Erst denken, dann lenken

Das Familienunternehmen HUG produziert mit rund 380 Mitarbeitenden (336 in Vollzeit) jährlich rund 8500 Tonnen fein Gebackenes. Unter anderem ist HUG der global grösste Hersteller von Tartelettes. 40 Millionen Stück in allen Varianten gingen 2016 hinaus in die Welt. Mit anderen Worten: Die HUG-Marken (HUG, DAR-VIDA und Wernli) repräsentieren das klassische Schweizer Erfolgs- KMU.

Hanspeter Lüthi, HUG steht für Herzlich, Unternehmerisch, Gewissenhaft. Was bedeutet das?
Unser Familienunternehmen – die fünfte Generation ist kürzlich eingestiegen – legt grossen Wert auf Qualität, Offenheit und Ehr-lichkeit. Eier, Butter und Mehl beziehen wir aus der Nachbarschaft. Die jährlich verarbei-teten 1000 Tonnen Schokolade sind UTZ-zer-tifiziert. Das gesamte Palmfett stammt aus nachhaltigem Anbau. Wir sind IFS-zertifiziert (International Food Standard), haben ISO 9001, das Bio-Label für gewisse Produkte und produzieren «Aus der Region, für die Region». Ausserdem unterziehen wir uns Ethik-Audits im Rahmen von SMETA SEDEX Pillar 4 (ethi-sche Nachhaltigkeit in Lieferketten und nach-haltige Produktionssysteme).

Vor einigen Jahren gesellte sich die Wernli AG zur HUG-Familie. Das hatte Folgen fürs Dokumentenmanagement.
Als wir Wernli übernahmen, galt es, Abteilungen und Prozesse zu harmonisieren. Wir wollten uns näherkommen und einheitlich darstellen. Nun hatten wir bei HUG in Malters aber bereits eine Dokumentenlenkung, die gut funktionierte. Wernli in Trimbach nutzte dagegen das Qualitätsmanagementprogramm IQSoft der Zofinger IQS AG. Wir waren nicht sicher, ob wir dieses System wollten.

Wie haben Sie evaluiert und entschieden?
Wir haben sehr viel verlangt. Wir wollten et-was sehr, sehr Gutes, das die Anwender auch schnell einsetzen können. Funktional verlang-ten wir eine grafische Prozessdarstellung und die visuelle Präsentation nach unseren Wün-schen. Wir wollten die einfache Verwaltung unserer rund 2000 Dokumente inklusive Volltextsuche. Weiter erwarteten wir ein defi-nierbares Dokumentenalter, die frei definier-bare Gültigkeitsdauer für jedes Dokument so-wie die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen. Auch wichtig: automatischer Schreibschutz, Verteilgruppen pro Dokument, frei wählbare Berechtigungsstufen und manches mehr. Klar für IQSoft sprach die Möglichkeit des Ausbaus über die Dokumentenlenkung hinaus. Wir schätzen es, dass man nach Bedarf einzelne neue Module freischalten kann.

Und so wählte das Familienunternehmen HUG AG das Familienunternehmen IQS AG.
Das war tatsächlich ein Thema. Wir planen langfristig. Also besuchten wir die IQS AG in Zofingen. Wir lernten einen stark etablierten Familienbetrieb kennen, von dem wir erwar-ten, dass er lange für uns da sein wird.

Wie verlief und verläuft die Zusammenarbeit mit der IQS AG?
Wir bekamen mit Colin Kost einen erstklassi-gen Ansprechpartner. Man merkt, dass ihm

«Wer so etwas gut aufbauen will, soll investieren.»

die Arbeit mit uns Freude macht, selbst wenn es um Details geht. Es war und ist eine sehr kreative Partnerschaft. Colin wollte unsere Ideen kennenlernen und umsetzen.

Es heisst, man brauche in der Regel 95% der Zeit zum Definieren und Verstehen von Prozessen und 5% für das Einführen des digitalen Systems. Wie bereiteten Sie sich auf die Einführung Ihrer neuen Software vor?
Wir haben intern stundenlang in Teams dis-kutiert und so Gehalt geschaffen. Das muss man unbedingt machen, wenn man Prozesse abbilden will. Die freie Möglichkeit der Dar-stellung mit IQSoft war dabei ein grosser Vor-teil für uns. Die IQS AG sendete uns ein Mus-ter. Das haben wir ausgearbeitet und Colin hat es in kurzer Zeit vor Ort designt. Da konn-ten wir viel lernen.

Eine bedeutende Investition, sich so persönlich beraten zu lassen.
Wer so etwas gut aufbauen will, soll investie-ren. Und nach sorgfältiger Vorbereitung fängt man am besten irgendwann an, die Doku-mente einzubauen, auch wenn noch nicht al-les perfekt ist. Wir gehen vorwärts und stellen manche Weiche unterwegs. Gewisse Unge-reimtheiten tauchen ja eh erst im Einsatz auf.

Wie sieht der Alltag aus?
Wer ist für was zuständig?
Das System meldet uns montags, welche Do-kumente abgelaufen sind oder welche Prozesse zu überprüfen sind. Die Prozesseigner sind GL-Mitglieder. Ich selbst bin beratend dabei. Ich bin zudem verantwortlich für die Einhaltung der Normen. Das Q-Team modu-liert Prozesse und gibt sie zusammen mit den entsprechenden Abteilungen frei. Verschie-dene Personen im Unternehmen sind für die Verwaltung von Dokumenten zuständig. Wenn einer etwas anpasst, teilt IQSoft das allen Betroffenen mit.

Bei Ihnen heisst das Qualitätsmanagement-System «Kompass». Warum?
Weil es kein Q-System, sondern ein Manage-ment-System ist und uns bei der Orientierung helfen soll. Das ist mir wichtig! Wir sind an unseren drei Standorten in Malters, Willisau und Trimbach als achtköpfiges Team für Qua-litätsfragen zuständig. Aber der Kompass ist für alle Mitarbeitenden offen verfügbar. Er ist kein Prüfsystem, sondern er beschreibt, was zu tun ist. Aus diesem Grund legen wir auch grossen Wert darauf, dass er visuell attraktiv daherkommt. Wir verstehen den Kompass als Mittel, die HUG-Familie enger zusammenzu-bringen. Ohnehin will ich Einheitlichkeit. So ist zum Beispiel unsere Prozesslandkarte blau, genau wie unsere Homepage.

Wird der Kompass gut angenommen?
Es findet ein reger Austausch unter den Mit-arbeitenden statt. Widerstände gegen ein sol-ches System gibt es aber immer. Ich publizie-re regelmässig Tipps zur Kompass-Nutzung. Ich möchte die Leute gewinnen und motivie-ren, den Kompass zu verwenden. Er unter-stützt Nachhaltigkeit. Er definiert Hand-lungsfelder und ist ins Gesamtsystem integ-riert. Es soll nicht mehr vorkommen, dass wichtiges Know-how auf irgendeiner persön-lichen Harddisk landet. Werden Dokumente umfassend und zentral bereitgestellt, gibt es bei Personalwechseln keinen Wissensverlust.

Wie geht es weiter?
Was wird noch integriert?
Zurzeit umfasst der Kompass ja «nur» Prozesse, Dokumente und ihre Definitionen. Die sind al-lerdings sehr gut strukturiert. Wir sind jetzt an der laufenden Systemoptimierung. Es geht ja immer noch um die Harmonisierung unserer Betriebe und Abläufe. Gerne integrieren würde ich die Pendenzenverwaltung. Das muss ich heute noch in Excel und anderswo machen. Weitere IQSoft-Module wären also gute Optio-

«Es soll nicht mehr vorkommen, dass wichtiges Know-how auf irgendeiner persönlichen Harddisk landet.»

nen. Wie gesagt: Wir haben IQSoft gewählt, da-mit wir jederzeit ausbauen können. Die Fern-ziele sind Integration und Vereinfachung. Je weniger Systeme unsere IT zu warten hat – und es sind ja noch so viele –, umso besser. Und ir-gendwann kommt dann alles gleich daher. Das möchte ich sehr gerne erreichen.