Qualitätsoptimierung mit Zug

Von der Medizinaltechnik ins Baugewerbe: Stefano Cipolletta kennt die Einhaltung kom­ plexer Qualitätsnormen seit vielen Jahren als gelebte Normalität. Ausserhalb der Welt ex­ trem regulierter Branchen sieht man aller­ dings noch häufig, was Qualitätsleiter Cipol­ letta bei seinem Eintritt am Hauptsitz der Va­ noli AG, Zofingen, im Januar 2015 antraf:

Bemühungen zur Qualitätskontrolle via ein einfaches Excel-Cockpit. Es spricht für ihn, dass er mit diesen alten Strukturen das Wie­ derholaudit für die Normen 9001 und 18001 nach kurzer Einarbeitungszeit bereits im Mai 2015 erfolgreich über die Runden brachte.

Aber nachhaltige Optimierung? Nein, nicht mit Excel. Cipolletta war angetreten, das Prozessmanagement des Zofinger Standorts der Vanoli AG zu modernisieren. Er hatte überdies den klaren Auftrag, das Umweltma­ nagement zertifizierbar bis Ende 2015 aufzu­ gleisen: «Innert sieben Monaten haben wir das gesamte Managementsystem mit IQSoft neu aufgebaut und im Dezember die Normen ISO 9001, ISO 14001 und OHSAS 18001 mit einer neuen Zertifizierungsgesellschaft zertifiziert.»

Zu Beginn ein recht übersichtliches Pflichtenheft
Cipolletta formulierte für die Vanoli AG zu­ nächst ein sehr allgemeines Ziel: «Ich verlangte schlicht saubere Dokumentenlenkung und -führung.» Er evaluierte zwei elektronische Qualitätsmanagementsysteme und entschied sich für das Produkt IQSoft der Zofinger IQS AG: «Der andere Anbieter kam mir für unsere Zwecke zu technisch daher.»

Warum IQSoft?
Cipolletta nennt neben der allgemeinen Per­ formance die Nähe zum Anbieter – die Stand­ orte der beiden KMU liegen nicht weit ausein­ ander. Doch dann folgen drei bei solchen Eva­ luationen immer wieder gehörte Argumente: «Die Relation von Preis und Leistung hat uns überzeugt. Was ausserdem gefiel, war die un­ komplizierte Art der IQS-Leute. Und nicht zu­ letzt gibt uns die Software viel Bewegungsfrei­ heit. Andere Systeme sind starrer. Sie engen ein und geben den Leuten wenig Möglichkeit, sich einzubringen.»

Markus Bindschädler, CEO bei Vanoli in Zofingen, unterstützte die Empfehlung seines Qualitätsfachmanns. Er legt Wert auf moderne Prozesslenkung und gab das «Go!» zu be­ schleunigter Qualitätsoptimierung. IQSoft wurde angeschafft.

2016: Konsolidierung
2016 kommt: Der neue digitale Qualitätsassis­ tent ist seit wenigen Monaten live. Als Quali­ tätsfachperson mit Erfahrung in der elektroni­ schen Prozesslenkung kennen Sie unter Um­ ständen recht genau, was nun folgt: Man ent­ deckt, dass viele Dokumente im System regel­ rechte Leichen sind. Es beginnen erste Schu­ lungen zum Gebrauch der neuen Software und Weiterbildungen werden aufgegleist («Die Selbststudien mit Wissensnachweis finde ich sehr gelungen»). Das KVP-Modul «Chancen zur Verbesserung» bringt sofort viel Feedback der Mitarbeitenden.

2017: Alles im Fluss. Alles immer aktuell
Ein Jahr vergeht. Neue Module werden imple­ mentiert: «Beim Betriebsmittelmanagement haben wir 2017 satte 1800 Betriebsmittel er­ fasst, alle mit lückenloser Historie. Das Ver­ tragswesen ist teilaktiv. Auch Offerten laufen über das Programm, samt allen Zuordnungen und Remindern für die Verantwortlichen. Au­ ditdaten sind erfasst.»

Stefano Cipolletta: «Man kann nichts ver­ gessen. Am Montag um sechs Uhr bekomme ich, wie alle anderen Mitarbeitenden, ein für meine Funktion massgeschneidertes Mail von IQSoft. Ich sehe sofort, was ansteht, und auch, was ich vielleicht noch nicht erledigt habe.»

Klein, schnell, stark
Stefano Cipolletta arbeitet gern mit Menschen, auf die er sich jederzeit verlassen kann. Er schätzt das überschaubare Team der IQS AG. Kleiner, so meint er, sei oft schneller. Und überhaupt weiss er zu schätzen, dass man «mit der IQS AG sehr schnell einen Termin findet. Auch bei Anfragen via Hotline kommt die Ant­ wort fast immer am selben Tag. Man weiss, mit wem man da gerade redet, und so ist diese Hotline sehr lebendig.»

Swiss made. Swiss Quality
Dass IQSoft bei vielen Schweizer Unterneh­ men mit Rang und Namen im Dienst steht, verwundert Cipolletta denn auch keineswegs: «Ich spüre die IQS AG als Firma mit hoher Identifikation. Alle Leute sind motiviert, nicht nur die Chefs. Diese Haltung des Unterneh­ mens schätze ich sehr. Sie spiegelt excellent, was ich unter ‹Swiss made› und ‹Swiss Quality› verstehe.»

Wohin geht die Reise?
Da IQSoft webbasiert und standortübergrei­ fend läuft, ist der Schritt vom Einsatz am Standort Zofingen zur Ausdehnung auf die gesamte­ Vanoli-Gruppe durchaus ein Ge­ sprächsthema.

Erstaunlich wäre ein Entschied für die­ ses Vorgehen nicht: Vereinheitlichung bringt Zeitgewinn und senkt Kosten. Wohl auch des­ halb wird die Intercompany-Fähigkeit der Zo­ finger Qualitätssoftware von immer mehr Schweizer Unternehmen auch international genutzt – zumal das Software-Paket mittler­ weile in sieben Sprachen verfügbar ist.

Neue Prozesseigner
Persönlich sieht Qualitätsleiter Cipolletta die Zeit gekommen, einige seiner Aufgaben mit neuen Prozesseignern zu teilen: «Ich habe das ganze Dokumentenmanagement vier Jahre lang zu 100% bei mir behalten. Es ist Zeit, ein wenig loszulassen und etwas Verantwortung an jene weiterzugeben, die sich ‹an der Front› optimal auskennen.»

Erfolgreiche ISO-Zertifizierungen
Den eingangs erwähnten Erstzertifizierungen mit neuer Zertifizierungsgesellschaft im Jahr 2015 folgten 2016 Wiederholungaudits («Die Auditoren waren begeistert, wie schnell wir Infos abrufen konnten») und auch die Re­ zertifizierungen verliefen erwartungsgemäss gut.

Highlight SBB-Audit
«IQSoft erlaubt es uns, die Leistungsfähigkeit des Vanoli-Prozessmanagements gegenüber externen Prüfern mit Bravour unter Beweis zu stellen. Ein Beispiel: Wir sind ein SBB-Dienst­ leistungslieferant und wurden als erster SBB-Bahnzulieferer bezüglich unserer internen Abläufe geprüft. Bei dieser Inhouse-System­ prüfung fragt die SBB: «Wie lenkt man bei Va­ noli Qualität?» Ich konnte den Auditoren von den Bundesbahnen mit wenigen Klicks zeigen,was sie über unser Managementsystem wissen wollten. Das Resultat hat uns sehr gefreut: Bei Vanoli in Zofingen wurden keine Schwach­ stellen festgestellt.»

Ihr Fazit, Stefano Cipolletta?
Stefano Cipolletta möchte die Verwendung der Software-Tools in seiner Firma weiter aus­ bauen. Was ihm als Qualitätsleiter zusammen­ fassend derzeit besonders an «seinem» IQSoft gefällt: «Der überschaubare Betreuungsauf­ wand. Das gesicherte Wissen bei Personal­ wechseln, die Rückverfolgbarkeit aller Doku­ mente und Massnahmen. Der enorm schnelle, individuelle Zugriff. Und natürlich die Ge­ währ, dass alle Inhalte immer auf dem neues­ ten Stand sind.»