Intelligentes Prozessmanagement als Schlüssel

Mit über 660 führenden Marken in mehr als 70 Ländern entwickelt, produziert und vertreibt Assa Abloy Produkte und Dienstleistungen für den Bausektor und OEM-Kunden. In der Schweiz vertritt und vertreibt die Assa Abloy (Schweiz) AG die traditionsreichen Marken KESO, MSL, Planet, Yale und effeff. Der seit 1994 an der Stockholmer Börse notierte Unternehmenskonzern Assa Abloy hat viele Erfolgsrezepte – ein wesentlicher Aspekt dabei ist es, stets beste Qualität zu liefern. Um diesem Anspruch dauerhaft gerecht zu werden, braucht es stimmige Arbeitsabläufe. Die Assa Abloy (Schweiz) AG hat hier rechtzeitig die Weichen in Richtung Zukunft gestellt: Sie setzt auf ein integriertes Managementsystem, welches reibungslose Prozesse möglich macht.

Ein Blick in die Vergangenheit

Bevor die Assa Abloy (Schweiz) AG den Schritt in Richtung automatisiertes und digitalisiertes Prozessmanagement wagte, speicherten die Mitarbeitenden Dokumente und Prozesse als Word- oder PDF-Dateien in einem definierten Netzwerkordner ab. Änderungen erfolgten direkt in der Datei, das Alte wurde dabei meistens überschrieben. «Auf diese Weise war naturgemäss keine Versionierung möglich und die Änderungen konnten nicht nachvollzogen werden», erinnert sich Patrik Börlin, Bereichsleiter Qualitätssicherung am Standort Kleinlützel bzw. Leiter Qualitätsmanagement und Umweltmanagement der Assa Abloy (Schweiz) AG. Folglich konnten die einzelnen Arbeitsanweisungen, Prozessabläufe und Formulare nicht eindeutig als die aktuellste Fassung identifiziert werden. «Man versuchte zwar, die Änderungshistorie manuell in der Fusszeile zu erfassen», sagt Patrik Börlin. «Doch die Dokumentensuche blieb sehr schwierig. Im Grunde musste man genau wissen, wo welche Datei gespeichert war, damit man sie auch wiederfand. » Hinzu kam, dass das Unternehmen an den zwei Standorten Richterswil und Kleinlützel auch noch unterschiedliche Ablagesysteme pflegte. Daneben existierten zwei heterogene Prozessaufbaustrukturen und Prozesslandkarten. Insbesondere Mitarbeitende, die an beiden Standorten arbeiteten, hatten es darum sehr schwer, sich zu orientieren. Darüber hinaus musste natürlich auch die Integrität der Dokumente infrage gestellt werden: Waren die Anpassungen überhaupt von der berechtigten Person vorgenommen worden? «Oft wurden die Prozessverantwortlichen gar nicht über die Änderungen informiert», sagt Patrik Börlin. «Manchmal sahen sie die Updates ihrer Dokumente das erste Mal in einem Audit.» Hinzu kamen hohe Abstimmungsaufwände innerhalb der Organisation – sei es im Zuge der Aktualitätsrecherche oder generell bei der Suche nach dem richtigen Formular.

Arbeitsaufwand minimieren, Dokumentenintegrität sicherstellen

In Anbetracht der Ausgangslage entschieden die Verantwortlichen der Assa Abloy (Schweiz) AG, ein integriertes Managementsystem einzuführen, was die bestehenden Probleme auf einen Schlag lösen konnte. Auch auf Konzernebene im deutschsprachigen Raum war die Motivation hierfür hoch – erst recht mit Blick auf die Compliance- Steuerung. «Wir benötigten ein System, das die Aktualität, die schnelle Auffindbarkeit und die Integrität der Arbeitsanweisungen und Prozessablaufbeschreibungen sowie all der anderen Dokumente sicherstellt », fasst Patrik Börlin zusammen. «Uns war es wichtig, die Dokumentenlenkung über die beiden Standorte Kleinlützel und Richterswil hinweg zu harmonisieren und den Arbeitsaufwand für die stetige Aktualisierung der Unterlagen insgesamt deutlich zu senken. Wir wollten die Sicherheit gewinnen, dass die Dokumente nicht ohne das Wissen des jeweiligen Prozessverantwortlichen verändert werden können», stellt Patrik Börlin fest. «Und: Alle Informationen sollten künftig an einem zentralen Ort liegen.»

Im Zuge der Systemauswahl blieben am Ende drei Lösungen übrig, die genauestens analysiert wurden. Das integrierte Managementsystem orgavision überzeugte schlussendlich unter anderem aufgrund seiner einfachen Bedienbarkeit und angenehmen Nutzeroberfläche. «Wir brauchten eine webbasierte Anwendung, damit sich alle von überall aus einloggen können. Das System sollte alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Anhieb mitnehmen», sagt Patrik Börlin. «Mit orgavision haben wir hier die richtige Entscheidung getroffen.» Das System orgavision wurde bei der Assa Abloy an mehreren Standorten in Deutschland und der Schweiz implementiert.

Integriertes Managementsystem bietet Vorteile

Seit die Schweizer Niederlassung der Assa Abloy mit dem neuen integrierten Managementsystem arbeitet, profitieren das Unternehmen und die inzwischen über 300 Anwenderinnen und Anwender auf vielen Ebenen. Alle Dokumente und Prozessbeschreibungen sind nun an einem zentralen Ort gespeichert und dank Volltextsuche leicht auffindbar. Auf diese Weise sind sowohl ein stetiger Überblick als auch eine konsistente Steuerung möglich. «Wir spüren einen deutlichen Qualitätsgewinn und sparen dabei auch noch massiv Zeit», freut sich Patrik Börlin. «Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das System überraschend gut angenommen und nutzen es intensiv.» Der Einarbeitungsaufwand gestaltete sich dabei wie üblich divergent: Manche lernen eben schneller als andere. Sollte doch einmal jemand eine Anwenderfrage haben – was selten genug vorkommt –, findet er einen kompetenten Ansprechpartner in Herrn Börlin. Schnell hatten im Zuge der Einführung des neuen Systems auch die Prozessinhaber die Verantwortung für ihre Dokumente und Arbeitsabläufe übernommen. «Hier ist nun nicht mehr der Qualitätsmanager gefragt, was den Workflow deutlich vereinfacht», meint Patrik Börlin. «Hilfreich ist es auch, dass der Aufbau und die Bedienung im System für alle gleich sind. Dadurch erreichen wir Synergieeffekte. » Zudem bewährt sich ein vordefinierter Freigabeprozess des Systems: Sämtliche Bereichsleiter können das Dokument ändern, aber nur nach der Freigabe des jeweiligen Prozessverantwortlichen ist es von allen einsehbar. Sichergestellt ist auch, dass niemand aus Versehen auf veraltete Fassungen zugreift. Das System verfügt zudem über eine Kenntnisnahmefunktion. Im Falle einer Änderung bekommen alle Beteiligten eine E-Mail und bestätigen ihre Kenntnisnahme im System. «Auf diese Weise ist ein stetiger elektronischer Nachweis möglich, wer wann welche Information erhalten hat», fasst Patrik Börlin zusammen. «Dadurch sind keine zusätzlichen Papiernachweise im Personalbereich notwendig. Auch hier sparen wir wieder Papier und Arbeitszeit.» Das Modul Ereignismanagement ist für die Assa Abloy (Schweiz) AG ebenfalls von Vorteil: So haben beispielsweise auch Lieferanten Zugriff auf das Modul und die Fehlermeldungen, die sie betreffen. Jeder Zulieferer kann nur seine eigenen Fehlermeldungen sehen und dokumentiert seine Untersuchung und die daraus resultierenden Massnahmen direkt im System.

Fazit: Mit Arbeitsqualität und Prozessbeschleunigung zum Erfolg

Die Assa Abloy (Schweiz) AG hat digitale Massstäbe gesetzt und ein integriertes Managementsystem eingeführt. Auf diese Weise gelingt das Prozessmanagement inzwischen auf hohem Niveau. Seit der Integration der neuen Lösung spart das Unternehmen sowohl Arbeitszeit als auch Papier. Und die positive Entwicklung geht weiter, weiss Patrik Börlin: «Wir streben an, unsere Montageplätze mit Terminals auszustatten. Fertigungsaufträge sollen dann direkt an diesen Terminals erfasst werden. Auch Prüfanweisungen oder Fehlermeldungen können künftig aus der Anwendung heraus direkt am Arbeitsplatz geöffnet werden.» Auch hier wird wieder deutlich: Bei der Assa Abloy (Schweiz) AG sind Arbeitsqualität und Prozessbeschleunigung massgebliche Erfolgsfaktoren, von denen die Kunden weltweit profitieren. Aktuell arbeitet das Unternehmen daran, den Schweizer Standort Tagelswangen in das bestehende System einzubinden.