Qualitäts- und Integriertes Managementsystem in passender Grössenordnung

«Bereits seit dem Jahr 2000 sind wir zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 – zu dem Zeitpunkt war das sehr aussergewöhnlich und innovativ für ein Unternehmen unserer Branche», erläutert Samuel Aubin, seit 2011 Leiter des Qualitätsmanagements bei mt-g. Seitdem erhöhte sich der Aufwand im QM-Bereich kontinuierlich durch steigende Mitarbeiterzahlen, die Bildung von neuen Fachteams nach medizinischen Gebieten und anspruchsvolle Prozesse aufgrund der Einführung von Redaktions- und Übersetzungssystemen. Ein Qualitätsmanagementsystem existierte zunächst nur in Papierform. «Die Administration und Dokumentation der Workflow- und Prozesslandschaft füllte zuletzt mehrere Meter Aktenregale. Es bestand die Gefahr, dass wir uns nur noch mit Administration beschäftigen», erklärt Aubin. Darum entschied man sich bei mt-g für eine komplette Neuausrichtung des Qualitätsmanagements. Definiertes Ziel war es, der reinen Dokumentenverwaltung den Rücken zu kehren und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu gewährleisten.

System für Anforderungen jeder Unternehmensgrösse flexibel skalierbar
Für die Anforderungen des Unternehmens wurde ein Lastenheft erstellt, mit dem auf der Fachmesse Control 2012 nach einer passenden Lösung für ein elektronisch gelenktes Managementsystem gesucht wurde. «Zunächst waren wir ziemlich ernüchtert, denn die Grossen der Branche gaben uns schnell zu verstehen, dass wir mit unserer Unternehmensgrösse und unseren Anforderungen durch ihr Raster fielen. Viele Systeme waren wahnsinnig komplex und damit sowohl unangemessen als auch unbezahlbar für ein Unternehmen von unserer Grösse», erinnert sich der QM-Leiter. Mit den Softwarelösungen für Prozess- und Qualitätsmanagement und den Dienstleistungen der Aachener ConSense GmbH fand mt-g schliesslich ein geeignetes System. Sowohl in der Grösse als auch den gebotenen Features entsprach die nach ausführlichen Beratungen ausgewählte Lösung ConSense IMS genau den Anforderungen des Übersetzungsdienstleisters: nicht überdimensioniert, aber dennoch durch die flexible Skalierbarkeit auch auf zukünftige Anforderungen ausgerichtet.

HandsOn Workshop gibt den Ausschlag
Auf einem der kostenfreien und unverbindlichen «HandsOn Workshops» der Aachener Softwareentwickler konnte sich Samuel Aubin zusammen mit Bernd Mayer, Leiter Vertrieb und Projektmanagement und Mitglied der Geschäftsführung bei mt-g, ausführlich über die Funktionen von ConSense IMS|QMS|PMS und die unterschiedlichen Module informieren und die Software auch sofort selbst anhand eines Beispielprojektes anwenden. «ConSense Software im praktischen Einsatz zu erleben bot uns die Gelegenheit zu einem wertvollen Austausch mit anderen Interessenten über deren Erfahrungen mit den verschiedenen am Markt erhältlichen QM-Systemen. Die Veranstaltung war eine wichtige Entscheidungshilfe für uns, erläutert Mayer.

Seit Sommer 2013 setzt mt-g das Integrierte Managementsystem ConSense IMS ein. Es fasst die verschiedenen Normen und Regelwerke, die das Unternehmen berücksichtigt, – neben der QMNorm ISO 9001 z. B. die Registrierung nach DIN EN 15038 und die Zertifizierung «Across v6 certified» und als TIM-RS Übersetzungsdienstleister – unter einer einheitlichen Oberfläche zusammen und bietet eine systematische elektronische Verknüpfung von Prozessen und Daten.

Prozessmodellierung bietet Chance der Aktualisierung
Die Modellierung und Implementierung der Prozesse in ConSense IMS nutzte Samuel Aubin, um auszusortieren: «Wir haben bei der Prozessabbildung nicht einfach alles von A nach B geschoben, sondern alle Abläufe mit kritischem Blick überprüft, bewertet, teilweise verschlankt und viele Verbesserungen vorgenommen. Über die Jahre entstehen z. B. viele Überschneidungen. Die Prozessmodellierung für ein neues System ist eine einmalige Gelegenheit, um alles auf den Prüfstand zu stellen.» Als ConSense IMS im Oktober 2013 produktiv geschaltet wurde, waren alle Kernprozesse im System enthalten.

Ein wichtiger Bestandteil des neuen Systems ist die elektronische Lenkung der QM-Elemente. Damit lassen sich intelligente und dynamische Prüf- und Freigabeprozesse für beliebige Zwecke erstellen, verwalten und auswerten. Die Formulare durchlaufen vordefinierte Workflows und sorgen damit für einen einfachen und schnellen Informationsfluss im Unternehmen. Die Arbeit des QM-Verantwortlichen Aubin wurde dadurch erheblich erleichtert. «Ein schönes Beispiel ist der Bereich der Kenntnisnahmen. Zuvor haben wir unsere Arbeitsanweisungen als PDFs verteilt und mussten immer genau überlegen, welchen Geltungsbereich diese betreffen, händisch eine Liste der betreffenden Mitarbeiter erstellen und aufpassen, dass wir niemanden vergessen. Die betreffenden Mitarbeiter haben dann in der QM-Abteilung persönlich ihre Kenntnisnahme unterschrieben.»

Die Zeiten, in denen Samuel Aubin fehlenden Unterschriften hinterherlaufen musste, sind mit ConSense IMS vorbei. Unterschiedliche Geltungsbereiche sind bereits in ConSense angelegt. Auf Knopfdruck wird der entsprechende Bereich ausgewählt, das System versendet automatisch die Informationen und der Verantwortliche kann sicher sein, dass die Empfängerliste vollständig ist. Auf seiner personalisierten Übersichtsseite sieht jeder einzelne Mitarbeiter die für ihn wichtigen Informationen und bestätigt elektronisch die Kenntnisnahme. Das System versendet zuverlässig Erinnerungen und mahnt ausstehende Prüfungen und Freigaben oder überfällige Massnahmen und Termine an. Alle Abläufe sind zudem lückenlos dokumentiert und damit jederzeit nachvollziehbar

Einfaches Handling sorgt für hohe Akzeptanz
Die mehrtägige ConSense-Einführungsschulung erhielten neben Aubin und Mayer auch zwei weitere Mitarbeiter, die als Multiplikatoren vorgesehen waren. «Das war sehr wichtig, denn die beiden haben stark zur Akzeptanz bei uns im Hause beigetragen», erinnert sich Aubin. Entscheidend für die positive Annahme des neuen Systems durch die Mitarbeiter war vor allem die hohe Benutzerfreundlichkeit. ConSense IMS stellt alle relevanten Prozesse und Dokumente für jeden Mitarbeiter automatisch zusammen und bietet so einen direkten Zugriff auf alle erforderlichen Informationen. Gerade langjährige Kollegen zeigten sich begeistert von der schnellen Auffindbarkeit der verschiedenen Dokumente und der Gewissheit, immer direkt auf die aktuelle gültige Version der entsprechenden Unterlage zuzugreifen

Auch die ersten Kundenaudits nach der Einführung von ConSense IMS verliefen höchst erfreulich. «Alle Auditoren erkannten sofort, dass die gesamte Dokumentation professionell gelenkt ist. Die Qualifizierung von Übersetzern und Lieferanten wird deutlich vereinfacht. Natürlich wirkt sich ein funktionierendes QM-System positiv auf die Qualität unserer Dienstleistungen aus», freut sich Aubin.

Grosses Plus: Besondere Kundenorientierung
Der erfolgreiche Aufbau, die unkomplizierte Einführung und die schnelle Integration des Systems in den Arbeitsalltag sind für den Verantwortlichen auch auf die umfassende Unterstützung des ConSense-Teams zurückzuführen. Dazu zählen für Aubin die gründlichen Vorgespräche mit seinem persönlichen Ansprechpartner aus dem Hause der Softwareentwickler sowie die umfassende Beratung vom ersten Moment an. «Wir sind mit ConSense auf einer Wellenlänge in Sachen Kundenorientierung – dadurch funktioniert die Zusammenarbeit optimal», unterstreicht Aubin. Der enge Kontakt mit ConSense hat bis heute Bestand. Direkte Ansprechpartner stehen schnell für alle Fragen von mt-g bereit. Mittlerweile wurde das System durch die Module Massnahmenmanagement, Qualifikationsmanagement sowie Schulungsmanagement erfolgreich erweitert.

«Unser Qualitätsmanagement durch ein vollelektronisches Integriertes Managementsystem abzudecken, war die richtige Entscheidung: Die Begeisterung, auf die unsere Neuausrichtung bei Kollegen und Kunden stösst, ist eine schöne Bestätigung unserer Arbeit», findet Samuel Aubin. Eine Erkenntnis aus diesem Projekt gibt der QM-Leiter anderen Unternehmen für ähnliche Projekte gern mit auf den Weg: «Es hat sich bewährt, dass wir uns die notwendige Zeit für die Einführung von ConSense IMS genommen haben. Lieber sorgfältig, schrittweise und richtig als alles auf einmal – das lohnt sich am Ende.»