In Rekordzeit zur Zertifizierung
Immer mehr der gemeinnützigen Studentenwerke in Deutschland, die den Studierenden eine umfangreiche Unterstützung in allen Lebensbereichen bieten, setzen auf softwarebasierte Managementsysteme als System der Qualitätssicherung. Mithilfe von ConSense IMS Enterprise der Aachener ConSense GmbH gelangte das Studentenwerk Osnabrück in nur acht Monaten zu seiner Zertifizierung, die die qualitätsorientierte Unternehmensführung belegt.
Über 650000 junge Menschen haben im Semester 2010/2011 ein Studium in Deutschland aufgenommen. Eine qualifizierte Rundumunterstützung in ihrem neuen Lebensabschnitt erhalten die Studierenden von den Studentenwerken: Durch wirtschaftliche, soziale, gesundheitliche und kulturelle Förderung leisten diese einen wesentlichen Beitrag zur Verwirklichung von Chancengleichheit, sind eng miteinander vernetzt und tragen im Zusammenwirken mit Hochschulen und Städten zur Verbesserung der Rahmenbedingungen eines Studiums bei. Etwa 58 dieser gemeinnützigen Einrichtungen gibt es an den verschiedenen Hochschulstandorten in Deutschland. Moderne Studentenwerke verstehen sich als Unternehmen, die erstklassige Leistungen bieten wollen und dabei Wert auf messbare Qualität legen. In einem Pilotprojekt strebten zehn Studentenwerke eine Zertifizierung nach ISO 9001:2008 an, um sich bestätigen zu lassen, dass ihre interne Prozesslandschaft stimmt und sie Hochschulen und Studierenden dauerhaft gleichbleibend hochwertige Leistungen bieten können. Die teilnehmenden Studentenwerke wählten unterschiedliche Qualitätsmanagement-Lösungen und gingen verschiedene Wege bei der Einführung.
In nur acht Monaten zur ISO-Zertifizierung
Zu den Teilnehmern dieses Projektes zählt das Studentenwerk Osnabrück, zuständig für die Standorte Osnabrück, Lingen und Vechta, das die beachtliche Leistung erbrachte, in nur acht Monaten von der Kickoff-Veranstaltung bis zur Zertifizierung zu gelangen. Mit mehr als 240 Mitarbeitern ist es in vielfältigen Geschäftsfeldern tätig – von der Verpflegung durch Hochschulgastronomie wie Mensen und Cafeterien, die etwa 10000 Essen täglich ausgeben, über die Vermietung von Wohnheimplätzen und privaten Zimmern, Beratung und Unterstützung zu Fragen der Studienfinanzierung, psychosozialen Beratungsstellen bis hin zu einer auf das Studium abgestimmten Kinderbetreuung in der eigenen Kindertagesstätte. Mit dem Zertifikat «berufundfamilie» wurde das Studentenwerk bereits in 2010 als familienfreundlicher Arbeitgeber ausgezeichnet.
Die Suche nach der richtigen Software
Stefan Kobilke, Personalleiter des Studentenwerkes Osnabrück, arbeitete als Qualitätsmanagementbeauftragter zusammen mit einem Kernteam aus Geschäftsführung und Abteilungsleitungen an diesem Projekt. Er erinnert sich an die Anfänge: «Hinter der Einführung stand ein klar definiertes Ziel: die Zertifizierung nach ISO 9001:2008. Dafür waren wir auf der Suche nach einer Software, mit der man einfach Prozesse modellieren kann und die die ‹kleinen Zeitfresser› im Arbeitsalltag kompensiert. Durch eine Empfehlung stiessen wir auf die Aachener ConSense GmbH und haben uns schliesslich für die Software ConSense IMS Enterprise, eine erweiterte Version für Unternehmen mit mehreren Standorten, entschieden.»
Der Startschuss für das neue Qualitätsmanagementsystem fiel im April 2010. In der Einführungsphase von ConSense IMS führte das Studentenwerk Workshops für die beteiligten Mitarbeiter durch, in denen die im Unternehmen ablaufenden Prozesse zur Abbildung im neuen System erarbeitet wurden. «Diese Vorgehensweise hat sich bei uns besonders bewährt», erläutert Stefan Kobilke. «Die meisten unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Praktiker, die zwar ganz genau über ihre Arbeitsabläufe Auskunft geben können, aber keinen Bezug zu theoretischen Prozessskizzen haben. Wir haben in den Workshops gemeinsam die Beschreibung der Arbeitsabläufe entwickelt und diese mithilfe von ConSense IMS ‹just in time› modelliert.»
«Massnahmenmanagement» vereinfacht Pflichtschulungen
Neben einer normkonformen Darstellung aller Unternehmensabläufe, die eine Voraussetzung für die Zertifizierung darstellt, haben sich durch die Einführung von ConSense IMS für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Studentenwerkes viele Veränderungen ergeben, die ihnen Erleichterung in der alltäglichen Arbeit bieten. So wurden beispielsweise sämtliche Küchen des Studentenwerkes mit Terminals und Farbdruckern aufgerüstet. Über ConSense IMS erhalten nun beispielsweise die Einrichtungsleitungen ihre Reinigungspläne und führen Hygieneschulungen für das Personal durch.
Bei der Organisation der Pflichtschulungen, die im gastronomischen Bereich in regelmässigen Abständen vorgeschrieben sind, unterstützt das ConSense-Modul «Massnahmenmanagement» reibungslose Abläufe: Es verwaltet die Serientermine und ist mit der zentralen Schulungsdatenbank verknüpft, die alle Massnahmenvorlagen bündelt und einen schnellen Zugriff auf die passenden Schulungsunterlagen sicherstellt. Die Einrichtungsleitungen erhalten automatisch detaillierte Informationen über anstehende Schulungen, verlinkt mit dem passenden Schulungsmaterial und versehen mit einer aktuellen Teilnehmerliste. Das System meldet der Verwaltung den Abschluss jeder Schulungsmassnahme und belegt die Erfüllung aller Auflagen gleichzeitig für die anstehenden Audits. Alle Beschäftigten des Studentenwerkes haben über die neuen Terminals Zugang zu ConSense IMS. Eine Informationspflicht besteht nur für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Bildschirmarbeitsplätzen. Dass dennoch viele weitere Beschäftigte das System nutzen, erfährt Stefan Kobilke über Rückmeldungen mit Verbesserungsvorschlägen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Die Arbeit der Geschäftsführung des Studentenwerkes wird durch das Kennzahlenmodul unterstützt, das unternehmensrelevante Kennzahlen in einfacher Form abbildet.
Stolz auf schnelle ISO-Zertifizierung
Am 23. Dezember 2010 war es schliesslich so weit: Das Studentenwerk Osnabrück erhielt seine Zertifizierung nach ISO 9001:2008. Stefan Kobilke freut sich immer noch über die schnelle Einführung: «Die Zertifizierung in Rekordzeit hat nur funktioniert, weil viele Qualitätsstandards im Unternehmen längst gelebt wurden. Diese mussten daher ‹nur› normkonform in einem dafür geeigneten System abgebildet werden.» Ein weiterer Vorteil bestand darin, dass das Studentenwerk die Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems von Beginn an mit der neuen Softwarelösung aufbauen konnte. Der Personalleiter ist sich sicher, dass die Zertifizierung in Rekordzeit unter anderem durch die für individuelle Anforderungen besonders gut geeignete Software ConSense IMS gelingen konnte. Darüber hinaus ermöglichten ganz besonders die vielen motivierten Mitarbeiter, die alle an einem Strang zogen, eine rasche Umsetzung. Und so ist Stefan Kobilke mit dem ersten Zwischenaudit, das nur zwei kleine Verbesserungsempfehlungen enthielt, mehr als zufrieden.
Die Studierenden aus Osnabrück, Lingen und Vechta werden die Anstrengungen ihres Studentenwerkes zu schätzen wissen: Damit können sie sich auch in Zukunft auf die Qualität aller Leistungen von Verpflegung bis Kinderbetreuung verlassen.
