Paketverfolgung mit System

Wie bei dem Transport und der Zustellung von Paketen spielen auch in der Organisation einer Unternehmung Zuverlässigkeit und Qualität eine entscheidende Rolle. Mit dem Einhalten der Qualitätsmanagementvorgaben gemäss ISO-Norm 9001 unterhält DPD Schweiz bereits seit der Gründung ein funktionierendes Qualitätsmanagement.

In der Schweiz ist DPD seit über 20 Jahren tätig und ist heute mit 10 Logistikdepots und 470 Zustellfahrzeugen der grösste private Paketdienstleister. Sie stellt mit einem Team von 900 Mitarbeitenden und Fahrern jährlich über 16 Millionen Pakete zu. Als Teil der DPDgroup hat sie europaweit Zugang zu über 16 000 lokalen Paketabholstellen und -annahmestellen und liefert weltweit in 230 Länder.

Steigende Anforderungen ans Qualitätsmanagement

Aufgrund des kontinuierlichen Wachstums der Unternehmung, der Ausdifferenzierung der Kundenwünsche und den daraus resultierenden Strukturveränderungen sind die Anforderungen an das eigene Qualitätsmanagement gestiegen. Was zu Beginn mit einfachen Mitteln umgesetzt werden konnte, benötigte immer mehr Ressourcen. Fehlende Standards und die Zunahme von Schnittstellen zwischen Abteilungen machten die Pflege der Prozessänderungen zusehends aufwendiger. Aus dem Kostendruck und der fehlenden Transparenz entstand der Wunsch, Prozesse grundsätzlich wertschöpfungsorientiert zu analysieren und deren kontinuierliche Optimierung in die Unternehmenskultur einfliessen zu lassen.

Um eine langfristige Verbesserung zu erzielen und den zukünftigen Anforderungen eines effizienten Qualitäts- und Prozessmanagements zu entsprechen, hat DPD Schweiz sich für den Aufbau eines ganzheitlichen Prozessmanagements entschieden. Folgende Ziele wurden für die Umsetzung des Projektes «Lean Office» definiert:

• Unternehmenskritische Prozesse nach einheitlichen Standards darstellen
• Prozesse effizient organisieren, Doppelspurigkeiten eliminieren
• Abteilungsübergreifende Kundenorientierung sicherstellen (Beherrschung von Prozessschnittstellen)
• Prozessmodellierungstool einführen, das die Weiterentwicklung der Organisation unterstützt
• Prozessmanagement institutionell verankern
• Gemeinsame Basis für Mitarbeiter- Schulungen schaffen
• Erlangung der AEO-Zertifizierung, Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements (ISO 9001)

Organisatorische Verankerung als Schlüssel zum Erfolg

Im April 2013 erfolgte der Startschuss zur Umsetzung. Als methodischer Ansatz wurde ein Vorgehensmodell gewählt, welches sicherstellen sollte, dass die Zielsetzung verstanden und von der gesamten Unternehmung getragen wird. Daher sollte die Organisation des Projektes der Grösse und Komplexität von DPD entsprechen und so die Akzeptanz des Projektes und die aktive Mitarbeit auf allen Stufen fördern. Dieser Vorgabe wurde mit einer schlank definierten Projektorganisation entsprochen. Sie bestand aus einer Projektleitung sowie einem Kernteam, welchem auch der CEO und CFO angehörten. Je nach Prozess wurden punktuell einzelne Mitarbeitende für Workshops involviert.

Dynamisches Vorgehensmodell mit kurzen Entscheidungswegen

Zu Beginn ermöglichten Interviews mit Schlüsselpersonen eine Prozessanalyse, von welcher eine Prozessarchitektur, bestehend aus etwa 50 Führungs-, Wertschöpfungs- und Supportprozessen, abgeleitet werden konnte. Den Zuständigkeiten entsprechend wurden Prozesseigner ernannt. Parallel dazu fand eine Evaluation statt, um das passende Softwaresystem für die Erarbeitung und Umsetzung zu finden. In einer nächsten Phase wurden A- und B-Prozesse mit Prozesseignern, Prozessverantwortlichen und weiteren involvierten Personen erarbeitet. Es folgte die Besprechung und Genehmigung dieser Prozesse im Kernteam und in der Geschäfts-leitung. Die Freigabe und damit das Inkrafttreten der Prozesse wurde zeitlich gestaffelt vorgenommen. Parallel wurde das Schulungskonzept zur Einführung und Aufrechterhaltung des Prozessmanagements erarbeitet und freigegeben. In der letzten Projektphase folgte die Ernennung eines Prozessmanagers, der umfassend in das Thema eingearbeitet wurde und die Modellierung der C-Prozesse begleitete.

Integriertes Managementsystem, das mitwächst

Bereits zu Beginn des Projektes wurde von DPD Schweiz erkannt, dass die Umsetzung eines integrierten Managementsystems nur mit Hilfe einer umfassenden Softwareunterstützung möglich ist. Neben der damit geförderten Transparenz sollte sie auch einen leichten Zugang zu den gewünschten Informationen für sämtliche Mitarbeitenden bieten. Im Auswahlverfahren konnte IMS PREMIUM der IMS Integrierte Managementsysteme AG überzeugen.

Die webbasierte Lösung ermöglicht eine dezentrale Erfassung und Bearbeitung, wodurch keine Softwareinstallation auf den einzelnen Arbeitsstationen notwendig ist. Das Resultat sind einheitlich dargestellte Prozesse und Dokumente, welche mittels Versionierung und Archivierung optimal organisiert und über individuelle Workflows richtliniengetreu freigegeben werden können. Automatische Überwachungsfunktionen und Informationsmails helfen Prozesseignern dabei, Überprüfungsintervalle im Auge zu behalten und ermöglichen eine effiziente Pflege des Managementsystems. Neben der nachhaltigen Arbeitsmethodik war der modulare Aufbau der Software ein ausschlaggebender Faktor. Er ermöglicht ein späteres Hinzufügen von Risikomanagement, Kennzahlen und Prozessverbesserung, womit das System mit der Entwicklung von DPD Schweiz mitwachsen kann.

Erfolgreiche Integration in Unternehmenskultur

Nach zwei Jahren konnte das Projekt «Lean Office» erfolgreich an den Prozessmanager übergeben werden. Die Projektorganisation und das methodische Vorgehen haben sich bewährt. Der Mix zwischen interner Projektleitung, kontinuierlicher externer Beratung und dem laufenden Support durch die IMS Integrierte Management AG hat viel zum Erfolg beigetragen. Darüber freut sich auch DPD-Projektleiter Tobias Clemens: «Nachdem erste Versuche zum Aufbau eines ganzheitlichen Prozessmanagements in der Vergangenheit keine nachhaltigen Verbesserungen bewirkt haben, konnten wir mit dem Projekt ‹Lean Office› die anfängliche Skepsis endgültig vertreiben».

Die Weiterentwicklung und Aktualisierung der Prozesse wird auch in Zukunft von der Unternehmensführung gefordert und gefördert, um die damit verbundene Philosophie fest in der Unternehmung zu verankern. Dazu definiert die Geschäftsleitung gemeinsam mit dem Prozessmanager einen Jahresplan mit zahlreichen Massnahmen für die Verbesserung des Gesamtsystems. Für DPD Schweiz ist es wichtig, dass sie bei dieser Aufgabe auf eine effiziente und zuverlässige Software zählen kann, welche nicht nur den aktuellen Stand abbildet, sondern diese Weiterentwicklung des Managementsystems aktiv unterstützt.