Kleiner Guide für clevere Betriebe

HS2E-Software steht vereinfachend für integrierte IT-Lösungen für Bereiche im Gesundheitsschutz, in der Arbeitssicherheit und im nachhaltigen Umweltschutz. Die Anwendungen decken per se eine Vielfalt von Themen, die ein Unternehmen bestimmen und berück-sichtigen muss (siehe Checkliste, S. 21). Im Gegensatz zu ERP-Syste-men oder Prozessmanagementtools bietet HS2E ein skalierbares Hilfsmittel, welches auch inhaltlich erlaubt, exakt auf komplexe An-forderungen einzugehen. Andererseits beinhaltet diese Angebotspa-lette auch Einzellösungen für spezialisierte Fachanwendungen wie beispielsweise Ökobilanzierungen.

Was ist HS2E-Software generell?
Die Nutzung digitaler Technologie ist aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. «Enterprise Resource Planning», compu-tergesteuerte Fertigung, digitale Lagerbewirtschaftung, «Tagging and Tracking», Virtual Reality, 3D-Druck oder das Internet of Things und viele andere Errungenschaften sind längst keine Fremdwörter mehr, sondern Realität.

Trotzdem kommt es durchaus vor, dass Betriebe für ihr Nach-haltigkeitsmanagement oder Qualitätsmanagement noch mit Excel-Tabellen und Papierdokumenten arbeiten – trotz offensichtlicher Nachteile. Doppelspurigkeiten, mangelnde Rückverfolgbarkeit, un-systematische Dokumentation, Informationslücken und Datenfried-höfe sind nur einige unrühmliche Beispiele hierfür.

HS2E: Ja klar – aber welche?
In den letzten Jahren haben sich auf dem Markt modulare Soft-warelösungen verbreitet, die auch für KMU attraktiv geworden sind. Die bekanntesten Produkte stammen aus Deutschland und den USA und erobern zunehmend auch den Schweizer Markt. Allerdings un-terscheiden sich die Softwarelösungen hinsichtlich ihrer Funktiona-litäten, ihres thematischen Umfangs und natürlich ihres Preises stark.

Grundsätzlich lässt sich feststellen: Jedes Produkt hat seine eigenen Stärken und Schwächen. Keines vermag die Breite der HS2E-Themen abschliessend abzudecken. In der Regel ist dies aber auch nicht nötig, denn je mehr Funktionalitäten die Software mit-bringt, desto teurer ist sie. Die Wahl des richtigen Produkts ist des-halb ein wesentlicher Faktor, um die Nutzenpotenziale, die eine IT-Lösung erschliessen soll, effektiv und kostengünstig realisieren zu können.

Entsprechende Qualitätsmerkmale
Zu den Qualitätsmerkmalen guter Produkte zählt, dass sie die HSE-Fachthemen modular anbieten und diese wie in einem Baukasten in-dividuell zusammengestellt werden können. Die Software sollte sich flexibel an die Situation der Unternehmung anpassen lassen, sodass die organisatorischen Strukturen, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Inhalte genauso abgebildet werden, wie es der Praxis entspricht.

Sie muss einen offenen Datenaustausch zulassen und am PC wie auch mobil einfach nutzbar sein. Bei webbasierten Lösungen ist die Datensicherheit ein weiteres wichtiges Merkmal. Ein kundennaher Vertrieb und Support sowie ein transparentes Preismodell sind ohne-hin vorausgesetzt.

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete
In der Vielfalt der angebotenen Lösungen fällt es unter Umständen schwer, die für die eigene Situation geeignetste Software zu finden. Umso wichtiger ist es, mit klaren Vorstellungen zu starten:

1.Definieren Sie den Verwendungszweck
«You always get what you ask for» – das gilt auch bei HS2E-Software. Keine Software kann alles, aber je mehr Funktionalitäten inbegriffen sind, desto teurer wird sie. Überlegen Sie, für welche Aufgaben Sie die Software primär nutzen wollen und welches nützliche, aber nicht zwingende Zusatzfunktionen wären.

2.Bestimmen Sie den Nutzerkreis
HS2E-Software kann die Arbeit derjenigen Personen, die im Unterneh-men mit Aufgaben in diesem Bereich betraut sind, enorm erleichtern. Typischerweise lassen sich diese unterscheiden in Spezialisten, in Fachanwender­ und in gelegentliche Nutzer. Ihre Ansprüche an eine Software sind unterschiedlich: Je breiter der Nutzerkreis, desto wich-tiger ist eine intuitive Bedienung. Bei einem spezialisierten Anwender-kreis zählen hingegen vielmehr die Detailtreue und die Flexibilität.

3.Holen Sie die internen Bedürfnisse ab
Nebst den Nutzern sind auch weitere Funktionen für die erfolgreiche Einführung einer HS2E-Software wichtig, beispielsweise IT oder Fi-nanzen. Sprechen Sie mit möglichst unterschiedlichen Interessens-trägern in Ihrer Unternehmung und erfragen Sie deren Bedürfnisse. Klären Sie, wo eine HS2E-Software Abläufe vereinfachen, Synergien schaffen oder die Kommunikation verbessern könnte. Legen Sie fest, welche bisherigen Anwendungen durch die HS2E-Software ersetzt werden könnten und wo Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. SAP) geregelt werden müssen.

4.Entwickeln Sie ein Projektbudget
HS2E-Software wird normalerweise in einem Lizenzmodell angebo-ten. Zusätzlich entstehen Kosten in der Einführungsphase für unter-nehmensspezifische Anpassungen, Schulungen und spezifische Bera-tungsleistungen. Überlegen Sie sich, welche einmaligen oder wieder-kehrenden Kosteneinsparungen Sie von der Software erwarten, und definieren Sie auf dieser Basis ein Budget für die Projekteinführung und den Betrieb.

Sich informieren und vergleichen
Nachdem die Eckpunkte festgelegt worden sind, geht es an die Recher-che. Die Webseiten der jeweiligen Anbieter bieten bereits viele Informati-onen über die Funktionalitäten der angebotenen Lösungen. Oft sind Vi-deos oder Tutorials verfügbar, anhand derer man einen Eindruck von der grafischen Gestaltung der Oberfläche und der Bedienung erhalten kann.

Durch den Besuch von Messen, bei Produktpräsentationen oder an Fachveranstaltungen kann man gezielt Informationen abholen. Derartige Anlässe sind ausserdem eine hervorragende Gelegenheit, sich mit anderen Firmen zu vernetzen und von deren Erfahrungen zu profitieren.

Haben sich ein bis zwei Favoriten herauskristallisiert, lohnt sich eine Demonstration im eigenen Unternehmen. Beim Besuch des Lie-feranten können Sie spezifische Fragen stellen und erhalten zudem einen Eindruck von der Herangehensweise und der Firmenkultur des Anbieters. Dies ist auch der Zeitpunkt, zu dem Sie mit einem konkre-ten, verbindlichen Angebot rechnen dürfen.

Die Einführung einer HS2E-Software ist also nicht einfach ein Kauf ab Stange, sondern vielmehr ein Projekt: Eine Definition der Rah-menbedingungen, eine sorgfältige Prüfung der auf dem Markt angebo-tenen Lösungen und eine klare Umsetzung nach den Regeln des Pro-jektmanagements sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg.