Erhöhte Produktionssicherheit dank erweitertem Qualitätsmanagement

Vor einem guten Jahr berichteten wir an dieser Stelle über die Walzenhausener Herrmann AG. Das Familienunternehmen produziert jährlich 650 Millionen Kunststoffverschlüsse, insbesondere für Pharmaunternehmen. Die Qualitätsmanagementsoftware IQSoft bürgt dabei seit 2011 für die zentrale Pflege mehrerer Datenbanken mit zahlreichen Schnittstellen und 4000 Artikel-Spezifikationen, die sich täglich ändern können.

Auf zu neuen Taten

Thomas Baselgia, Geschäftsführer Finanzen & Administration der Herrmann AG, konstatiert zufrieden: «Manche Pharma- Grosskunden kommen geradezu ins Schwärmen, weil sie bei uns während der Audits alle Spezifikationen per Mausklick abfragen können.»

Und doch reicht ihm das nicht: «Die Qualitätsanforderungen werden immer höher. Nachdem wir die Spezifikationen, die Schulungen, Audits und so weiter im Griff hatten, war es höchste Zeit, auch unsere Prüfdokumentatio

«Alptraum jedes Qualitätsmanagers: 20 Jahre alte Excel-Versionen.»

nen auf einen gesunden Boden zu stellen. Konkret: Die Zertifikatsausstellung für unsere Produkte sollte einfacher, schneller und sicherer werden.»

Viel Aufwand, ungenügende Flexibilität

Baselgias Ausgangslage liest sich wie der Alptraum jedes Qualitätsmanagers. Da lief zunächst eine gut 20 Jahre alte Excel-Version, die wegen Update-Risiken nicht erneuert, geschweige denn laufend validiert werden konnte – ein System, das immer langsamer arbeitete. Kein Wunder, bei 3000 Produkten, 9000 Zertifikatsseiten und 200 bis 300 Anpassungen pro Monat. Vernetzung der einzelnen Seiten? Fehlanzeige. Und nicht zuletzt waren aufgrund der zu grossen Datenmengen höchstens drei Qualitätsmessungen pro Charge erfassbar.

Der Neubeginn

Man muss dem Team der Herrmann AG schon ein Kränzchen winden, dass es seine Prüfdokumente unter diesen Umständen überhaupt präzis erstellen konnte. Dabei ist die eben beschriebene Software-Umgebung kein Einzelfall, wie uns Hans-Peter Kost, Verwaltungsratspräsident der Zofinger IQS AG, bestätigte: «Unter solchen Bedingungen ist es für Unternehmen und Institutionen schwierig, die geforderten Daten als Prüfergebnis schnell zu selektieren und auf einen Blick präzis auszuweisen. Da hilft oft nur ein Neuanfang.»

Thomas Baselgia gibt ihm Recht: «Es musste etwas passieren. Die Zertifikate waren unter Excel nicht erweiterbar, obwohl das immer öfter verlangt wird. Umprogrammieren ergab keinen Sinn. Und unser ERP kann nicht bieten, was wir brauchten. Doch wir hatten ja schon guten Erfolg mit IQSoft. Ich fragte in Zofingen, ob das Programm uns dienen könne.»

In 24 h zur funktionierenden Beta-Version

Michael Kiel, Leiter Entwicklung bei der IQS AG, nahm die ihm gestellte Herausforderung dankend an. Er fuhr nach Walzenhausen und erkundigte sich nicht nach dem Was, sondern nach dem Warum. Er hörte zu und liess sich die Aufgabe im Detail zeigen. Danach konzipierte er eine Beta-Lösung – alles innert 24 Stunden. Hans-Peter Kost kommentiert: «Man kennt uns für zügiges Arbeiten. Und es ist auch gut, wenn unsere Kunden nach sehr kurzer Zeit sehen, wie flexibel IQSoft als Lösung einsetzbar ist. Wir suchen immer die wirtschaftlichste Lösung für unsere Auftraggeber. Aber ein so schnelles Resultat ist bei einer derart komplexen Individual-Aufgabe nur möglich, wenn ein Kunde seine Abläufe und Bedürfnisse klar formulieren kann.»

Spezialfall Walzenhausen

Kosts Ruf zur Vorsicht bei zu schnellen Zeitplänen mag wahr sein, ist aber dennoch etwas gar zurückhaltend. Denn IQSoft ar-beitet mit Startvorteil: Alle wesentlichen Schnittstellen zu Drittprogrammen wie Abacus sind bereits in der SQL-Version vorhanden und werden entsprechend den Kundenbedürfnissen implementiert. In Walzenhausen waren zudem nach der erfolgreichen «ersten Runde» (zentrale Pflege mehrerer Datenbanken mit zahlreichen Schnittstellen und täglichem Abgleich aller Produktspezifikationen) bereits zahlreiche Hürden genommen. Es ging also darum, bereits Gutes zu erweitern und in einem exakt definierten Umfeld auf Höchstleistung zu trimmen.

Das Ergebnis

Auditoren, die bloss Excel-Umgebungen kennen, erleben bei der Herrmann AG einen digitalen Quantensprung. Nur sechs Monate nach Michael Kiels erster Beta-Version bilden die Zertifikate der Herrmann AG nun innert Sekunden alles ab, was das Prüferherz begehrt.

Thomas Baselgia: «Prüfdaten gibt es jetzt in den Produktspezifikationen von IQSoft als separate Ta

«Auditoren erleben digitalen Quantensprung»

belle, erfasst mit den externen Werkzeugen. Das geht via unsere Schnittstellen. Das Zertifikat ist der exakte, fehlerfreie Direktdruck des Vorhandenen. Alles ist nun nur noch EINMAL vorhanden, als Ergänzung des Bestehenden.» «Heute dokumentieren wir die Messresultate pro Auftrag so oft wir es wünschen oder der Kunde es fordert. Fünf ausgewiesene ‹Live›-Messungen oder doch lieber 20? Kein Problem. Und endlich können wir auch langfristige Statistiken erstellen. Wir sehen laufend, wie sich die Toleranzen entwickeln. Das zeigt uns dann zum Beispiel frühzeitig an, wann bei einem Produktionswerkzeug eine Revision notwendig wird.»

«Und es geht weiter: Wir haben exakt datierte Versionierungen. Wir drucken nun unsere Zertifikate nicht mehr zweisprachig aus, sondern je nach Bedarf und – gemäss Definition aus der Schnittstelle Kundenstamm – automatisch in Deutsch oder Englisch. Zertifikate sind individuell und gemäss Kundenvorgaben gestaltbar. Ich kann Aufträge selektieren, Daten von Rohmaterialzulieferern integrieren und vieles mehr. Und wie bei den Produktspezifikationen wird alles jede Nacht über acht Schnittstellen zwischen allen Systemen abgeglichen. Das sind Tausende von Daten, wirklich grosse Mengen, und es dauert nur 90 Sekunden.»

Baselgias Bilanz

«Es ging enorm schnell, wie das auf die Beine gestellt wurde. Die Leichtigkeit der Einbindung von Schnittstellen hat mich positiv überrascht. Ich dachte, das wäre ein Problem. Aber wie ich jetzt gesehen habe, geht das mit einem fachkundigen Programmierer und IQSoft sehr schnell. Ich erlebe im Alltag Nachvollziehbarkeit und Protokollierbarkeit. Zeitersparnis: etwa eine 25%-Stelle. Aber viel wichtiger ist mir das erreichte zweite Hauptresultat: höchste Produktionssicherheit.»