Massgeschneiderte Lösung

Damit die angestrebte hohe Produktequalität erreicht werden kann, setzt Huber+Suhner, Hersteller von Komponenten und Systemlö-sungen zur elektrischen und optischen Über-tragung von Daten und Energie, schon seit bald 20 Jahren die aus der Automobilindus-trie übernommene 8D-Methodik in allen Un-ternehmensbereichen ein. Diese Methodik deckt einerseits die Reklamations- und Ver-besserungsprozesse innerhalb der weltweit tätigen Standorte ab, andererseits auch dieje-nigen der Kunden und Lieferanten. Pro Jahr werden mehr als 9000 Abweichungsmel-dungen von über 400 Benutzern nach 8D-Methodik bearbeitet.

Die 8D-Methodik
Mit der 8D-Methodik wird eine systemati-sche Vorgehensweise und konsequente Do-kumentation der einzelnen Lösungsschritte erreicht. Dabei wird sichergestellt, dass Pro-duktabweichungen auf ihre Ursachen zu-rückgeführt und diese dauerhaft eliminiert werden wie auch Verbesserungspotenziale implementiert werden können.

Ein 8D-Report ist ein Dokument und damit das Resultat, das im Rahmen des Quali-tätsmanagements bei einer Abweichung zwi-schen Lieferant und Kunde (aber auch bei in-ternen oder externen Verbesserungspotenzi-alen) ausgetauscht wird. «8D» steht dabei für die acht Disziplinen, die bei der Abarbeitung einer Abweichung erforderlich sind, um das zugrunde liegende Problem zu überwinden und die Ursachen nachhaltig zu beheben.

Der Begriff «8D» leitet sich aus den 8 Disziplinen ab, über welche eine Beanstan-dung oder ein Mangel abgearbeitet wird, und umfasst folgende Bereiche:

D1 – Zusammenstellen eines Teams für die Lösungsfindung

D2 – Abweichungsbeschreibung

D3 – Festlegen von Sofortmassnahmen

D4 – Feststellen der Ursache(n)

D5 – Planen von Massnahmen zur Verhinderung

D6 – Einführen der Massnahmen zur Verhinderung

D7 – Verhindern einer Wiederholung

D8 – Würdigen der Teamleistung

Die Lösung CATS
Die bestehende Software-Lösung zur Abwei-chungsbearbeitung wird seit bald 20 Jahren bei Huber+Suhner erfolgreich eingesetzt und ist während dieser Zeit laufend verbessert und erweitert worden, um interne Bedürfnisse ab-zubilden. Die Umsysteme haben sich während der letzten 12 Jahre stark verändert. Schnitt-stellen zu diesen sind nicht vorhanden oder lassen sich nur mit grossem Aufwand imple-mentieren.

Die Möglichkeit der neuen Web-Techno-logien werden mit der alten Lösung nicht genü-gend genutzt und entsprechen nicht mehr den Anforderungen der Mitarbeiter, um die Arbeit der QM-Fachleute optimal zu unterstützen. Das Unternehmen musste sich deshalb entschei-den, ob und wie eine Ablösung dieser bestehen-den Software gemacht werden sollte.

Obwohl bei Huber+Suhner das ERP-Sys-tem SAP im Einsatz ist, hat man sich entschie-den, nicht dessen Modul für die Abweichungs-bearbeitung einzuführen, sondern die alte Soft-ware mit moderneren Technologie zu ersetzen. Die Anforderungen seitens Huber+Suhner be-züglich der verschiedenen Schnittstellen in die Umsysteme sowie des Data-Warehouse mach-ten ein Relaunch der Software im Sinne eines Re-Engineerings sinnvoller. Für dieses «Neupro-grammieren» hat man einen externen Spezialis-ten zurate gezogen und mit BST Informatik GmbH in St. Gallen gefunden.

Individuelle Lösung statt bestehender ERP-Module
Ausschlaggebend für die externe Vergabe war die mehr als 20-jährige Erfahrung von BST in individueller Softwareentwicklung sowie die bestehende Erfahrung mit Webtechnologien, um das Projekt zu realisieren. Die agile Vorge-hensweise des Projektteams mit SCRUM er-laubt kurzfristige Anpassungen an das Projekt, um neue, bisher unbekannte Situationen und Anforderungen aufzufangen. Gerade in Re-­ Engineering-Software-Projekten ein häufig an-zutreffendes Problem, die das Projekt verzö-gern und teurer machen. Klassische Wasserfall-Projektprozesse sind bei Re-Engineering-Lö-sungen eher ungeeignete Projektführungsan-sätze. Zusätzlich wurde die Software-Lösung CATS so konzipiert, dass sie auch andere Unter-nehmen nutzen können und sie sich frei konfi-gurierbar an andere Umsysteme anpassen lässt.

CATS: Corrective Action Tracking System
Im Jahre 2016 wurde mit diesen Prämissen die Lösung CATS komplett neu entwickelt, um den stetig ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Die Forderungen von Huber+Suhner

• Produkte kontinuierlich ­verbessern, Aus-schuss reduzieren, kosteneffizienter werden – werden mit CATS optimal unterstützt. Die Software-Lösung umfasst einige­ herausragen-de Merkmale.
• Die Applikation CATS steht als webbasierte Lösung zentral für alle Standorte weltweit zur Verfügung. Damit fallen geringere loka-le Wartungskosten an, da nur eine Installa-tion gepflegt werden muss.
• Durch den Einsatz modernster Web-Tech-nologien mit HTML5 und JavaScript lässt sich die Applikation intuitiv und einfach bedienen. Schnellere Nutzbarkeit, geringe-rer Lernaufwand, effizienter Workflow zur Aufgabenbewältigung für die QM-Verant-wortlichen sind die Folgen.
• CATS bildet den gesamten Workflow für eine Abweichungsbearbeitung ab und kann exter-ne Datenquellen (z.B. Word- und PDF-Doku-mente sowie Bilder) pro Fall einbinden. Der Fall bleibt so in sich geschlossen und seine spätere Nachvollziehbarkeit wird erleichtert.
• Mittels Rollenkonzept wird garantiert, dass Arbeitsschritte nur von denjenigen Personen ausgeführt werden können, welche die not-wendige Berechtigung haben. Klare Kompe-tenzen und Aufgabenzuordnung erleichtern so den Verantwortlichen den Arbeitsalltag.
• Alle Informationen wie Kosten, Arbeits-schritte und Durchlaufzeiten werden je-derzeit protokolliert, in einer Datenbank abgelegt und können ausgewertet werden. Die systematische Sammlung erlaubt eine statistische Auswertung, um die einzelnen Unternehmensbereiche bis zur Produkti-onslinie zu verbessern.
• Die Applikation wird von mehr als 400 An-wendern genutzt. Nebst einfacher Benut-zerführung werden dem Anwender auf dem Startbildschirm mittels «Dashboard» die wichtigsten Informationen zu allen Fällen dargestellt. Mit einem Blick werden offene Fälle und Verzögerungen sichtbar, um eine sofortige Intervention zu ermöglichen.
• Für die Abhandlung nach 8D-Methodik wird das Konzept von «Actions» bereitge-stellt, welches ein zeitnahes Erledigen der geforderten Massnahmen garantiert. Unnö-tige Verzögerungen lassen sich so vermeiden.
• Nebst dem Workflow bietet CATS eine Mail-Schnittstelle, über welche die betroffenen Anwender mit einer Info-Mail über neu ein-gegangene Aufgaben und wichtige Status­ änderungen informiert werden. Die Invol-vierten profitieren so von einem Benach-richtigungssystem, das im Bedarfsfall infor-miert, ohne permanent zu stören.

Systematisches QM erlaubt unternehmerische Weichenstellung
Huber+Suhner benötigt für das interne Con­ trolling diverse Codierungssysteme. Dazu wurde ein mehrstufiges, unternehmensweit genutztes Klassifizierungssystem entwickelt. CATS ermöglicht die Einbindung dieser mehr-stufigen Klassifizierungen der Fälle mittels hierarchischer­ Codierungen für Fehler (failure code), Ursache (root cause) und vieles mehr.

Anhand dieser spezifischen Codierun-gen lassen sich umfassende Auswertungen und Selektionen mit Exporten in Excel durch-führen. CATS erlaubt auf diese Art und Weise, neue Beziehungen von Fällen herzustellen und die unternehmerische Relevanz aufzuzei-gen. Anpassungen der Bereiche aufgrund der erhobenen Daten ermöglichen eine perma-nente Verbesserung in Forschung, Entwick-lung, Verkauf, Produktion und Logistik.

Flexible Anbindung mit Umsystemen
CATS ist durch eine offene Schnittstellen-technologie flexibel in die bestehenden Um-systeme integrierbar. Bei Huber+Suhner wur-den Daten aus dem ERP-System eingebun-den, um die richtigen Produktenamen, Kun-den und Lieferanten in die Fälle abzubilden. Für das bestehende Data-Warehouse wurde eine entsprechende Exportschnittstelle zur Verfügung gestellt, damit andere Software-Dienste des Unternehmens auf Teildaten der Fälle zugreifen können. Für Benutzer schliesslich wurden Reports in Excel zur wei-teren Bearbeitung erstellt und der geforderte 8D-Abschlussbericht wird in ein Word-Do-kument exportiert.

Der wirkliche Nutzen von CATS
Für Huber+Suhner ergibt sich durch die kon-sequente digitale Erfassung aller internen und externen Abweichungen ein Sekundär-nutzen, der sich erst mit der Zeit gezeigt hat: Die schiere Menge der Daten und Rückmel-dungen ist eine Wissensdatenbank für For-schung und Entwicklung geworden. So kön-nen zum Beispiel Schwierigkeiten mit spezi-ellen Materialien im Langzeitverhalten von Produkten im Entwicklungsprozess von neu-en Produkten schon berücksichtigt werden.

Die Produkte des Unternehmens wer-den auf diese Art ständig optimiert. Jeder CATS-Fall sorgt dafür, dass die gleiche Abwei-chung nicht mehr entstehen kann. Herausra-gende, weltweit genutzte, technologisch füh-rende Produkte sind das Resultat einer kon-sequent durchgeführten QM-Strategie und der Auswertung dieser anfallenden Daten.