EU-Whistleblower-Richtlinie dient auch der Compliance in Schweizer Unternehmen

Ein Bauunternehmen beschäftigt Schwarzarbeiter, um sich damit Abgaben an AHV und BVG zu sparen. Eine Bank betreibt im grossen Stil Geldwäscherei. Ein Maschinenbau-Unternehmen bezieht Rohmaterialien, welche in einem Drittwelt-Land unter fragwürdigen Arbeits- und Umweltbedingungen erzeugt werden. Und nochmals ein anderes Technologie-Unternehmen exportiert über undurchsichtige Kanäle Kraftwerksteile in einen Staat, der mit internationalen Wirtschaftsembargos belegt ist. Diese (fiktiven) Beispiele mögen extrem und wohl Ausnahmefälle sein – es gibt auch „harmlosere“ Beispiele wie das jenes Mitarbeiters, der heimlich pädosexuelle Inhalte aus dem Internet herunterlädt oder jenes eines Aussendienstlers, der Spesenabrechnungen zu seinen Gunsten „frisiert“. Wie dem auch sei: Bei allen diesen Beispielen handelt es sich um Verstösse gegen rechtliche, unternehmensinterne oder auch ethische Normen.

Whistleblower-Schutz in der Schweiz ungenügend

Mitarbeitende, die auf solche Unregelmässigkeiten stossen, stehen nun vor einem Dilemma: Sollen sie die Verstösse anzeigen? Oder hindert sie die Treuepflicht gegenüber dem Arbeitgeber, genau dies zu tun? Tatsache ist, dass Personen, welche auf Missstände in Unternehmen hinweisen, in der Schweiz rechtlich nur schwach geschützt sind. Eine Gesetzesvorlage zum „Schutz bei Meldung von Unregelmässigkeiten am Arbeitsplatz“ wurde durch das eidgenössische Parlament abgeschmettert. In Sachen Schutz für sog. Whistleblower, also Personen, die Hinweise auf Unregelmässigkeiten geben, rangiert die Schweiz inzwischen im weltweiten Vergleich weit hinten in der Rangliste. Fälle, mit denen Firmenmitarbeitende an die Öffentlichkeit gehen, enden häufig unschön: Die Angelegenheit entwickelt sich zum Skandal, und das betroffene Unternehmen hat alle Hände voll zu tun, um gegen den drohenden Imageschaden anzukämpfen. Verlierer in einem solchen Fall ist dann der Mitarbeitende, der die Sache ins Rollen gebracht hat: Er wird für den Schaden verantwortlich gemacht und fristlos entlassen…

Corporate Compliance macht Sinn

Für Banken und Effektenhändler ist in der Schweiz eine Compliance-Funktion schon lange gesetzlich vorgeschrieben. Doch auch in anderen Branchen erkennen immer mehr Unternehmen unabhängig von ihrer Grösse die Compliance als integralen Teil einer guten Unternehmensführung. Ein wirksames Compliance-Konzept umschreibt die für das betreffende Unternehmen zentralen Compliance-Themen und definiert die Compliance-Risiken. Es regelt auch die Berichterstattung an die Unternehmensführung und den Verwaltungsrat. Nicht zuletzt gehört auch eine konkrete Compliance-Organisation dazu. Um einheitliche Standards zu gewähren, wird innerhalb eines Compliance-Managements auch hierzulande ein professionelles und anonymes Hinweisgebersystem empfohlen. „Ziel eines solchen Hinweisgebersystems ist es, die Hinweisgebenden hinreichend zu schützen, um Risiken in Zusammenhang mit Compliance-Verstössen zuvorzukommen und sich als vorbildliche und transparente Arbeitgeberin im Sinne des Employer Branding zu positionieren“, erklärt Thomas Wittkopf, Geschäftsführer der TELAG AG. Dieses Unternehmen liefert bereits heute unter der Bezeichnung WhistleTAG ein ganzheitliches Hinweisgebersystem für Grosskonzerne und KMU. Der Bedarf für eine solche Lösung könnte nun sogar noch zunehmen: Um sowohl Adressaten wie auch die Hinweisgebenden selbst besser zu schützen, tritt ab 17. Dezember 2021 die neue EU-Whistleblower-Richtlinie in Kraft. Diese Verordnung verpflichtet Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden bzw. EUR 10 Mio. Jahresumsatz zu einem anonymen Hinweisgebersystem. Ab 2023 wird die Grenze nochmals gesenkt, und zwar auf 50 Mitarbeitende. Davon betroffen sind auch Schweizer Unternehmen, welche Mitarbeitende, Partner, Zulieferer aus dem EU-Raum beschäftigen.

EU-Whistleblower-Richtlinie verlangt anonymes Meldesystem

Die EU-Whistleblower-Richtlinie sieht vor, dass den Hinweisgebenden die Möglichkeit geboten werden muss, ihre Meldung elektronisch über ein verschlüsseltes Online-System sowie mündlich per Telefon, jedoch in jedem Fall anonym und sicher zu platzieren. „Die Vertraulichkeit der Hinweisgeber muss sichergestellt werden, damit die Mitarbeitenden überhaupt erst den Mut aufbringen, einen Compliance Verstoss zu melden. Wir erleben in der Praxis oft, dass es insbesondere in KMU, die stolz sind auf ihre offene Unternehmenskultur, Mitarbeitenden besonders schwerfällt, auf einen Missstand hinzuweisen. Sie fürchten die Folgen – begonnen von Herabsetzung, über Mobbing bis hin zu weitreichenden Vergeltungsmassnahmen. Deshalb sehen sie in den meisten Fällen von einer Meldung ab.“ Mit verheerenden Folgen, wie der ACFE Report der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) belegt: So beläuft sich der durchschnittliche finanzielle Schaden auf CHF 200’000 – den Reputationsschaden noch nicht eingerechnet. „Geschäftsführer und Verwaltungsräte stehen in der Verantwortung, tappen jedoch oftmals im Dunkeln, weil den Mitarbeitenden aufgrund des unzulänglichen Schutzes die Grundlage fehlt, einen Missstand zu melden. Ein professionelles Hinweisgebersystem bietet den Unternehmen eine Chance für Transparenz und gelebte Corporate Governance nach innen und aussen“, so Thomas Wittkopf. Fazit: Auch wenn die Schweiz die EU-Whistleblower-Richtlinie nicht in nationales Recht übertragen muss, kann diese auch hierzulande als Instrument gegen Korruption und Geldwäscherei dienen.

EU-Whistleblower-Richtlinie: Empfehlungen für Schweizer Unternehmen

Wie funktioniert nun eine Whistleblower-Hotline? Diese kann entweder in einer unternehmens-internen Meldestelle bestehen oder auch an einen professionellen Dienstleister ausgelagert werden. Das Unternehmen TELAG ist ein solcher Dienstleister, der bereits seit 13 Jahren für Unternehmen aus dem Finanz- und Dienstleistungssektor ein anonymes Hinweisgebersystem betreibt, welches den Anforderungen an die neue EU-Whistleblower-Richtlinie gerecht wird. Das Unternehmen stellt hierfür sowohl die Software für die anonyme Verarbeitung der digitalen und telefonischen Meldungen wie auch die 24-Stunden-Erreichbarkeit in 24 Sprachen sicher. Ebenfalls inkludiert das Hinweisgebersystem der TELAG die Meldungsqualifizierung, das Case Management sowie im Bedarfsfall eine Ombudsstelle mit unabhängiger Rechtsanwaltskanzlei.

• Ein professionelles Hinweisgebersystem gilt als Best Practice für Konzerne und KMU und wird besonders empfohlen, sobald das Unternehmen im EU-Ausland Niederlassungen hat und/oder Mitarbeiter, Partner, Zulieferer aus dem EU-Raum beschäftigt.
• Der Meldeprozess muss telefonisch wie auch schriftlich funktionieren, einschliesslich Feedback-Loop an den Hinweisgeber, und die Anonymität der Whistleblower sicherstellen.
• Das Bekenntnis der Führungskräfte («tone from the top») untermauert mit einem anonymen Hinweisgebersystem die Ernsthaftigkeit und zahlt auf die Glaubwürdigkeit ein. Beflügelt vom öffentlichen Diskurs zu Ethik und Moral in den Unternehmen, fordert die neue Generation von Mitarbeitenden und Führungskräften Geschäftsethik und Transparenz ein. 
• Zu guter Letzt kommt präventives Handeln deutlich günstiger als kostenintensive Aufräumarbeiten im Falle eines Compliance-Verstosses, welche regelmässig nicht wiedergutzumachende Reputationsschäden sowie erhebliche finanzielle Folgen – im Schnitt CHF 200’000 gemäss ACFE-Report von 20218 – nach sich ziehen. 

Weitere Informationen: www.telag.ch/whistletag