Hochleistung aus Tradition

«Der Auditor war sichtlich beeindruckt, wie strukturiert wir die gestiegenen Anforde-rungen der Normen abbilden können», be-richtet Michael Viete von den erfolgreichen Re-Zertifizierungen nach den DIN-ISO-Nor-men 9001 und 14001. Der Qualitätsmanage-ment-Beauftragte der Türmerleim GmbH ist zuständig für das Qualitätsmanagement und die Pflege des integrierten Manage-mentsystems. Der ausgebildete Chemiela-borant hat eine hohe EDV-Affinität: «Mein ursprünglicher Plan war, gemeinsam mit unserem IT-Leiter das bisherige Manage-

«Die Akzeptanz ist gross, die Kollegen loben vor allem die Suchfunktion.»

ment-Handbuch durch eine selbstentwi-ckelte EDV-Plattform zu ersetzen.» Das war notwendig, um auf die Revisionen der ISO 9001 und ISO 14001 aus dem Jahr 2015 zu reagieren und die bestehenden Zertifizie-rungen erfolgreich fortzuführen.

Noch bevor er sein Vorhaben in die Tat umzusetzen beginnt, hört Viete von der Software orgavision und bestellt den kos-tenfreien Testzugang. «Wir haben sämtliche

Dokumente und Formblätter unseres Ein-kaufs – wie Prozessbeschreibungen, Verfah-rens- und Arbeitsanweisungen – in die Test-version implementiert, um zu prüfen, wie praxistauglich das System für uns ist», so der QM-Beauftragte. Nach der vierwöchigen Probephase ist nicht nur er, sondern auch sein Kollege aus der IT und die Geschäfts-führung überzeugt: Orgavision ist genau das, was wir gerade brauchen. «Normanfor-derungen, die für uns in der Programmie-rung eines eigenen Systems sehr komplex gewesen wären, lassen sich mit orgavision ganz einfach umsetzen», sagt Viete – und gibt ein Beispiel:

Mit moderner Software Norm-Anforderungen einfach umsetzen
Geplant hatte der Qualitätsbeauftragte, alle Dokumente, die das Qualitäts- und Umwelt-management beschreiben, als PDF-Dateien innerhalb eines Systems zu strukturieren. Und zwar so, dass alle Arbeits- und Prüfpro-zesse inklusive etwaiger durchgeführter Än-derungen in Audits dargestellt werden können. Das Unternehmen wollte so auch die Forderung der ISO 9001 und ISO 14001 nach Dokumentenlenkung anwenderfreundlich umsetzen. Laut diesen Normen muss etwa die Historie eines Dokuments mit Versions-verlauf inklusive Prüfung und Freigabe nach-vollziehbar sein. Die Herausforderung dabei: Ändern sich Prozesse oder Verfahren, ist meist nicht nur ein Dokument zu ändern. Zu überarbeiten sind alle damit verbundenen Verfahrens- und Arbeitsanweisungen­ sowie Formblätter. Dies normgerecht zu dokumen-tieren, wäre ohne die passende IT-Unterstüt-zung ein aufwendiger Prozess.

«Mit orgavision war diese Herausforde-rung gelöst», erläutert Viete. Die Freigabe und Prüfung erfolgt über einen Workflow: Prozess-Zuständige erhalten eine E-Mail und werden – wenn notwendig – an ihre Aufgaben erinnert. Einmal aktualisiert, übernimmt orgavision die neuen Daten in alle verknüpften Dateien und dokumentiert, wer wann etwas geändert hat. Ein weiterer Vorteil: In dem 130-Mitarbeiter-Betrieb gibt es einige vertrauliche Schriftstü-cke, die nicht allen zugänglich sein dürfen. «In

«Ändern sich Prozesse oder Verfahren, ist meist nicht nur ein Dokument zu ändern.»

orgavision konnten wir unser eigenes Rollen-und Rechtesystem abbilden», so der QM-Ver-antwortliche. Nun ist genau festgelegt, wer et-was lesen oder ändern darf, und wer nicht.

Hohe Akzeptanz bei Anwendern
Jeder Türmerleim-Mitarbeiter an einem PC-Arbeitsplatz hat Zugriff auf orgavision. «Die Akzeptanz ist gross, die Kollegen loben vor allem die Suchfunktion», berichtet Viete. Ähnlich wie Google arbeitet das System mit Schlagwortsuche und Autovervollständi-gung. Mussten Suchende früher noch auf Laufwerken in unterschiedlichen Ordner-strukturen zeitaufwendig nach einem Do-kument forschen, können sie dieses heute sekundenschnell finden. Auch die Kom-mentarfunktion findet immer mehr An-klang: Hat etwa der Laborassistent eine Idee, wie sich eine Prüfmethode optimieren lies­ se, kann er die im System hinterlegte Be-schreibung entsprechend kommentieren. Den Kommentar erhalten dann per E-Mail die hinterlegten Verantwortlichen, etwa der jeweilige Prozesseigner und der Qualitäts-management-Beauftragte.

Auf diese Art fällt es Mitarbeitern leicht, Verbesserungsvorschläge abzugeben. Immer mehr Türmerleim-Kollegen nutzen die Funk-tion und schätzen daran, dass sie die Priorität ihres Kommentars individuell bestimmen können. Daneben kann jeder nachverfolgen, was aus seinem Vorschlag wird, denn die Pro-zessverantwortlichen sammeln und doku-mentieren in orgavision alle Ergebnisse. Von der ersten Idee bis hin zur Dokumentation und dem Verfolgen konkreter Massnahmen.

In Audits glänzen
Inzwischen ist Türmerleim nach ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015 für Qualitäts- und Um-weltmanagement zertifiziert. Stolz ist der Qualitätsmanager auf das erste, mit orgavision durchgeführte Audit: So hat etwa die intelli-gente Volltextsuche den Prozess der Zertifizie-rung wesentlich unterstützt, weil etwa nach Eingabe einer Prüfmethode sofort alle zum Prozess gehörenden Dokumente erscheinen. «Mit orgavision sehe ich auch zukünftigen Au-dits gelassen entgegen», freut sich Viete.