«Qualitätsmanage-ment ist kein Marketing-Gag»

Seit 35 Jahren entstehen bei der abas Software mit Hauptsitz in Karlsruhe flexible Lösungen für mittelständische Unternehmen. In der weltweiten abas Unternehmensgruppe arbei­ ten mehr als 1.000 Mitarbeiter an 65 Stand­ orten in 29 Ländern für internationale Pro­ jekte. Mehr als 3.300 Unternehmen weltweit nutzen die modernen, branchenspezifischen ERP-Systeme, z. B. im Maschinen- und Anla­ genbau, in der Elektro- oder Metallindustrie, in der Medizintechnik oder im Handel.

Softwaregestütztes QM-System erforderlich
Das Softwarehaus verspricht seinen Kunden, mit abas ERP die gesamte Prozesskette trans­ parent abzubilden und zielorientiert zu steu­ ern. Dass dieser Anspruch auch für die inter­ nen Prozesse von abas gilt, liegt auf der Hand. Dafür holten sich die Verantwortlichen Un­ terstützung von aussen, als der Softwareent­ wickler vor vier Jahren am Hauptsitz in Karls­ ruhe eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 anstrebte. «Bis dahin hatten wir im Qua­ litätsmanagement mit PDF-Dokumentatio­ nen gearbeitet. Es war klar, dass hier zukünf­ tig ein softwaregestütztes System notwendig sein würde, um den administrativen Auf­ wand zu reduzieren», erläutert Benjamin Trautwein, Quality Manager QM/QA der abas Software AG.

In einem internen Workshop wurden die Anforderungen an ein softwaregestütztes Qualitätsmanagement gesammelt. Heraus kamen 19 Punkte, die gewichtet und mit dem Leistungsspektrum verschiedener Anbieter abgeglichen wurden. «Die Top 3 unserer An­ forderungen lauteten: Abbildung des Hand­ buchs im System, automatische Workflows zur Lenkung durch das Unternehmen aller QM-Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Listen, Vorlagen etc. und eine digitale Abbil­ dung der Freigabeprozesse», so Benjamin Trautwein.

Bei der abas Software AG entschied man sich für ConSense IMS|QMS|PMS der Aache­ ner ConSense GmbH. Das Unternehmen ist einer der technologisch führenden Anbieter von Software für das Qualitätsmanagement und für Integrierte Managementsysteme. Es entwickelt innovative, ganzheitliche und be­ sonders anwenderfreundliche Lösungen zur vollständigen elektronischen Unterstützung der ISO 9001 und zahlreicher weiterer Nor­ men. ConSense QMS für das Qualitätsma­ nagement sorgt dafür, dass die vorgegebenen Standards zur Dokumentation lückenlos und normkonform durchgeführt werden. Die Software bietet eine komplette elektronische Unterstützung durch automatisierte Routi­ neabläufe sowie die systematische Bereit­ stellung von Informationen und die elektro­ nische Überwachung von QM-Vorgaben.

Sorgfältig geplante Einführung zahlt sich aus
Zum 1. Juni 2014 startete das Projekt der beiden Software-Unternehmen. Der 30. März 2015 wurde als Go-Live-Termin angesteuert, denn das definierte Ziel lautete, dass für 2015 anstehende Audits mit der neuen Software durchgeführt werden sollten. Ein Projektplan mit festgelegten Etappen zeichnete den Weg vor: Zunächst wurden Infrastruktur und Hardware vorbereitet. Ab September 2014 erfolgten Installation, Anwenderschulungen und der Test des Systems. Ende November standen ein zweiter Schulungsblock sowie die abschliessende Installation und Konfiguration auf dem Programm.

Zwischen Dezember 2014 und März 2015 wurden schliesslich die Prozesse in das neue System überführt. «Diese waren schon beschrieben und zertifiziert und wurden daher so, wie sie waren, ins neue System übernommen», erklärt Benjamin Traut­-wein. Die Prozessdarstellung erfolgt in ConSense IMS|QMS|PMS in Form von Fluss­ diagrammen. Das half den Verantwortlichen bei abas dabei, Ungenauigkeiten oder Logik­ fehler in den bisherigen Prozessbeschreibun­ gen zu erkennen. «Wir hatten zum Beispiel Entscheidungsprozesse, die bei nur einem statt zwei Ausgangsmöglichkeiten endeten. Die transparente Prozessdarstellung von ConSense QMS half uns, Verbesserungsmög­ lichkeiten zu identifizieren. Diese wurden direkt ins Massnahmenmanagement­ über­ führt, damit sie weiterverfolgt werden konn­ ten», erläutert Trautwein. Das Modul

ConSense Massnahmenmanagement, das die QM-Software ergänzt, erfasst alle anstehen­ den Massnahmen und sorgt mit einer lücken­ losen Aufgabenverfolgung und Kontrolle für die Durchführung.

Während der Prozessübernahme in ConSense IMS|QMS|PMS stellte sich heraus, dass die vormals beschriebenen Prozesse aus den Geschäftsbereichen Marketing, Support und Verwaltung längst nicht mehr der Reali­ tät entsprachen. «Hier machte es Sinn, in Workshops mit den beteiligten Mitarbeitern saubere Prozesse, die den tatsächlichen Ab­ läufen entsprachen, zu entwickeln und diese in das neue System zu übernehmen. Die an dieser Stelle entstandene Zeitverzögerung wurde durch den im Zeitplan eingearbeite­ ten Puffer aufgefangen, sodass unser Go-Live-Termin zu keinem Zeitpunkt in Frage stand», erklärt der Experte.

Auf Augenhöhe zum Erfolg
Die Einführung von ConSense QMS wurde erfolgreich im Zeitplan abgeschlossen und die Beteiligten ziehen ein positives Fazit. «Wir hatten das Glück, dass wir intern mit ausrei­ chend Ressourcen unterstützt wurden und extern immer auf ConSense bauen konnten. Unsere direkten Ansprechpartner haben wir mit unseren Wünschen manchmal ganz schön gefordert», schmunzelt Benjamin Trautwein.

Inzwischen haben sich die Vorteile des softwaregestützten QM-Systems längst be­ währt: In ConSense QMS ist unter anderem ein dezidiertes Rollen- und Rechte-Konzept festgelegt, das Verantwortlichkeiten sowie Zu­ griffsrechte auf die Inhalte genau regelt und festgelegte Freigabe- oder Kenntnisnahme-Workflows in Gang setzt. Auf diese Weise or­ ganisiert das System automatisiert den schnel­ len, gezielten Informationsfluss im Unterneh­ men. Die personalisierte Startseite zeigt jedem Mitarbeiter von abas auf den ersten Blick alle anstehenden Aufgaben, Neuerungen und In­ formationen an, die für seine Tätigkeit oder die von ihm zu verantwortenden Prozesse rele­ vant sind. Das detaillierte Rollenkonzept macht Schnittstellen und Abhängigkeiten zwischen den Geschäftsbereichen transparen­ ter und gibt Auskunft darüber, wer in wel­ chem Fall der richtige Ansprechpartner ist. «Das schafft Synergieeffekte zwischen den Ab-­teilungen und vereinfacht z. B. den Start neuer Mitarbeiter oder den Wechsel in eine andere Abteilung im Unternehmen: In ConSense QMS kann sich jeder genau informieren, wie bei uns die Prozessabläufe­ gestaltet sind», erklärt der Quality Manager.

Akzeptanz wichtigste Voraussetzung fürs Gelingen
«Der Erfolg eines solchen Einführungspro­ jekts steht und fällt mit der Akzeptanz derje­ nigen, die das System später anwenden sollen. Die Verantwortlichen bei abas, die dies selbst in ihrer täglichen Arbeit erfahren, wussten daher genau, worauf es bei der Planung und Durchführung der einzelnen Projektphasen ankam», meint Dr. Stephan Killich, Mitglied der Geschäftsführung der ConSense GmbH.

Für Benjamin Trautwein hat es sich be­ währt, die Mitarbeiter von Anfang an in die Optimierung der Prozesse einzubeziehen und Bereichsleiter in die fachliche Verantwortung zu nehmen. «Die Mitarbeiter, die neugierig und offen für Neuerungen sind, kommen von selbst, wollen aktiv mitgestalten, werden dann zu Botschaftern und werben im Unter­nehmen für das System. Auf diese Weise dau­ ert die Durchdringung ein wenig länger, ist aber umso wirkungsvoller.» Für den Exper­ ten, der über weitreichende Erfahrung im Projektmanagement verfügt, ist Akzeptanz aber auch davon abhängig, dass die Führungs­ ebene eines Unternehmens hinter einem sol­ chen Projekt steht. Bei der abas Software AG wurde die Prozesslandschaft durch den Vor­ stand freigegeben. «So etwas hat Signalwir­ kung und unterstreicht, dass das System im Unternehmen ernst genommen wird. Das ist wichtig, denn Qualitätsmanagement ist kein Marketing-Gag. Mein Tipp an alle, die ein ähnliches Projekt planen: Bei der Einführung eines softwaregestützten QM-Systems müs­ sen die Verantwortlichen ihren Mitarbeitern klarmachen, dass dieses nicht nur für die Norm oder das Zertifikat eingeführt wird. Qualitätsmanagement ist ein Mehrwert für das Unternehmen – das muss nachhaltig kommuniziert werden.»