Schulungs- und Qualifikations-management eng vernetzt

Unternehmen investieren in die Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden: Als Gründe für das verstärkte Engagement geben Unternehmen an, dass sie einen grösseren Geschäftserfolg erwarten, im Wettbewerb um Fachkräfte weiter vorn liegen wollen und sich mit Weiterbildung die Arbeitszufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter verbessern lässt.

Auch im Qualitätsmanagement richtet sich der Blick verstärkt auf den Faktor Mensch. Standardisierte Prozessabläufe und systematische Dokumentenlenkung sind wichtig für ein funktionierendes Qualitäts-management, doch die entscheidende Ressource ist der Mitarbeiter: Ohne qualifiziertes Personal lässt sich Qualität nicht sicherstellen. Hier lohnt es sich für Unternehmen, die Kompetenz ihres Personals hinsicht-lich der Tätigkeiten, die zur Erfüllung der Produktanforderungen durch-geführt werden müssen, genau zu ermitteln, dort für Schulungen zu sorgen, wo Lücken vorhanden sind, und durch unterschiedliche Mass-nahmen sicherzustellen, dass die notwendige Kompetenz erreicht wird.

Ist- und Soll-Status der Qualifikationen softwaregestützt managen
Innovative Software, die das Qualitätsmanagement mit den wissens-bezogenen Unternehmensdaten eng verknüpft, leistet hierbei wert-volle Unterstützung. «Zwischen Qualitätsmanagement und Personal-management besteht eine spannende Schnittstelle: Eine enge Zusam-menarbeit dieser beiden Bereiche vereinfacht es Unternehmen, die Übersicht über Qualifikationen und notwendige oder erwünschte Weiterbildungsmassnahmen zu behalten, für alle Eventualitäten ge-rüstet zu sein und vor allem: Synergien zu nutzen», erläutert Dr. Iris Bruns aus der Geschäftsführung der Aachener ConSense GmbH. Das Unternehmen ist auf innovative Softwarelösungen für das Qualitäts-und Prozessmanagement spezialisiert. Mit der Software ConSense IMS|QMS|PMS sowie den ergänzenden Modulen Qualifikations­ management und Schulungsmanagement, die vielseitige eLearning-Möglichkeiten beinhalten, werden Unternehmen die Planung und Durchführung von Weiterbildungen sowie die systematische Erfas-sung, der Ausbau und die Nutzung von Qualifikationen und Kompe-tenzen erheblich vereinfacht.

Mit transparenter Übersicht zu erforderlichen Massnahmen
Eine Besonderheit des Konzepts der ConSense GmbH ist der hohe Ver-netzungsgrad zwischen Qualifikations- und Schulungsmanagement. Die Qualifikationen der Mitarbeiter, aufgeschlüsselt in Ist und Soll, sind vollständig in das Qualitätsmanagement eingebunden. Mit dem Con-Sense-Modul-Qualifikationsmanagement werden die im Unterneh-men vorhandenen relevanten Kenntnisse und Fähigkeiten erfasst, ka-tegorisiert und bewertet. Dabei lassen sie sich in unterschiedliche Aus-prägungen bzw. fünf Fähigkeitsstufen – von Einsteiger bis Experte – einordnen. Die Einzelfähigkeiten werden systematisch zentral verwal-tet und lassen sich nach verschiedenen Kriterien auswerten. Das Modul bietet für jeden Mitarbeiter eine Historie, die den Verlauf der erworbe-nen Kenntnisse und Fähigkeiten sowie die Angabe der Entwicklungs-möglichkeiten erfasst. Ein unbemerktes Verfallen von befristeten Qua-lifikationen lässt sich durch optionale E-Mail-Benachrichtigungen an die entsprechenden Mitarbeiter sowie deren Vorgesetzte verhindern. Die Auswertung des Soll- und Ist-Zustands kann bei fehlenden Qualifi-kationen durch eine Verknüpfung mit dem ConSense-Schulungsma-nagement direkt zum Anstoss einer Schulungsteilnahme führen.

«Viele Unternehmen erfassen diesen Bereich noch mühsam per Excel-Listen. Eine mit dem ConSense-Qualifikationsmanagement zen-tralisierte, systematische Verwaltung von Kenntnissen und Fähigkeiten erleichtert diese Arbeit deutlich. Sie sorgt dafür, dass die Verantwortli-chen die vorhandenen Informationen jederzeit abrufen können und damit immer eine komplette Übersicht über die vorhandenen Qualifi-kationen haben. So lässt sich mit dem Modul Qualifikationsmanage-ment Zeit sparen bei der Pflege, Auswertung und Dokumentation, die im Rahmen der Norm durch die Nachweispflicht festgelegt ist. Darüber hinaus vereinfacht es die Bedarfsermittlung bei Neueinstellungen oder Versetzungen und ermöglicht eine schnelle Auswertung, z. B. bei einer standortübergreifenden Expertensuche», erläutert Dr. Iris Bruns.

Gefordertes Wissen Organisationseinheiten zuteilen
In der Praxis funktioniert dies wie folgt: In enger Verknüpfung von Qua-litäts- und Personalmanagement werden beim Anlegen der Unterneh-mensdaten im System bereits allen Organisationseinheiten die erforder-lichen Kenntnisse und Fähigkeiten zugeordnet, z.B., ob in bestimmten Bereichen eine Profi- oder Meister-Qualifikation Voraussetzung ist. Muss eine bestimmte Qualifikation für eine Tätigkeit erst erworben wer-den, kann das System durch eine Kopplung mit dem Schulungsmanage-ment schnell ermitteln, ob die entsprechende Massnahme bereits im Unternehmen angeboten wird, wann sie stattfindet und unter welchen Voraussetzungen die Anmeldung erfolgen kann. «Auf diese Weise lassen sich leichter Ressourcen einsparen: Mehrere Standorte können ihre Schulungen zusammenfassen und bei Ausfällen von Mitarbeitern lässt sich schnell ermitteln, ob Beschäftigte mit passenden Qualifikationen einspringen können», erklärt die ConSense-Geschäftsführerin.

Da es hierbei immer um sensible persönliche Daten geht, wurde einem dezidierten Rollen- und Rechte-Konzept bei der Entwicklung der Software ein hoher Stellenwert eingeräumt: Die vertraulichen In-formationen aus dem Personalwesen sind mehrfach durch Zugriffs-rechte gesichert, um jederzeit den Datenschutz zu gewährleisten.

Mit eLearning zu zeit- und ortsunabhängigen Schulungen
Ist der Schulungsbedarf erst einmal ermittelt, steht ein Unternehmen vor den organisatorischen Herausforderungen. Mit dem Modul Schu-lungsmanagement lassen sich alle Weiterbildungsmassnahmen eines Betriebes systematisch erfassen, planen und durchführen. Durch die Verbindung mit den vorhandenen Datenbeständen aus dem Qualifika-tionsmanagement kann der Schulungsbedarf jedes einzelnen Mitarbei-ters festgestellt werden. Um den organisatorischen und personellen Aufwand für Schulungen zu reduzieren, setzen viele Unternehmen in jüngster Zeit auf eLearning-Massnahmen. Diese haben den Vorteil, dass sie an verschiedenen Orten und zeitversetzt durchgeführt werden kön-nen – also je nach Verfügbarkeit der Schulungsteilnehmer. Gerade Un-ternehmen mit vielen Standorten oder einer grossen Zahl an Aussen-dienstmitarbeitern schätzen diese Vorteile. «Das ConSense-Schulungs-management ermöglicht seit Neuestem die einfache Erstellung von eLearning-Einheiten, z. B. bestehend aus einem bebilderten Tutorial und einem Online-Test, der hinterher das vermittelte Wissen abfragt», erläutert Dr. Iris Bruns.

Die eLearning-Angebote lassen sich im System ganz individuell gestalten, beispielsweise mit bestimmten Grundvoraussetzungen wie Englisch-Kenntnissen, oder mit definierten Zielqualifikationen ver-knüpfen. Die webbasierten Lehrgänge können dann eigenständig von den Mitarbeitern zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt wer-den. Durch Online-Tests können Erfolgskontrollen durchgeführt wer-den. Bei Bestehen wird dann die Qualifikation automatisch vergeben und das Mitarbeiterprofil im System synchronisiert, sodass es immer auf dem aktuellen Stand ist. Nach Durchführung einer Massnahme können Unternehmen ausserdem sowohl die Teilnehmer als auch die Vorgesetzten Qualität und Wirksamkeit der Lerneinheiten bewerten, um wertvolle Informationen zur weiteren Verbesserung der angebo-tenen Schulungen zu erhalten. «Je besser es gelingt, einen Überblick über Fachwissen und Fähigkeiten aller Mitarbeiter zu erwerben, diese Kompetenzen vollständig zu mobilisieren und kontinuierlich auszu-bauen, desto erfolgreicher kann ein Unternehmen im Wettbewerb agieren und eine nachhaltige, auf die Zukunft ausgerichtete Personal- politik betreiben», so Dr. Iris Bruns abschliessend.