Packende Transparenz

Wer zum Café Crème ein einzelverpacktes Biscuit serviert bekommt, in der Zeitschrift einer eingeklebten Shampoo-Probe begegnet oder im Flugzeug ein perfekt umhülltes Erfrischungstüchlein benutzt, hatte einen Kontaktpunkt mit Proderma. Das international erfolgreiche Unternehmen hat sich als führender Spezialist für Kleinverpackungslösungen auf Mass etabliert. «Als Lohnpacker sind wir mit vielfältigsten Kundenbedürfnissen und Auftragsanforderungen konfrontiert», sagt CoGeschäftsleiter Adrian Meier. Die rasch wechselnden Produktionsvorgaben und die streng regulierten Branchen Lebensmittel, Kosmetik und Pharma verlangen nach rigorosem Qualitätsmanagement. Proderma verfügt über die Zertifikate ISO 9001, 22000, 22716, 13485, die Betriebsbewilligung der Swissmedic (Pharma GMP), das Biozertifikat sowie die Bewilligung zur Abfüllung von Lebensmitteln tierischer Herkunft und Tiernahrungsmitteln. «Zusätzlich pflegen wir in unserer Philosophie den KVP-Gedanken», sagt Urs Gassmann, Leiter Qualitätskontrolle. «Damit die ständige Verbesserung greift, setzen wir seit Anfang 2013 mit Erfolg auf die Software Improve», ergänzt er.

Risikomanagement via Tool
Sobald im Herbst 2015 «Risikomanagement» als neues ImproveModul verfügbar war, hat Proderma auf diese Softwarelösung gesetzt. «Uns hat beeindruckt, dass sämtliche Risikoarten abgedeckt sind: strategische, operationelle, technische und finanzielle Risiken. Und die Einfachheit der Software haben wir ja schon gekannt», erklärt Urs Gassmann. Das Unternehmen hat im zentral wichtigen Bereich Produktsicherheit nun bereits 50 Risiken identifiziert, klassifiziert und mit Massnahmen hinterlegt. Schon nach dem ersten halben Jahr ist Adrian Meier begeistert. «Früher arbeiteten wir mit einem 47-seitigen Excel-Dokument nach dem Motto gelesen, gelocht, abgelegt», formuliert der 55-Jährige überspitzt. Jetzt sind Transparenz und vollständige Rückverfolgbarkeit gegeben, was auch nach aussen vertrauensbildend wirkt. «Bei den zahlreichen Audits von Behörden und Kunden stossen wir auf hohe Akzeptanz», freut sich Q-Manager Gassmann. Was Risikomanagement im Bereich Produktsicherheit bei Proderma bedeutet, ist nachstehend verdeutlicht.

Produktsicherheit im Fokus
Ins Gefahrengebiet «Produktsicherheit» gehören bei Proderma Risiken wie beispielsweise ungenügende AVOR-Abklärungen, falsche Kennzeichnungen, Verwendung falscher Packmittel, ungenügende Hygiene bei der Abfüllung, Einschleppen von Schädlingen oder die mikrobiologische Produktkontamination durch Verpackungen. «Insgesamt sind Verwechslungen und die Gefahr von Kreuzkontaminationen unsere grössten Risiken», erläutert Urs Gassmann.

Verwechslungen
Aufgrund der enormen Sortimentsbreite bestehen Verwechslungsrisiken. Deshalb ist die Freigabe einer Abfüllanlage bei Proderma strikt geregelt. Sie geschieht im Vieraugenprinzip zwischen Produktions- und Qualitätsverantwortlichen und deckt stets die beiden neunstündigen Schichten ab. Technisch kommt ein Barcodesystem zum Einsatz. Weiter besitzt Proderma ein autonomes Werk für chemisch-technische Produkte, um eine strikte Trennung von anderen Produktsparten zu gewährleisten.

Kreuzkontaminationen
Allergene sind namentlich im Lebensmittelsektor ein grosses Thema. Sellerie, Gluten, Milch, Eier, Soja, Lupinen, Weichtiere und Sulfite sind populäre Beispiele dafür. In den von Proderma abgepackten Produkten dürfen Allergene entweder nicht vorkommen oder müssen zu hundert Prozent deklariert sein. «Eine Abweichung zwischen dem Packungsinhalt und der Deklaration ist ein NoGo», betont Adrian Meier. Die geforderte Präzision bewegt sich dabei im parts-per-million-Bereich. Durch definierte Prozesse und Arbeitsanweisungen, die Reinigungen und Bekleidungskonzepte enthalten, stellt Proderma diese Vorgaben sicher. In besonders heiklen Fällen werden externe Labors mit Messungen beauftragt. Zudem führt die Firma eine tagesaktuelle Liste darüber, welche Allergenstoffe sich im Betrieb befinden. Unmittelbar mit dem Verschleppungsrisiko verbunden ist das Risiko ungenügender Reinigung von produktberührenden Teilen, Maschinen und Räumen. Mit einer validierten Reinigung, Klimamonitoring und Schulungsaktivitäten gewährleistet Proderma die Einhaltung der stets korrekten Bedingungen.

Improve-Mehrwerte
Löst man das Risikomanagement gemäss revidierter Norm ISO 9001:2015 mit der KVP-Software Improve, so werden neue Insellösungen oder neue Applikationen hinfällig. Das Tool integriert das Risikomanagement vollständig ins Qualitätsmanagement. Alle 16 Eingabemasken und Softwaremodule lassen sich mit dem Thema Risikomanagement verknüpfen. «Improve schafft den totalen Durchblick und man findet schlicht alles wieder», kommentiert Urs Gassmann. Als besonders nützlich taxiert man im Unternehmen die verständliche Visualisierung der Risiken, die Abbildung des gesamten Risikoportfolios, die Volltextsuche und die meldungsbezogene Dokumentierbarkeit mit Fotos und E-Mails. Laut Adrian Meier ist auch die interne Wirkung nicht zu unterschätzen: «Wir haben jetzt 160 Qualitätsmitarbeiter im Betrieb», schmunzelt er. Als Führungskraft schätzt er sehr, dass auch Kostentransparenz entsteht. So sind zum Beispiel die Massnahmen im Präventivprogramm zur Erreichung von Produktsicherheit in Improve weiter auswertbar; es wird sichtbar, wo und wann welche Kosten entstanden sind. Darüber hinaus erlaubt die Software die ständige Überwachung der Massnahmenfortschritte nach selbstdefinierten Zeitzyklen.

«Damit man mit der KVP-Software den optimalen Erfolg hat, ist deren zeitnahe Pflege unabdingbar», unterstreicht Urs Gassmann, der neben der Qualitätskontrolle auch für die Lebensmittelsicherheit verantwortlich zeichnet. Mit zwei wöchentlichen Sitzungstypen hält man bei Proderma das System aktuell und kann zudem allfälligen Häufungen von Problemen rasch entgegenwirken.

Beschwerdemanagement
Mit der ereignisorientierten Improve-Behandlung von externen Abweichungen (Reklamationen) und internen Abweichungen (interne Fehler, Lieferantenfehler) hat man bei Proderma bereits drei Jahre Erfahrung. Die Zahl der Abweichungsmeldungen stieg gegenüber den früheren Excel-Lösungen an, «ganz einfach, weil mit der KVP-Software nichts mehr versandet oder vergessen geht», so der Q-Verantwortliche Gassmann. «Das interne Abfangen von Fehlern, seien es eigene oder lieferantenbezogene, ist für uns entscheidend», ergänzt Adrian Meier, «dies angesichts von Exporten nach ganz Europa und bis hin in den asiatischen Raum und angesichts von Kunden wie etwa Nestlé, Unilever oder grosse Detailhändler». Ein zusätzliches Positivum der exakt dokumentierten Lieferantenfehler besteht darin, dass Fehlerkosten wieder eingespielt werden können. So hat Proderma im Jahr 2015 von Lieferantenseite Beträge im fünfstelligen Bereich erfolgreich wieder eingefordert.

«Das Beschwerdemanagement verbinden wir neuerdings auch mit dem Risikomanagement», schildert Urs Gassmann einen weiteren Aspekt. Bei jeder Abweichungsmeldung stellen sich die Proderma-Verantwortlichen die Frage, welches Risiko der Meldungsinhalt in sich birgt. Die Antworten liegen in einer Bandbreite zwischen «unbedeutend» bis «Katastrophe» und sind somit wertvolle Inputs für weitere Verbesserungsmassnahmen.

«Das Beschwerdemanagement verbinden wir neuerdings auch mit dem Risikomanagement»

Wie heisst es im Leitdokument «The Spirit of Proderma»? «Wir betrachten einmal gemachte Fehler als Lernschritte. Aus Fehlern werden wir klug und machen keinen Fehler zweimal». Exakt darin unterstützt die KVP-Software Improve das Unternehmen wirksam.