Grenzenlos gut

Wir müssen beweisen, dass wir tatsächlich leisten, was wir verspre-chen.» Marino Borer, Leiter Qualitätsmanagement bei der Fracht AG in Basel, bringt auf den Punkt, was derzeit viele Schweizer KMU heraus-fordert: Man arbeitet hart und erfolgreich, um beste Qualität zu errei-chen. Aber bei der Nachweisbarkeit hapert es hie und da.

Gleichzeitig gewinnt die Dokumentati-onspflicht laufend an Bedeutung. Normen wer-den strenger, behördliche Regulatorien werden ausgebaut. Kunden klopfen an und verlangen lückenlose Audits.

Gedruckte Qualitätshandbücher? Ein Kind der Neunziger. Der Upload eben dieser Bücher ins Intranet? Vor 15 Jahren vielleicht noch adäquat. Aber heute reicht es nicht mehr, Regeln aufzustellen. Ihre Einhaltung muss kontrolliert und ausgewertet werden. Auf dem Weg zu diesem Ziel leistet eine erstklassige Qualitätsmanagementsoftware hervorragende Dienste.

Viele Partner, viele Fehlerquellen
Marino Borer beschreibt die Herausforderung, vor der sein Unterneh-men stand: «Die Fracht AG erbringt Dienstleistungen im Transport-und Logistikbereich ohne eigenes Equipment. Das heisst: Wir arbeiten mit vielen Lieferanten in der ganzen Welt und organisieren Lieferun-gen – egal wohin, egal wie gross. Flexibilität ist dabei enorm wichtig. Und auf dem Weg zum Ziel sind zahlreiche Schnittstellen zu managen.

Um diese Abläufe auswertbar unter Kontrolle zu bringen, ent-schieden wir uns 2014 für die Einführung des elektronischen Quali-tätsmanagements. Ziel war der lückenlose Nachweis unserer Leistun-gen gegenüber unseren Kunden, die – insbesondere jene aus der Phar-ma-Branche und dem Projektbereich – nachdrücklich Audits verlang-ten. Wir hatten aber bis dahin keine adäquate Dokumentenlenkung, geschweige denn solide Auswertungsmöglichkeiten.»

Richtiger Entscheid
Marino Borer recherchierte verschiedene Angebote und entschied sich für IQSoft, die Nummer eins der Schweizer Qualitätsmanage-mentprogramme: «Ich habe auch andere Angebote angeschaut, aber die waren mir zu voluminös. Ausserdem sind wir ein Schweizer Fami-lienunternehmen und wollten eine Schweizer Lösung. So fiel unsere Wahl auf das Werkzeug der Zofinger IQS AG.»

Jedes elektronische Qualitätsmanagement will folgerichtig ein-geführt werden. Marino Borer gibt freimütig zu: «Das haben wir zu Beginn falsch gemacht und einige Zeit verloren. Ein externer Berater empfahl uns, einfach den Ist-Zustand abzubilden und zu verbessern. Es funktioniert aber nicht, nur bestehende Dokumente in die IQSoft-

Form zu pressen.» Hans-Peter Kost, Verwal-tungsratspräsident der IQS AG, sieht das nicht selten: «Elektronische Assistenten entfalten nur dann ihre Wirkung, wenn man zuerst die Pro-zessstruktur in der eigenen Firma definiert und überlegt, welche Daten und allenfalls sogar welche Prozessschritte man später wie auswerten will.»

Erfolgreicher Neustart
Marino Borer: «Wir mussten Überblick gewinnen und eine Prozess-landkarte definieren.» Er und sein Team starteten neu, unterstützt von einem Fachmann der IQS AG. Dann ging plötzlich alles recht schnell. In acht Monaten realisierte die Fracht AG nicht nur die Ein-führung der neuen Dokumentenlenkung inkl. dem Business Process Modeling (BPM), sondern aktivierte auch gleich das Vertragsmanage-ment, das Optimierungs- und Verbesserungsmanagement (KVP) und das Auditmanagement.

Das Resultat? Lässt sich sehen.
Der Qualitätsmanagement-Leiter berichtet zufrieden: «Wir wurden 2016 zehn Mal auditiert. Neun der Auditoren kamen aus der Pharma-branche, weil wir für diese Kunden besonders heikle Transporte orga-nisieren. Wir haben bei jedem Audit gut oder sehr gut abgeschlossen.» Es sei auch schon mehrfach vorgekommen, so Borer, dass ihn Quali-tätsleiter der auditierenden Firmen gefragt hätten, was für ein Pro-gramm da laufe: «Die sind manchmal etwas neidisch. Sie hätten auch gerne eine derart gute Lösung.» Auch die Geschäftsleitung der Fracht AG ist mit dem Erreichten glücklich und benutzt den Qualitätsmana-ger IQSoft mittlerweile nicht ungern auch als Argument bei der Akqui-sition.

Lieferanten, Verträge, Meldewesen
Die Fracht AG arbeitet weltweit mit einer Vielzahl von Lieferanten. Jeder dieser Dienstleister verpflichtet sich in mehrteiligen und um-fangreichen Verträgen zu erstklassigen Leistungen. Mal geht es um die Einhaltung des deutschen Mindestlohngesetzes, mal um das ex-plizite Verbot der Kinderarbeit bei den Partnern der Fracht AG. Und in jedem Fall stehen schadensfreie, termin- und ortsgerechte Liefe-rungen ganz oben im Pflichtenheft. Marino Borer: «Die Unterneh-men, die uns auditieren, schauen, ob wir unsere Lieferanten im Griff haben.»

«IQSoft ermöglicht mir via Volltextsuche detaillierte Auswer-tungen zu jedem Thema. Ich kann einen Lieferanten ansprechen und sagen: Dies ist dann dort passiert. Das musst Du verbessern. Es geht dabei oft auch um Haftpflichtfragen bei Schadensmeldungen unserer Kunden. Selbst eine nur kleine Verspätung kann richtig ins Geld ge-hen. Es muss klar nachweisbar sein, wo in der vielleicht langen Trans-portkette der Fehler passierte.»

Faktor Mensch
Was Marino Borer derzeit beschäftigt: IQSoft läuft einwandfrei. Doch mit der Erfassung der Meldungen ist der gelernte Spediteur und heu-tige Qualitätsfachmann noch nicht zufrieden. Er möchte Meldungen detaillierter erfassen: «Die Zusammenführung der Meldungen ver-schiedener Lieferantenquellen für die spätere Auswertung finde ich noch nicht optimal. Das muss besser werden.» Dieser Initialaufwand ist nicht bei allen Mitarbeitenden beliebt, aber: «Sobald jemand sieht, was ihm das System bringt, nutzt er es auch. Das braucht da und dort etwas Überzeugungsarbeit, nicht nur beim sorgfältigen Erfassen fremder Fehler, sondern auch beim Melden eigener Missgeschicke.» Hans-Peter Kost kennt dieses Argument. Er meint: «Fast niemand macht absichtlich Fehler. Sie möchten als Unternehmen schlicht die Wiederholung vermeiden. Das muss man klar vermitteln.»

Elektronisches Qualitätsmanagement: für und nicht gegen den Menschen
Lebendige, laufende Verbesserung mit elektronischer Unterstützung: ein Prozess, der Zeit braucht, um in Schwung zu kommen, dann aber dank zunehmender Automatisierung massive Zeitgewinne bringt. Kosten sinken. Abläufe werden vereinfacht. Der Arbeitsalltag aller An-wender wird angenehmer. Und das ist – nicht nur bei der global akti- ven Basler Fracht AG – grenzenlos gut.