Integrierte Managementsysteme (IMS) aus der Cloud ersetzen Insellösungen
Managementsysteme sind ein wichtiges Hilfsmittel für Unternehmen sowie deren Akteure, um die gesetzten Ziele unter Berücksichtigung aller Rahmenbedingungen zu erreichen. Ein Managementsystem darf heute jedoch nicht mehr als isolierte Insellösung aufgebaut werden, sondern muss durch den Einsatz modernster Techno- logien in ein integriertes Managementsystem überführt werden, welches eine mög- lichst direkte Kommunikation und effiziente Arbeitsweise zulässt.
Das konforme Management von Anforderungen stellt sicher, dass festgelegt ist, wer, was, wann, wie, wo und womit tun soll, damit die gesetzten Ziele erreicht werden. Zusätzlich muss sich die handelnde Person bewusst sein, worauf sie bei den verschiedenen Tätigkeiten achten muss. Seien dies bestehende Rahmen-bedingungen, bindende Verpflichtungen (Gesetze, Normen, Marktregeln) oder produkt- und kundenspezifische Anforderungen.
Integration der Anforderungen in die täglichen Abläufe
Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung rücken Mensch und Maschine durch verschiedene Systemapplikationen und durch geeignete Schnittstellen immer näher zusammen. Um das Potenzial vorhandener Synergien in einer Organisation auszuschöpfen, werden die in der Vergangenheit als «Insellösungen» auf-gebauten Spezialsysteme für Qualitätsmanagement, Risikomanagement und Umweltmanagement zunehmend durch ein integriertes Managementsystem (IMS) abgelöst. Der Grund liegt darin, dass Insellösungen das unerwünschte «Silo-Denken» im Unternehmen fördern, solche Lösungen dadurch oft zu wenig transparent sind und in der stets enger vernetzten Arbeitswelt durch zusätzliche Medien- und Systembrüche vielfach zu kurz greifen. Dies hat unter anderem auch unnötige Redundanzen zu Folge. Zudem sind Insellösungen teilweile nicht in den täglichen Arbeitsalltag der Akteure integriert und wer-den dadurch auch nicht gelebt.
Ein IMS lenkt und vereint strategische mit operativen Ansätzen
Das integrierte Managementsystem unter-stützt die tägliche Umsetzung von gesetzten Zielen einer Organisation, weil es im Idealfall den obersten Regelkreis nach Plan – Do – Check – Act darstellt. Der Regelkreis kann beliebig tief bis auf die Ebene einzelner Prozess-schritte modelliert und automatisiert werden und Messungen von Kenngrössen können umgekehrt von den einzelnen Prozessschritten bis zur strategischen Ebene konsolidiert oder aggregiert werden.
IMS als fester Bestandteil im Daily Business
Für die Akteure einer Organisation sind in einem IMS jederzeit, auf allen hierarchischen Ebenen, die relevanten und erforderlichen Informationen am digitalen Arbeitsplatz verfügbar. Auf der strategischen Ebene sind die Informationen so zusammengefasst, dass die Gesamtlage übersichtlich dargestellt wird.
«Office 365 bietet mit Standardmitteln sämtliche Voraussetzungen, um ein IMS umzusetzen.»
Auf Ebene der Managementaspekte (Qualität, Sicherheit, Umweltschutz, Ressourcenverbrauch, Leistungen etc.) sind Compliance, Abweichungen und Stand der laufenden Massnahmen ersichtlich. Auf der Ebene der operativen Umsetzung sind die Abläufe einfach und bedienerfreundlich dargestellt, um den direkten Zugang zu den benötigten Hilfsmitteln und Informationen (z.B. Anleitungen, Vorgaben, Prozessdokumentationen, gesetzliche Grundlagen, Dokumentenablage etc.) sicherzustellen.
Kollaborationsplattformen und Cloud Computing
Da sich die digitale Vernetzung zwischen den Akteuren, Maschinen und Informationsquellen zunehmend über weite Distanzen er-streckt, werden der Zugriff und die Zusammenarbeit für alle Beteiligten durch Kollaborationsplattformen und das Cloud Computing vereinfacht. Beide Möglichkeiten werden als Plattformen für das integrierte Managementsystem genutzt, um ortsunabhängig Daten und Informationen auszutauschen.
Beispiel Office 365: Das IMS mit Cloud-Standardmitteln realisieren
Cloud-Umgebungen wie beispielsweise Office 365 bieten mit Standardmitteln sämtliche Voraussetzungen, um ein IMS umzusetzen. Für die Unternehmen fallen neben der Lizenzierung von Office 365 – welches heute bei vielen Unternehmen bereits im Arbeitsalltag eingesetzt wird – keine weiteren Lizenzen für das IMS an. Zudem ist das IMS basierend auf den Cloud-Standardmitteln voll und ganz in den Arbeitsalltag der Mit arbeitenden integriert. Es wird somit also auch effektiv gelebt.
Die einzelnen Dienste im Rahmen von Office 365 lassen sich in einem Unternehmensportal so orchestrieren, dass die Stärken der einzelnen Tools in einer Plattform vereint zum Tragen kommen.
Die Stärken der einzelnen Standardmittel kombinieren
SharePoint Online bildet die Basis des Portals und stellt den Mitarbeitenden ein Intranet mit zahlreichen Funktionalitäten zur Verfügung. Jedem Bereich oder jeder Abteilung (Geschäftsleitung, HR, Unternehmensentwicklung, Marketing, Finanzwesen, Produktion etc.) können einzelne Arbeitsräume zur Verfügung gestellt werden. So kann jedes Team seinen Arbeitsbereich individuell und bedürfnisgerecht ausgestalten. Nicht nur die Prozesse und Vorgabedokumente sind direkt in den jeweiligen Arbeitsumgebungen integriert, sondern auch sämtliche Nachweisdokumente. Die Prozessvisualisierung erfolgt über Microsoft Visio oder ein anderes Modellierungs-Tool.
Im Bereich der internen Kommunikation kommt das Social Enterprise Network Yammer ins Spiel. Ob unternehmensweite News oder Ankündigungen in Fachgruppen, die standortunabhängige Kommunikation ist jederzeit sichergestellt. Dadurch wird eine transparente Kommunikationskultur geschaffen. Zudem führt dies zu einem informierten, eingespielten und vorausdenkenden Team – von der Managementebene bis zu den einzelnen Mitarbeitenden in den unter-schiedlichen Unternehmensbereichen.
Die Projektarbeit im internen Team oder mit externen Partnern wird über Microsoft-Teams abgewickelt. Den Projektteams stehen digitale Projekträume zur Ver-fügung. Vielseitige Funktionen wie Chat, Telefonie, Videokonferenzen oder die Datenablage ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit.
Mit Microsoft Forms ist ein Hilfsmittel integriert, welches Umfragen aller Art ermöglicht. Ob Projekt-Feedbacks, Kunden- oder Mitarbeiterumfragen oder auch Partnerbewertungen, Rückmeldungen können rasch eingeholt werden. Das Ausfüllen des Fragebogens ist dabei in jedem Webbrowser und auch von Mobilgeräten aus möglich. Die Rückmeldungen werden in einem zentralen Cockpit zusammengeführt und ausgewertet. Wem die angebotenen Auswertungs- und Analysefunktionen noch nicht reichen, der kann die Ergebnisse auch nach Excel exportieren und dort weitere Auswertungen machen oder diese in Power BI Dashboards nutzen.
Bewertungen, Rückmeldungen können rasch eingeholt werden. Das Ausfüllen des Fragebogens ist dabei in jedem Webbrowser und auch von Mobilgeräten aus möglich. Die Rückmeldungen werden in einem zentralen Cockpit zusammengeführt und ausgewertet. Wem die angebotenen Auswertungs- und Analysefunktionen noch nicht reichen, der kann die Ergebnisse auch nach Excel exportieren und dort weitere Auswertungen machen oder diese in Power BI Dashboards nutzen.
