Elegantes Qualitäts-management für elegante Autos

Manchmal sind von aussen verfügte Verände­ rungen ein Vorteil und manchmal eher prob­ lematisch. Beispiel BMW Group Switzerland. In den späten Neunzigerjahren setzten gut 90 BMW-Garagen auf elektronisches Quali­ tätsmanagement mit IQSoft der Zofinger IQS AG. Eine Zusammenarbeit, die für die Schweizer Vertreter der deutschen Edelmar­ ke über 10 Jahre lang sehr gut funktionierte. Dann schlief die Zusammenarbeit ein, denn Vorgaben der Konzernmutter aus Deutsch­ land führten zur Anwendung immer wieder neuer Qualitätsmanagement-Programme.

Und doch hat man sich bei der BMW-Vorzeigeniederlassung in Dielsdorf kürzlich entschieden, IQSoft zu reaktivieren, diesmal in der modernen webbasierten Version. War­ um? Erich Kreienbühl, Leiter Aftersales: «Wir wurden mit den Neuerungen und vor allem mit dem letzten der vorgeschriebenen Syste­ me nie richtig warm. Es flog nicht, wie man so schön sagt. Wir hatten letztlich zwei, drei Programme parallel in Betrieb, und ich dach­ te: Das kann es nicht sein.» Markus Schmid, Leiter Finanzen und Verwaltung, ergänzt: «Gerade die zuletzt vom Konzern empfohle­ ne Lösung überzeugte uns nicht, da unser Team Prozesse nicht selbst ändern konnte. Es musste jeweils jemand aufgeboten werden. Nicht gerade effizient.»

Zurück zu den Qualitätswurzeln
Erich Kreienbühl: «Wir merkten, dass wir et­ was tun mussten, und haben nun grünes Licht, wieder vermehrt mit IQSoft zu arbeiten.» Wa­ rum der Schritt zurück zur ehemaligen ersten Wahl? Kreienbühl meint ganz einfach: «Es ist nach wie vor ein tolles Programm. Zudem ist es recht einfach für die Mitarbeitenden. So ein System muss von innen heraus leben.»

Wo drückt der Schuh?
Erich Kreienbühl: «Die Prüf- und Betriebs­ mittelverwaltung lief schon mit dem ‹alten› IQSoft immer gut. Auch die neue, webbasier­ te Version ist von den Mitarbeitenden nach kurzer Schulung schnell akzeptiert worden. Hohes Verbesserungspotenzial gibt es dage­ gen bei Audits, insbesondere bei der Nach­ weisbarkeit. Konkret erlebten wir das kürz­ lich bei einigen Partnerfirmen, beispielsweise im Facility Management. Sie sind völlig unge­ nügend dokumentiert. Auditoren fragten nach Belegen. Und dann ging die Suche in verschiedenen Ordnern los. Wir standen als Unternehmen schlecht da. Genau deshalb wünschte ich Vereinheitlichung.»

Den Berg in kleinen Schritten bezwingen
Wie eingangs erwähnt, kennt BMW Dielsdorf das «alte» IQSoft (nicht webbasiert) seit vielen Jahren. Der Übergang zur neuen Version sei jedoch problemlos verlaufen. Die Herausfor­ derung orten Erich Kreienbühl und Markus Schmid an einem anderen Ort: Die Neuaus­ richtung gebe gehörig zu tun.

Kreienbühl: «Wir müssen das System neu aufbauen. Unsere Dokumente kommen nach all den Jahren mit verschiedenen Syste­ men nicht einheitlich daher. Wir klären, was wir mitnehmen und was wir nicht mehr brau­ chen. Auch die Prozesslandkarte gibt knackig

«Wer einen PC bedienen kann, kann auch IQSoft bedienen.»

zu tun. Selbst die ansonsten gut aufgestellten IKS-Prozesse zeichnen wir neu.» Beide Mana­ ger arbeiten ‹nebenher› an diesen Aufgaben und können nicht jenes Tempo vorlegen, das ihnen vorschwebt. Ihr Tipp an jedes Unter­ nehmen, das sein Qualitätsmanagement auf neue Beine stellt: «Stellen Sie jemanden frei, der jeden Tag die Fäden zieht und nicht durchs Tagesgeschäft eingeschränkt wird.»

Fokussiertes Arbeiten lohnt sich
Hans-Peter Kost, Verwaltungsratspräsident der IQS AG: «Die von BMW beschriebene Si­ tuation sehen wir in vielen Unternehmen. Wenn sich die Integration einer neuen Quali­tätsmanagementsoftware jedoch über zu lan­ ge Zeit hinzieht, nagt das an der Motivation. Ich empfehle, einige Monate für die Planung der Prozesse und Anpassung der Dokumente einzurechnen. Wenn dann der Startschuss fürs Aufschalten der Software fällt, sind 95 % der Arbeiten gemacht. Sobald das Programm läuft, spart das Unternehmen sofort enorm viel Zeit, während die Qualität automatisch steigt. An diesem Punkt wird der Qualitäts­ manager zum Controller des Systems. Nach unserer Erfahrung braucht er dann nur noch etwa vier Stunden pro Woche für die Pflege der Anwendungen.»

Beratung zahlt sich aus
Unternehmen, die sich für die Basisarbeiten keinen eigenen Qualitätsmanager leisten kön­ nen oder wollen, gibt Kost einen ebenso ein­ fachen wie logischen Tipp: «Nutzen Sie das Be­ ratungsangebot Ihres Anbieters! Warum soll man in Zeitnot alles allein machen? Ihr Berater muss nicht jeden Tag vor Ort sein. Aber regel­ mässige Unterstützung lohnt sich zu Beginn auf jeden Fall. Da legt man dann alles offen auf den Tisch und plant, wie es weitergeht.»

Ordnen und beschleunigen
Abläufe, Dokumente, Checklisten, Anwei­ sungen, Formulare und mehr: BMW Diels­ dorf möchte in Zukunft gut 120 Prozesse und die dazugehörigen Dokumente mit IQSoft lenken. Markus Schmid: «Allein in meinem Bereich habe ich mehrere Ordner voller Ver­träge. Von IQSoft erwarte ich mir sofortigen Zugriff auf Bedingungen, Karenzfristen, Gül­ tigkeitsdauer und mehr.»

Auf breite und tiefe Nutzung setzen
Erich Kreienbühls aktueller Favorit: die Arbeit mit der Sitzungsverwaltung zur Organisation seiner zahlreichen Termine. Hans-Peter Kost empfiehlt in diesem Zusammenhang kombi­ nierte Nutzung: «Klassische Protokolle werden oft nicht gelesen. Verbindet man seine Sit­ zungsverwaltung mit den Prozessen und dem KVP, geht danach ganz sicher nichts mehr ver­ gessen.» Markus Schmid stimmt zu: «Es ent­ steht auf Anhieb mehr Verbindlichkeit. Quali­ tativ setzen wir deshalb auf Breite und Tiefe.»

Teilziel erreicht
BMW Dielsdorf hat den kontinuierlichen Ver­ besserungsprozess (KVP) in kurzer Zeit neu beleben können. Erich Kreienbühl: «Das web­ basierte IQSoft brachte frischen Wind, insbe­ sondere das Massnahmenmanagement.» Die Aufgabenzuteilung sei sehr klar aufgebaut. Da sehe man dann gleich, wer etwas umsetze und wer nicht. Kreienbühl: «Ich kann eine Aufga­ be irgendjemandem unserer 150 Leute geben. Ein paar Mausklicks genügen, und sie können loslegen. Wer einen PC bedienen kann, kann auch IQSoft bedienen.»

Vorbild mittleres Management
BMW Dielsdorf sieht seine alte, neue Soft­ ware als Riesenchance. Es ist daher logisch, dass das Projekt «Kontinuierliche Verbesse­ rung» kürzlich auf der Stufe Abteilungsleiter eingeführt wurde. Kreienbühl: «Ich habe nach einem halben Tag Schulung durch die IQS AG eine Grundstruktur erstellt und mei­ nen Kolleginnen und Kollegen gesagt: ‹Mel­ det mir, was man noch ändern sollte.› Und jetzt läuft das System in den Bereichen Werk­ statt, Ersatzteillager und Kundendienst. Ge­ rade bei diesem letzten Thema erhalten wir sehr viele Meldungen.»

Personalwechsel einplanen
Erstklassiges digitales Qualitätsmanagement übersteht jeden Personalwechsel, auch im ­Management. Denn eine gute Lösung erklärt sich neuen Team-Mitgliedern quasi von selbst. Ebenfalls empfehlenswert: eine grössere Gruppe von leitenden Mitarbeitenden als ak­ tive Nutzer. Dies schafft Stabilität bei Fe­rien­ abwesenheiten und eliminiert Wissensverlust bei personellen Veränderungen im Kader.

Optimistisches Fazit
Erich Kreienbühl und Markus Schmid haben sich nach ihren ersten Erfolgen hohe Ziele ge­ setzt: «Natürlich ist der Aufwand hoch. Aber nach den ungenügenden Vorgängern der letz­ ten paar Jahre haben wir jetzt endlich wieder ein System, das allen Mitarbeitenden dienen kann. IQSoft ist wirklich gut. Schon als wir die neue, webbasierte Version das erste Mal sahen, wussten wir: Das kann man brauchen!» Anders ausgedrückt: Elegante Autos verdienen elegan­ tes Qualitätsmanagement. IQSoft passt.