Fallbeispiel Hauert HBG Dünger AG: Innert Kürze das ISO 9001-Managementsystem modernisiert

Der schweizweit bekannte Hersteller von Düngemitteln wurde im Jahr 1663 am Standort des heutigen Hauptsitzes im schweizerischen Grossaffoltern BE gegründet. Seit der Übernahme des Erlanger Düngerproduzenten Günther Cornufera im Jahr 2007 ist Hauert auch in Deutschland mit Qualitätsdüngern präsent. International setzten sie bei den organischen und den organisch-mineralischen Düngern die Qualitätsstandards. Hauert beschäftigt 180 Mitarbeitende an vier verschiedenen Standorten.

Hauert: Innovation für das Düngen

Dank gezielter Forschung in Pflanzenernährung und Entwicklung in der Düngemittelherstellung konnte Hauert immer wieder mit bahnbrechenden Innovationen aufwarten. Den letzten Durchbruch erzielte das Unternehmen mit der Entwicklung des Sphero-Verfahrens: Den Verfahrenstechnikern ist es gelungen, ein Granulierverfahren zu entwickeln, mit dem sich organische Stoffe in Granulate bester Qualität einbinden lassen. Der Gärtner profitiert von staubfreier Verarbeitung, die Pflanze von gezielter Versorgung mit einem ausgewogenen Nährstoff-Mix. Schon seit den 30er-Jahren setzt Hauert auf biologische Dünger – inzwischen trägt eine ganze Reihe seiner Produkte das Schweizer Bio-Label, und mit Biorga steht dem biologischen Landbau eine eigene Produktelinie zur Verfügung. Für das Unternehmen ist Ökologisches Düngen ein Ziel, das bei allen künftigen Entwicklungsschritten im Auge behalten wird. Ökologisches Düngen ist das Ziel, und dieses Ziel wird Hauert auch bei künftigen Schritten im Auge behalten.

Hunderte Word- und Excel-Listen

Seit Jahren verfügt die Firma Hauert über ein bestehendes Qualitätsmanagement ISO 9001. Dieses wurde bisher mit dem Tool Viflow/Windream und zahllosen Word- und Excel-Dokumenten verwaltet. Die zentrale Verantwortung oblag dem Qualitätsverantwortlichen und war mit einem grossen Zeitaufwand verbunden, da Informationen in verschiedensten Systemen und Dokumenten nachgeführt werden mussten. Zusätzlich ist Hauert verpflichtet, ein internes Kontrollsystem IKS zu führen. Da der nächste IKS-Audit anstand, wurde nach einer neuen, integrierten Lösung für Qualitätsmanagement und IKS gesucht. Dabei stiess Hauert auf die QM-Software ELIZA. Diese cloud-basierte Lösung verbindet Prozesse, Organisation, Wissen und Controlling (IKS) in einer übersichtlichen Oberfläche. Dies klang überzeugend, und es wurde Kontakt mit der Eliza AG aufgenommen. Danach wurde eine Testinstallation erstellt, mit der die Projektleiterin und der CEO das bestehende IKS sowie die wichtigsten Prozesse selbstständig abbildeten.

Die optimale Lösung

Die Lösung begeisterte von Beginn weg mit der Einfachheit in der Bedienung sowie der Verknüpfung aller Informationen zu Risiken, Prozessen, Massnahmen, Organisationseinheiten und Mitarbeitenden. Nach einer kurzen Testphase entschied sich die Firma Hauert, die neue QM-Software schrittweise einzuführen und so die bestehende, unhandliche Toollandschaft abzulösen. Wichtige Kriterien für den Entscheid waren:

• Moderne Lösung aus der Cloud
• Einfach in der Bedienung
• Kombination von IKS, Qualitäts- und Prozessmanagement in einer Lösung
• Dezentrale Pflege durch unterschiedliche Mitarbeitende mit unterschiedlichen Berechtigungen möglich
• Lokaler Anbieter (kurze Wege, rasche Reaktionszeiten)
• Integration in bestehende IT-Umgebung (Anbindung an Microsoft Dynamics Navision, Anmeldung mit Active Directory, Verknüpfung der Ablage mit Sharepoint)

Schrittweise Einführung bei Hauert

In einem ersten Schritt wurde nun die Prozesslandkarte erstellt und die ISO-Ablage in ELIZA überführt. Mit dem Aufbau der Prozesslandkarte wurden alle wichtigen Prozesse neu als BPMN-Flussdiagramm erfasst. Gleichzeitig wurden die Zuständigkeiten für die Prozesse zugewiesen. Das IKS und das Risikomanagement wurden in einem zweiten Schritt umgesetzt. Daneben wurde die Anbindung an Microsoft Dynamics Navision aktiviert, um fortan alle Mitarbeiterdaten automatisch aus dem ERP-System in der neuen Software zu synchronisieren. In der dritten Phase schliesslich wurden alle wichtigen Verträge in der ELIZA-Vertragsverwaltung erfasst. Auch die kontinuierliche Verbesserung und die Verwaltung von Kundenreklamationen wurden von verschiedenen Excel-Listen in das ELIZA-Modul «Q-Meldungen» migriert. Mit der schrittweisen Einführung konnten zahlreiche Word-und Excel-Dokumente abgeschafft werden. Das Unternehmen Hauert verfügt jetzt über ein modernes, einfach zu pflegendes Qualitätsmanagementsystem, welches in der täglichen Arbeit viel Freude bereitet und bei den Mitarbeitenden auf grosse Akzeptanz stösst. «ELIZA hat uns von Beginn weg begeistert. Die einfache Bedienung sowie die intelligenten Verknüpfungen zwischen den Informationen sparen uns wertvolle Zeit in der Pflege der Daten», sagt Nicole Kramer, Projektleiterin bei Hauert.

Import bestehender Daten

Für Hauert war es wichtig, möglichst viele bestehende Daten in die neue Software zu importieren. So konnten alle Mitarbeiterdaten aus Dynamics Navision automatisch migriert werden. Auch die bestehenden Q-Meldungen konnten aus einem Excel direkt auf ELIZA übertragen werden. Durch die vielfältigen Schnittstellen dieser Software können in Zukunft weitere Datenbestände importiert oder synchronisiert werden.
Folgende ELIZA-Module sind bei Hauert derzeit im Einsatz:

• Organisation & HR
• Prozesse und Kennzahlen
• IKS mit Risiko-, Chancen- und Zielemanagement
• Vertragsmanagement
• Q-Meldungen (Kundenreklamationen und Verbesserungsvorschläge)

Als Nächstes wird ELIZA in die neue IT-Umgebung eingebettet. Dabei wird das Single Sign-On mit Office365 umgesetzt. Zudem steht eine Lösung nun bereit für die ISO-Zertifizierung der Tochtergesellschaften, welche mit minimalem Aufwand eingebunden werden können. CEO Philipp Hauert äussert sich sehr zufrieden über die neue Lösung. «Mit ELIZA haben wir endlich ein Tool gefunden, welches mit den agilen Veränderungen innerhalb unserer Firma Schritt halten kann. Es zeigt mir fortlaufend ein aktuelles Bild der Prozesslandschaft sowie der zuständigen Personen.»

Erfolgreicher Überwachungsaudit ISO 9001 und IKS

Die erste Bewährungsprobe von ELIZA stand mit dem ISO-Überwachungsaudit ins Haus. Dieser fand im Dezember 2020 statt und konnte erfolgreich absolviert werden. Der IKS-Audit folgte kurz darauf. Früher musste der IKS-Report in mühsamer Handarbeit erstellt werden. Durch die vielfältigen Exportmöglichkeiten von ELIZA kann dieser nun neu als Word-Dokument automatisch erstellt und der Revisionsstelle zur Verfügung gestellt werden. Die Excel-Exporte dienen nicht nur der Firma, sondern auch dem Revisor als Arbeitsinstrumente. Die so gewonnene Zeit kann für wertschöpfende Aufgaben eingesetzt werden.