Ordnung im Dokumentendschungel
Für ein projektorientiertes Unternehmen wie LCA Automation, den Spezialisten für Anlagenbau, ist ein effizientes Dokumentenmanagement von grosser Bedeutung. Ein neues System bringt neben einer Effizienzsteigerung bei der täglichen Arbeit auch eine besondere Vereinfachung für Kunden beim Handling mit den Anlagedokumentationen mit sich.
LCA Automation ist ein innovativer Spezialist im Bereich des Sondermaschinenbaus für Automation, Prozess- und Verfahrenstechnik. Das Unternehmen automatisiert seit bald 45 Jahren Prozesse bei internationalen Kunden der Automobil- und Transportindustrie, der Haustechnik und weiteren Branchen. Darüber hinaus entwickelt LCA Fertigungskonzepte, spezifische Werkzeugmaschinen, Prüfstände und bietet Dienstleistungen im Bereich Maschinenbau an. Das Unternehmen ist in den letzten Jahren sowohl organisch als auch durch mehrere Übernahmen stark gewachsen. Entsprechend unübersichtlich entwickelte sich dabei die IT-Systemlandschaft. Ueli Imhof, Leiter Administration bei LCA, wurde schliesslich mit der Aufgabe betraut, die wichtigsten grossen Systeme zusammenzuführen. Mit der Implementierung von Microsoft Dynamics AX brachte als Erstes ein neues ERPSystem (Enterprise Resource Planning) Ordnung in den Applikationswildwuchs. Es folgten die technischen Anwendungen für die elektronische und mechanische Konstruktion. Schliesslich machte sich Imhof im Jahr 2014 daran, das Dokumentenmanagement zu professionalisieren. Denn interne Dokumente waren jetzt zwar zum Teil im ERP verfügbar, insgesamt aber war die Ablage der Dokumente noch unkoordiniert. Einerseits wurden externe Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine etc. nach wie vor nur in Papierform archiviert, was bedeutete, dass sie teilweise nicht oder nur erschwert zugänglich waren. Andererseits führten verschiedene File-Systeme für Projektdaten, Betriebsinformationen etc. zu Wildwuchs und Unordnung, weil jeder Mitarbeitende Ordner nach eigenem Gutdünken erstellen konnte. «Berechtigungen waren mit den bestehenden Systemen schwer zu handhaben, was zur Folge hatte, dass teilweise gar keine Rechte vergeben wurden und sich entsprechend die Mitarbeitenden in ihrer Arbeitsweise nur unbefriedigend lenken liessen», beschreibt Imhof die damalige Situation. Ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS) musste Abhilfe schaffen, in dem alle Dokumente automatisch verschlagwortet, abgelegt und den zuständigen Mitarbeitenden entsprechend einem definierten Rollenkonzept zugänglich gemacht werden. Dabei galt es zu berücksichtigen, dass Projektmitarbeitende von LCA oft ausser Haus und in aller Welt unterwegs sind. Das neue System sollte also eine Web-Lösung sein, die auch mit mobilen Geräten zurechtkommt.
Staffelung in drei Teilprojekte
Die Wahl fiel schliesslich auf Infoshare des im St.Gallischen Oberriet beheimateten Schweizer Herstellers Kendox. Imhof folgte bei seinem Entscheid einer Empfehlung eines ihm bekannten Microsoft-Partners. «Kendox konnte bereits langjährige Erfahrungen bei der Implementierung seines DMS-Systems in Microsoft Dynamics AX nachweisen. Entsprechend bestand bereits eine Schnittstelle zu unserer ERP-Anwendung. Wir konnten also davon ausgehen, dass damit die Einführung der neuen, einheitlichen DMS-Lösung erleichtert wird», sagt Imhof. «Um das Schiff aber nicht zu überladen, entschieden wir uns für eine Aufteilung in drei Teilprojekte.»
Als Erstes stand der wichtigste Bestandteil des Systems auf dem Programm: die Einführung einer Projektakte, deren Anbindung an die ERP-Anwendung sowie die Überführung der bestehenden Dokumente aus dem Filesystem in die neue Lösung. Danach folgte im zweiten Teilprojekt die Einführung der Personalakte, die Einbindung von Eingangsrechnungen sowie die Organisation aller nicht projektbezogenen Dokumente aus dem ERP-System, also beispielsweise solche aus dem Verkauf, die noch keinem Projekt zugeordnet werden konnten. Im dritten Teilprojekt schliesslich galt es, den externen Zugriff für Kunden von LCA umzusetzen und sicherzustellen, dass insbesondere die Anlagendokumentation einfach zwischen LCA und Kunde ausgetauscht werden kann. Bei LCA bedeutet jeder Kundenauftrag für eine neue Anlage ein eigenes Projekt. Daher wurde also in einem ersten Schritt der Projektakte die grösste Aufmerksamkeit zuteil, wollte Imhof doch für das Unternehmen schnellstmöglich aus dem neuen System den maximalmöglichen Nutzen ziehen. Besonders wichtig war ihm, dass niemand mehr ERP-Dokumente in einem der alten File-Systeme ablegt. Aus diesem Grund wurde bei Produktivstart der Teilprojekte die Möglichkeit unterbunden, Dokumente auf dem File-System abzulegen bzw. zu speichern. Die alten Systeme wurden also quasi weggesperrt, sodass das alte Archiv einzig in Ausnahmefällen verfügbar war – notabene nur über den Umweg durch die IT-Abteilung. «Die Mitarbeitenden sollten dahingehend geleitet werden, dass sie sich möglichst schnell mit dem neuen System anfreunden und es auch anwenden.» Rückblickend war diese Massnahme einer der entscheidenden Punkte bei der erfolgreichen Einführung der neuen Lösung.
Testumgebung und Basisinstallation
Für die gestaffelte Einführung über die drei Teilprojekte wurde eine Testumgebung installiert. Ziel war es dabei zunächst, System-, Backup- und Datenbanktests durchzuführen und eine allfällig notwendige Wiederherstellung von Daten zu validieren. Parallel dazu wurde «on the job» die Schulung der Administratoren auf der neuen Lösung vorgenommen. «Unser Systemadministrator sollte nach der Ausbildung und den Tests fähig sein, die Grundinstallation im Notfall wiederherzustellen», erklärt Imhof die Vorgehensweise. Nach den erfolgreichen System- und Betriebstests sowie der Schulung wurde die Anwendung für die unterschiedlichen Dokumentenarten und -eigenschaften, Zugriffsberechtigungen, Integration in Microsoft Office und Outlook, den Connector zu Dynamics AX etc. konfiguriert. Anschliessend wurden die Keyuser in der fertig konfigurierten und vorbereiteten Testumgebung auf die Anwendung geschult. Erwähnenswert dabei ist, dass in diesem Zeitraum der Umzug des Unternehmens anstand. Dank guter Organisation seitens der IT und in Abstimmung mit Kendox stellte dies aber keine ernsthafte Herausforderung im Rahmen des Projekts dar. Nach dem Standortwechsel galt es dann Ende Juni 2015 ernst: Die Anwendung wurde in Betrieb genommen, die Projektakten basierend auf vorhandenen Dynamics AX Stammdaten automatisch erstellt und die projektbezogenen Dokumente aus Dynamics AX importiert. Letzteres bedeutete allerdings, dass zuerst im bislang ge
Das DMS-System bringt einerseits Qualitätssteigerung, anderseits mehr Effizienz.
nutzten File-System unter Einsatz von viel Handarbeit aufgeräumt werden musste, um anschliessend die geordneten Dokumente in die Projektakten überführen zu können. Das neue DMS für die Projektakten ging schliesslich am 1. Juli in den produktiven Betrieb über.
Dienstleistung am Kunden
Als Nächstes folgte in einem ähnlichen Prozedere das Teilprojekt 2 für alle nicht projektbezogenen, im ERP-System vorgehaltenen Dokumente, die Personalakte sowie die Einbindung der Eingangsrechnungen. Dazu hielt man als erstes Analyse-Workshops ab und konfigurierte in der Testumgebung entsprechend die Personalakte, Eingangsrechnungen sowie die Verbindung zur ERP-Anwendung, führte einen Test-Load durch und schulte im Anschluss daran die Keyuser. Schliesslich wurden alle Elemente ins Produktivsystem ausgerollt und die Dokumente aus dem ERP-System sowie aus dem Laufwerk in die neue DMS-Umgebung importiert. Am 1. Oktober 2015 schliesslich ging das System für die zusätzlichen Dokumente und Akten live.
Analog startete man für das dritte Teilprojekt (Portalzugriff für Kunden sowie Bereitstellung der Anlagedokumentation) mit detaillierten Analyse-Workshops, wobei hier zusätzlich das Berechtigungskonzept für den externen Zugriff der Kunden über das Webportal spezifiziert wurde. Im August 2016 ging auch dieser Bereich innerhalb des neuen DMS-Systems in den Produktivbetrieb über.
Deutlich verbesserte Qualität und Steigerung der Effizienz
«Die Einführung der Projektakte war für uns als projektorientierte Organisation von grösster Bedeutung, umfasst doch ein Projekt sämtliche Schritte, angefangen von der Entwicklung, dem Aufbau, der Wartung bis hin zur Dokumentation einer Anlage», sagt Imhof rückblickend. Da LCA zusätzlich auch gesetzlich verpflichtet ist, für jede Anlage eine Anlagedokumentation zu erstellen und diese langfristig aufzubewahren, wird mit der DMS-Anwendung auch regulatorischen Aspekten Rechnung getragen. «Mit dem neuen System können wir eine revisionssichere Ablage der Dokumente nach Complianceund Security-Anforderungen garantieren», sagt Imhof. Die Anlagedokumentation, welche bis zu 3000 Dokumente enthalten kann, ist nun selbst Teil der Projektakte und kann vom Kunden automatisiert in sein System überführt werden. Alternativ kann der Kunde aber auch via Web-Portal auf die Dokumentation zugreifen, wenn gewünscht auch schon vor Auslieferung der Anlage. Insbesondere die automatisierte Bereitstellung und Übernahme stellen sowohl für den Kunden als auch für LCA selbst eine enorme Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung dar. «Früher mussten wir in solchen Fällen diverse Vorabversionen erstellen, dem Kunden zur Prüfung schicken und wieder mühsam zurücküberführen. Heute kann der Kunde direkt auf die Dokumentation zugreifen, beispielsweise Mehr- und Minderlisten einsehen, und wir können die Akte per Mausklick zum Import ins Kundensystem übergeben.» Deshalb erbringe hier das DMS-System einerseits eine deutliche Qualitätssteigerung, andererseits wirke es sich positiv auf die Effizienz der Arbeit aus: «Die Dokumente sind viel schneller auffindbar als im alten System. Selbstverständlich braucht es bei der Ablage auch hier Ordnung und Disziplin, aber bei der Suche von Rechnungen, Lieferscheinen, Zeitplänen etc. erhält man wie bei Google in Sekundenschnelle die gewünschten Resultate.» Dabei seien die Dokumente für alle Nutzer von überall und allen Endgeräten aus verfügbar, was in der Praxis eine grosse Arbeitserleichterung darstelle.
