und Zielstrebigkeit sorgen dafür, dass nach wie vor viel mit altbewährten Geschäftsmodellen gearbeitet wird.» Die Bereitschaft, etwas zu ändern, existiere durchaus. Sehr häufig bestehe der Wunsch, die firmeninternen individuellen Prozesse zu überarbeiten. Dem entgegnet der Experte mit Cloud-Lösungen: «Die Cloud hat den Vorteil, auf standardisierten Prozessen aufzubauen, die allesamt auf Basis von ‚Best Practice‘ entwickelt wurden.»
Speziell in Zeiten der Corona-Pandemie haben viele Firmen die Wichtigkeit von digitalen Lösungen erkannt und nutzen freie Ressourcen dazu, IT-Projekte umzusetzen. Da Einkaufsprozesse nicht nur in allen Branchen notwendig sind, sondern zu 90 Prozent überall gleich ablaufen, empfehlen sich Cloud-Lösungen für Unternehmen aus allen Bereichen.
Von altbewährt zu vollständig automatisiert
Firmen, die Geschäftsbereiche bereits digitalisiert haben, benötigen für einen Umstieg von älteren On-Premise auf Cloud-Lösungen zwar im Normalfall lediglich zwölf Wochen, vielen Kunden geht das allerdings gar zu schnell. Häufig wird die Implementierung dann auf knappe sechs Monate ausgedehnt, dafür funktioniert die Cloud dann vollumfänglich ab Tag eins. Das bedeutet beispielsweise, dass zeitaufwendige interne Betriebsabläufe zentral über ein digitales Interface gesteuert oder automatisiert werden. Ein Maschinenpark kann ab diesem Zeitpunkt mobil in einem einzigen Programm verwaltet werden, in dem man Auf- und Ausgaben stets im Blick hat. Und der Einkaufsprozess erfolgt vollständig papierfrei. «Durch die Anwendung der Cloud wird die gesamte Beschaffungskette digitalisiert und automatisiert, wodurch fehleranfällige und unauffindbare Papierverträge der Vergangenheit angehören», erklärt Sommer. Das bedeute, vom Sourcing über das Lieferanten- und Vertragsmanagement, Bestellungen, bis zur Rechnungs- und Zahlungsabwicklung laufe alles vollständig digital. Die Vorteile: die Einhaltung betrieblicher, vertraglicher und gesetzlicher Vorschriften kann einfacher sichergestellt werden und Mitarbeiter fällen Kaufentscheidungen auf Grundlage der Vorgaben des Unternehmens. Sämtliche Beschaffungsrichtlinien werden dabei automatisch eingehalten.
Frühzeitige Integration von Lieferanten
Trotz der zahlreichen Vorteile ist bei vielen Unternehmen die Unentschlossenheit bezüglich Cloud-Lösungen weiterhin gross. Die hohe Flexibilität und die uneingeschränkte Kontrolle über das System wird bei bewährten On-Premise-Lösungen geschätzt. Auch die Zusammenarbeit mit den Lieferanten spielt eine Rolle. «Bei Cloud-Lösungen müssen auch die Lieferanten mitspielen, sich im Programm anmelden und ihre Produkte dort angeben. Schwierig wird es dann, wenn der jeweilige Lieferant selbst noch nicht im digitalen Zeitalter angekommen ist», beschreibt Sommer. Deswegen empfehle es sich, die Lieferanten mithilfe von Kommunikationsmitteln wie Newslettern, Schulungen oder Handbüchern frühzeitig abzuholen und somit in den Prozess zu integrieren.
Die richtige Software ist nur der erste Schritt
Oftmals herrscht bei Unternehmen der Irrglaube, mit der Entscheidung für On-Premise- oder Cloud-Lösungen bereits den Digitalisierungsprozess bewältigt zu haben. Dies sei zwar ein wichtiger Bestandteil der Transformation, aber bei weitem noch nicht das Ende: «Um die digitale Implementierung erfolgreich zu gestalten, müssen alle unternehmensspezifischen Massnahmen sowie deren Umfang in die Kosten-Nutzen-Rechnung miteinfliessen», hebt Sommer hervor. Es sei schlichtweg schwierig, Roadmaps und KPIs für etwas zu erstellen, von dem man selbst nur über eingeschränktes Wissen verfügt. «Individuelle Massnahmen lassen sich viel einfacher festlegen, wenn die Optimierungspotenziale korrekt beziffert sind», betont der Experte. Wer seine Prozesse hinterfrage, habe bereits vieles richtig gemacht.
Quelle: CNT Management Consulting AG
