Office 365 auch mobil umfassend nutzen – aber wie?

Die Akzeptanz gegenüber Cloud-Services wächst bei Schweizer Un-ternehmen stetig. Dies gilt insbesondere für Office 365, die Kombina-tion von Microsoft aus Online-Dienst, Office-Webanwendung und -Software-Abonnement. Weil nun hier auch die Apps für mobile Ge-räte immer ausgereifter und vielfältiger verwendbar werden, möch-ten diese viele Firmen ihren Mitarbeitenden auch auf Smartphones und Tablets zur Verfügung stellen. Seit der Ankündigung von Mi-crosoft, in der Schweiz ein eigenes Rechenzentrum betreiben zu wol-len, ist das Thema bei IT-Verantwortlichen noch stärker ins Bewusst-sein gerückt und dürfte spätestens mit der Inbetriebnahme im nächs-ten Jahr konkret zunehmend an Attraktivität gewinnen. Ein weiterer Grund für die vermehrte Nutzung von Apps in Office 365 ist die Tatsa-che, dass viele Anwendungen in den Business-Editionen zwar auto-matisch abonniert, aber in der Praxis nicht oder noch nicht genutzt werden. Dabei könnten gerade mit einem 0ffice-365-Abonnement alternative Anwendungen aufgegeben und dadurch Kosten gespart werden. Hinzu kommt, dass einzelne Apps wie beispielsweise die Chat-Anwendung Teams oder der digitale Notizblock One Note Initia-toren für die mobile Integration von Office 365 sein können. So gibt es fur letzteres kaum mobile Alternativen in Bezug auf die Benutzer-freundlichkeit. Hinzu kommt, dass die User sich damit auskennen und die Anwendung auch mobil verwenden wollen. Die bessere Ver-fügbarkeit und Funktionalität von Office 365 auf mobilen Geräten dürfte aber auf jeden Fall den Druck auf bestehende Services erhöhen, die bis anhin noch separat lizenziert werden. Denn neben der Frage der ­Lizenzkosten ist auch die Zusammenarbeit mit externen App-­Entwicklern mit besonderen, zusätzlichen Herausforderungen behaf-tet. Vieles spricht also für eine umfassende Nutzung der Office-Suite nicht nur auf PCs und Laptops, sondern auch auf Smartphones und Tablets. Allerdings wissen die meisten Unternehmen nicht, was sie bei der Integration von Office 365 in mobile Geräte erwartet und wie sie das Thema angehen sollen. Denn bei der geschäftlichen Nutzung blei-ben mobile Geräte für die Unternehmens-IT ein separates Thema, mit eigenen Besonderheiten und Herausforderungen.

Herausforderungen
Selbstverständlich gilt es zunächst einmal, bei der mobilen Nutzung von Office 365 zu akzeptieren, dass die Daten in der Cloud von Microsoft­ gespeichert werden. Weil dabei der Schutz geschäftlicher Daten sicher-gestellt werden muss und diesbezüglich von Unternehmen zu Unter-nehmen unterschiedliche Anforderungen bestehen, bedarf es auf jeden Fall als Erstes einer eingehenden Abklärung der Situation. Denn je nach Art der Daten oder des betroffenen Geschäftsbereichs können Aus-gangslage und Anforderungen sehr individuell sein. So unsicher sich viele bei der Frage der Integration von Office 365 in mobile Geräte auch sind, so hoch sind allerdings auch die Erwartungen des Managements an eine schnelle Umsetzung. Nichtsdestotrotz gilt es bei einem so zu-kunftsweisenden Entscheid, gewissen Gesichtspunkten die nötige Be-achtung zu schenken. Denn will man eine erfolgreiche und effiziente Verwendung der mobilen Apps von Office 365 sicherstellen, müssen Benutzerfreundlichkeit, Support und Sicherheit genauso gewährleistet sein wie bei On-Premises-Betrieb und Desktop-Computing.

Sicherheit, Usability und Support
Oberstes Gebot bei der Integration jeglicher Anwendung muss auch bei mobiler Verwendung von Office 365 neben der Sicherheit die Nut-zerfreundlichkeit sein. Der User wünscht ein einfaches Set-up und eine­ weitgehend bekannte Usability. Dies gilt auch für die private Nut-zung des Geräts, auf welche Office 365 als App keinen Einfluss haben sollte. Möglichst keine Auswirkungen darf mobiles Cloud-Computing auch auf die Qualität des Supports haben. Dieser muss wie bei jeder anderen Anwendung auch gewährleistet werden können. Denn wie bei On-Premises-Plattformen braucht es auch hier entweder interne oder externe Zuständige, die sich um die Probleme der Mitarbeiten-den und die Inbetriebnahme und das Testing von neuen Funktionali-täten kümmern. Solche Aufgaben treten manchmal sehr kurzfristig auf, weil eben einhergehend mit dem Trend zu mobiler Nutzung von Cloud-Software auch die Services immer breiter und in kürzeren Zyk-len aktualisiert werden und das Wissen dafür manchmal noch gar nicht vorhanden ist. Dies kann der Fall sein, weil das nötige Personal fehlt oder weil das Thema komplexer wird, wenn vom Hersteller in im-mer kürzeren Abständen neue Releases im Hintergrund eingespielt werden. Hilfreich dürfte hier sein, dass es seit Kurzem «Mobile Monito-ring Services» ermöglichen, sämtliche Infrastrukturen (Cloud und On-Premises auch inklusive mobiler Geräte) zu überwachen. Dadurch wird es erst einmal möglich, proaktiv Supportprobleme bereits zu er-kennen, bevor sie beim Service-Verantwortlichen ankommen. Hinzu kommt, dass auch Fragen wie BYOD in Verbindung mit Sicherheit und Datenschutz nicht unbeantwortet bleiben dürfen. So oder so muss für einen reibungslosen Ablauf entsprechendes Know-how hinsichtlich Security, Service-Management und Support vorhanden sein.

Fazit
Über Microsoft-Cloud-Dienste und insbesondere Office 365 wird seit Jahren gesprochen. Mit dem allgemeinen Durchbruch von Mobile und Cloud Computing einher geht nun auch die stärkere Nachfrage nach mobiler Nutzung möglichst vieler Funktionalitäten der Services (Office 365 oder andere Cloud-Services). Für die meisten Unterneh-men dürfte es denn auch Sinn ergeben, ihren unterschiedlichen Nut-zergruppen je nach Anforderung möglichst viele der umfangreichen Funktionalitäten auch auf Smartphones und Tablets zur Verfügung zu stellen. Anstatt aber alles auf einmal zu wollen, ist eine kontrollierte, fortlaufende Einführung einzelner Services zu empfehlen. Dabei muss für die Integration und den Support nicht zwingend ein eigenes Team aufgebaut und ständig bereitgestellt werden. Aber ohne ein für die Integration zuständiges, dediziertes internes oder externes Team wird es nicht gehen. Die Zusammenarbeit mit einem externen, her-stellerunabhängigen Systemintegrator, der sowohl auf Mobile Device Management, Unified Endpoint Management und Microsoft Cloud spezialisiert ist, dürfte sinnvoll sein und sollte deshalb in Betracht ge- zogen werden.