Rechtskonform prüfen: Damit ein Remote-Audit gelingt

Längst ist es selbstverständlich, dass für ein Audit zumindest grosse Teile der rechtskonformen Prüfaufgaben aus der Ferne durchgeführt werden. Selbstredend ist für bestimmte Kontrollen im Zuge der Zertifizierung auch die persönliche Anwesenheit der Auditor:innen erforderlich. Dennoch lässt sich mit der hybriden Audit-Form Zeit und Geld sparen – für alle Beteiligten. Das ist ein grosser Gewinn, den wohl niemand mehr missen möchte. Damit ein solches Audit zur rechtssicheren Zertifizierung führt, müssen allerdings die Rahmenparameter stimmen.

Welches Potenzial in zumindest zum Teil per Video stattfindenden Audits steckt, haben vor allem grosse Unternehmen und Konzerne schnell gemerkt − schliesslich werden sie regelmässig von mehreren Fachkräften überprüft. Bereits ein hybrides Audit kann die Effizienz deutlich steigern, wenn ein oder zwei Auditor:innen beim Mandanten vor Ort sind und weitere Mitarbeitende das Audit virtuell verfolgen und in der Zeit die Dokumente prüfen. Dabei sollten sich Unternehmen bewusst machen, dass ein klassisches Audit nicht eins zu eins via Video stattfinden sollte, und einige Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Durchführung beachten.

Professioneller Eindruck via Video

Grundlage für ein Remote-Audit sind zunächst ein Computer oder Notebook mit Internetzugang sowie die Nutzung einer Videoplattform (z.B. WebEx oder Microsoft Teams). Obwohl es bei einem Audit um harte Fakten geht, ergeben diese zusammen mit anderen Ein­drücken ein Gesamtbild eines Unter­nehmens. Dafür sind eine gute Kamera, passende Lichtverhältnisse sowie die Qualität des Tons wichtig. Beteiligte sollten sich im Vorfeld Gedanken über den Bildausschnitt, den Hintergrund und ein hochwertiges Headset machen. Schliesslich bestimmen diese Faktoren massgeblich, welchen Eindruck das Gegenüber per Video bekommt. Sowohl die technische Infrastruktur als auch die Kompetenz im Bedienen von verwendeten Tools sind Voraussetzung für virtuelle Arbeit und Remote-Audits: Alle Beteiligten müssen fit im Umgang mit der Technik sein, um nicht von der eigentlichen Aufgabe abgelenkt zu werden.

Zeit für Zwischenmenschliches

Bei einem persönlichen Termin lernen Auditor:innen zunächst den Empfangsbereich eines Unternehmens und erste Mitarbeitende kennen – ganz automatisch. Hier entsteht ein persönlicher Eindruck von Menschen, Gebäude, Infrastruktur und Unternehmenskultur. Dieses Ankommen fehlt beim Remote-Audit. Die zwischenmenschliche Beziehungsarbeit sollte jedoch nicht vergessen und stattdessen bewusst Zeit für eine kurze Einführung und ein Kennenlernen eingeplant werden, bevor es auf die fachliche und sachliche Ebene geht. Bewährt hat es sich, zu Beginn eine Moderatorin oder einen Moderator zu bestimmen. So lassen sich mehrere kleine Pausen planen und der Termin für alle Teilnehmenden strukturieren.

Die richtigen Fragen zu stellen ist eine zentrale Aufgabe von Auditor:innen. Oft ist im nonverbalen Bereich zu erkennen, wo sich ein Nachhaken lohnt. Hier spielen unbewusste Verhaltensweisen eine wichtige Rolle, die per Video − bedingt durch die Perspektive − oft nicht zu erkennen sind. Umso entscheidender ist eine gute Abstimmung zwischen allen Beteiligten im Vorfeld: Was wünscht man sich voneinander, damit das Audit ein Erfolg wird? Sollen auch Betriebsstätten besichtigt oder weitere Mitarbeitende in das Gespräch eingebunden werden? Mit der richtigen Vorbereitung lassen sich Anforderungen rechtzeitig klären und organisieren.

Digitale Dokumentation und Kollaboration

Für ein Remote-Audit müssen die zu zertifizierenden Dateien, Prozesse, Abläufe und Dokumentationen digital vorliegen. Unternehmen benötigen darüber hinaus ein kollaboratives Tool, um diese Daten zur Verfügung zu stellen und sie gleichzeitig zu bearbeiten. Für eine echte Zeitersparnis brauchen die Anwendungen Funktionalitäten, die die Prüfung effizient unterstützen. Voraussetzung für ein Remote-Audit ist der Einsatz einer prozessunterstützenden Managementsoftware. Einen wesentlichen Beitrag leisten hier Softwarelösungen, welche die zu zertifizierenden Unternehmen kontinuierlich für das Qualitätsmanagement nutzen. Bei einem Remote-Audit finden alle Beteiligten hier die prüfungsrelevanten Dokumente.

Für Unternehmen bietet es sich an, auf eine Anwendung zu setzen, die den Anforderungen eines integrierten Managementsystems genügt und gleichzeitig die Bereiche QM-Dokumentation sowie den Auf- und den Ausbau eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) unterstützt. Im Vorfeld können Organisationen den Auditor:innen für eine erste Orientierung einen temporären Zugriff erteilen. Das spart Zeit im späteren Gespräch und ermöglicht sowohl synchrones als auch asynchrones Arbeiten. Mit einer Auditierungsfunktion lässt sich das Handbuch anhand eines Kriterienkatalogs prüfen und Feststellungen dokumentieren. Bei einer Abweichung wird sofort eine Massnahme zur Beseitigung definiert und im System gespeichert − das gilt auch für Anmerkungen der Prüfer:innen. Moderne Lösungen, wie etwa orgavision, übernehmen zudem die dokumentierte Zuweisung von nachgelagerten Aufgaben an die richtigen Personen. Mit der passenden Software gelingt eine zertifizierungskonforme Vorbereitung, indem Unternehmen bereits bestehende Anforderungskataloge übernehmen und importieren. Bewährt hat sich auch die digitale Verknüpfung relevanter Dokumente. Und auch beim Thema Nachvollziehbarkeit punktet ein QMS: Für Auditor:innen ist gut sichtbar, wie sich die Organisation seit dem ­letzten Audit weiterentwickelt hat, da es neben der aktuellen Dokumentation auch zeigt, wer wann woran gearbeitet hat. Mithilfe von Kommentaren und dem Ereignismanagement lässt sich auch die von der DIN EN ISO 9001 und anderen Managementnormen gefragte Anforderung, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zu dokumentieren, leicht umsetzen.

Autor:
Johannes Woithon ist Geschäftsführer von orgavision GmbH mit Sitz in Berlin. www.orgavision.de