Kräuter aus der Schweiz – Software aus Deutschland

Die Ricola AG in Laufen BL gilt als Pionierin im naturgemässen Kräuteranbau und blickt auf eine lange Geschichte zurück. Seit nunmehr drei Generationen ist das Unternehmen in Familienbesitz. 1930 wurde die Confiseriefabrik Richterich & Co. von Emil Richterich gegründet. Dieser befasste sich intensiv mit der Heilkraft von Kräutern und entwickelte 1940 erstmals die heute noch verwendete Rezeptur aus 13 Kräutern für das weltweit beliebteste Ricola- Produkt, den Kräuterzucker. Exportiert werden die Erzeugnisse mittlerweile in über 50 Länder. Die Kräuter hierfür stammen dabei nach wie vor original aus der Schweiz. Jährlich liefern über 100 Schweizer Bergbauern 1400 Tonnen frische Ricola-Kräuter.

Hohe Ansprüche für gute Qualität

Für die Weiterverarbeitung der Kräuter und die Herstellung der Endprodukte verfolgt Ricola hohe Qualitätsansprüche und setzt dabei auf etablierte Standards. So ist das Unternehmen nach der ISO 9001:2015 sowie der IFS Food – wonach es als lebensmittelherstellender Betrieb spezifische Vorschriften zu erfüllen gilt – zertifiziert. Darüber hinaus unterliegen die Kräuterprodukte aufgrund ihrer nachgewiesenen medizinischen Wirkung den Qualitätsanforderungen der «Guten Herstellungspraxis für Arzneimittel» (GMP). Neben den Standards stellt Ricola die selbst auferlegten hohen Ansprüche beispielsweise durch eigene risikobasierte Stichprobenkontrollen sicher. Nur so kann Ricola eine lückenlose Qualität der gesamten Prozess- und Produktionskette – von der Wareneingangskontrolle bis zum Warenausgang – gewährleisten.

Die andere Seite der Medaille: Hoher Verwaltungsaufwand

Ein hohes Qualitätsniveau bedeutet jedoch auch einen hohen Verwaltungsaufwand für eine Vielzahl an Dokumenten. «Unser Qualitätsmanagementsystem umfasst mittlerweile über 6000 Dokumente», erklärt Gabriel Hugenschmidt, Vizepräsident des Bereichs Quality Management bei Ricola. «Für das Management und die Verwaltung der Dokumente hatten wir vor roXtra bereits zwei Dokumentenmanagementsysteme (DMS) im Einsatz. Da mit diesen jedoch unter anderem eine Abhängigkeit von übergeordneten IT-Programmen bestand, haben wir einen Systemwechsel angestrebt.»

Die Anforderung: ein möglichst unkomplizierter und rascher Aufbau des neuen Systems, angelehnt an das bereits bestehende DMS, sowie eine einfache Migration der Dokumente.

Überzeugende Lösung gefunden

«roXtra überzeugte uns auf verschiedenen Ebenen: Die Software ist sehr anwenderfreundlich und einfach in der Bedienung und Verwaltung. Darüber hinaus zeichnet sie sich durch eine hohe Zuverlässigkeit im laufenden Betrieb aus. Besonders hervorzuheben ist auch der Kundendienst vonseiten Roxtra. Ab dem ersten Kontakt war ein hervorragender und zuverlässiger Support gewährleistet», berichtet Gabriel Hugenschmidt. «Das System hat sich in unserem Unternehmen deshalb schnell etabliert und die internen User-Rückfragen sind merklich zurückgegangen. Auch die Anzahl an fehlerhaften Dokumenten konnten wir mit roXtra deutlich reduzieren. Das fiel auch bei Inspektionen und Audits positiv auf.»

Für die Implementierung arbeitete Roxtra in enger Abstimmung mit Ricola zusammen. Der zuständige Projektleiter seitens Roxtra begleitete und betreute das Projekt durch den gesamten Verlauf und unterstützte das Ricola-Projektteam durch regelmässige Absprachen und Schulungen. Alles verlief nach einem klar strukturierten Plan: Roxtra übernahm die technische Installation und unterstützte bei der Datenübernahme. Die interne IT von Ricola nahm anschliessend die weitere administrative Einrichtung vor – darunter den Aufbau verschiedener Benutzergruppen in roXtra. So konnte das Schweizer Unternehmen die Einführung der neuen Software im Unternehmen strukturiert und im eigenen Tempo vornehmen.

Umsetzung von Sonderlösungen

«Auch besondere Anforderungen und Sonderlösungen waren kein Problem und wir konnten sie gemeinsam mit unserem Ansprechpartner bei Roxtra erarbeiten und umsetzen. Beispielsweise entwickelten wir einen speziellen Workflow für Dokumente, die in der Produktion in Papierform vorliegen, wie Reinigungspläne und Herstellvorschriften. Darüber hinaus haben wir nun einen Workflow, der es uns ermöglicht, Formulare direkt in roXtra auszufüllen, diese zu bewilligen und abzuspeichern», erzählt Hugenschmidt.

Validierung der Software im GMP-Umfeld

Eine weitere Besonderheit stellte die GMPkonforme Validierung von roXtra dar: «Eine Validierung ist oft eine Herausforderung: Sie erhöht den Projektaufwand um circa 20 Prozent, sofern erfahrene Mitarbeitende und etablierte Vorgaben vorliegen. Die Validierung begleitet das Projekt von der Idee bis zum Abschluss. Es ist daher schwierig, den absoluten Aufwand zu beziffern. Schätzungsweise dürfte es sich um rund fünfzehn Arbeitstage handeln, die sich gleich auf konzeptuelle und rein dokumentarische Aufgaben aufteilen lassen. Dieser Aufwand wird jedoch mit einem stabil funktionierenden System mehr als kompensiert », klärt Hugenschmidt auf. Durch die enge Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen der Roxtra GmbH und der Ricola AG funktionierte die Validierung von roXtra reibungslos: So konnte das Schweizer Unternehmen auf frühere Erfahrungen mit anderen DMS- und IT-Systemen zurückgreifen, während Roxtra bei der Umsetzung unterstützt und die entsprechende benötigte technische Dokumentation erstellt und bereitgestellt hat.

Durch die erfolgreiche Implementierung und die – wie es heisst – überzeugende Usability von roXtra am Ricola-Hauptsitz in Laufen wird derzeit auch in der Tochterfirma in den USA die Einführung der Software geprüft. Eine englische Version des Systems ist bereits heute im Einsatz: «Mehrere Mitarbeitende bei uns in Laufen arbeiten mit der englischen Ausführung von roXtra», sagt Gabriel Hugenschmidt. «Das Produkt hat unsere Erwartungen eindeutig erfüllt und wir sind dabei, weitere Angebote der Roxtra GmbH zu testen.»