Einfacher Schule machen

Schicken wir es gleich voraus: Das Qualitätsmanagement an Schweizer Schulen ist auf vielerlei Art Teil und Pflicht des Schulalltags. Doch der Aufwand, allen alles mitzuteilen und alle Dokumente präzis auf den neuesten Stand zu bringen, ist enorm.

Kein Wunder: Das moderne Schulsystem ist Reformbemühungen unterworfen, die so eng aufeinanderfolgen, dass ihre Umsetzung fürs Lehrpersonal und die Schulleitungen zu erheblichem Mehraufwand führt.

Probleme und Ängste

Ein elektronisches QM-System mit gutem Dokumentenmanagement kann hier helfen. Doch nicht wenige Lehrpersonen betrachten solche Werkzeuge mit Argwohn. Da bricht Angst vor noch mehr Arbeit in einer Branche durch, die sich ohnehin über immer grösseren bürokratischen Aufwand und immer weniger Bewegungsfreiheit in der Berufsausübung sorgt. «Die Lernenden kommen zu kurz!», ist dabei das meistgehörte Argument.

Der Teufel steckt im Detail

Die Frage ist daher: Erleichtert ein kontrollierendes System allen den Beruf? Oder geht es nur darum herauszufinden, wer etwas falsch macht? Hans-Peter Kost, Chef der Zofinger Softwareschmiede IQS AG, formuliert es gerne so: «Es geht nicht darum, Fehler zu finden, sondern sie zu vermeiden.»

Kosts digitales Paradepferd ist IQSoft. Dieser elektronische Assistent zum Qualitätsmanagement läuft in über 1000 Schweizer Unternehmen und Institutionen. Und nach Spitälern und Behörden setzt seit einiger Zeit – und als eine der ersten Schulen – nun auch das BWZ Lyss auf das modular aufgebaute Softwarepaket.

Elektronisches Qualitätsmanagement als logische Entwicklung

Erich Brunner, Qualitätsleiter beim BWZ Lyss, war QM per Software ein logischer Schritt, denn sein «Unternehmen» blickt nicht erst seit gestern vorwärts. Schon 1999 liess sich das BWZ Lyss nach ISO 9001 zertifizieren, notabene gegen grosse interne Widerstände und als allererstes Berner Bildungszentrum. Andere Zertifizierungen und viele Audits folgten.

Das Thema «Saubere, leicht zugängliche Dokumentation» war damit aber nicht vom Tisch. Deshalb entschied sich Brunner 2010 zum qualitativen Rundumschlag:

Praktischer Umgang mit Dokumenten

«Es war an der Zeit, unser Qualitätsführungssystem auf einen neuen Stand zu bringen. Wer bis dahin ein Dokument suchte, musste die Dokumentennummer kennen. Und was die Papierdokumentation betraf: Manche neuen Dokumente wurden ausgeliehen und nie mehr zurückgegeben.»

Auch das dreimal jährliche Rundschreiben mit einer langen Liste aktualisierter Dokumente war kein Zuckerschlecken. «Das hat immer viel Arbeit gemacht», erinnert sich Brunner. Und komplett war es auch nicht, wie er an einem scheinbar harmlosen Detail verdeutlicht: «Schauen Sie, heute reden wir nicht mehr von Lehrlingen oder Lehrtöchtern oder Azubis, sondern sind gesetzlich gehalten, von Lernenden zu sprechen. Das allein in allen Dokumenten korrekt zu ändern … es ging nicht mehr.»

Klare Anforderungen

Folgende Kriterien waren für die Evaluation der angestrebten Lösung massgebend:

• Einfache Navigationsoberfläche für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Bisherige Dokumente möglichst beibehalten (Word, Visio, Excel)
• Eventuell stufenweises Übertragen in eine neue Oberfläche (Navigation)
• Einführungsphasen müssen schrittweise möglich sein (modulares System)
• Prozessabläufe (zum Beispiel für Nachweise) sollen in der Software erfasst werden können
• Suchmöglichkeiten müssen vorhanden sein (möglichst Volltextsuche)

Präsentation überzeugt – Software gekauft

Zur Lösung seiner Aufgaben prüfte Erich Brunner 2011 mehrere Softwarepakete. Überzeugen konnte ihn schliesslich vor allem IQSoft, nicht zuletzt dank der Produktpräsentation der IQS AG in Lyss, welche selbst den anwesenden Schul-Informatiker – eine gegenüber Software-Einführungen aus gutem Grund skeptische Spezies – beeindruckte. Das Programm wurde angeschafft.

Online ging IQSoft allerdings erst 2012. Brunner gesteht: «Wir haben viel weniger Ressourcen gebraucht als erwartet. Hätten wir das vorher realisiert, hätten wir früher mit IQSoft angefangen.» Ein wertvolles Statement, denn der zu grosse Respekt vor dem Arbeitsaufwand bei der Integration von QM-Software hat schon manchen Q-Leiter bewogen, mit der Einführung zuzuwarten.

Einführung ist keine Herkules-Arbeit

Und wie gross ist eben dieser Aufwand wirklich? Wie kompliziert ist das Programm? Wie viele Schulungen waren vor der Aufschaltung notwendig?

Wer IQSoft schon kennt, weiss: Das Format des Dokumentes spielt keine Rolle. IQSoft unterstützt bestehende Systeme. Alle Ursprungsdaten sind nach wie vor vorhanden, nun aber per

Leicht und schnell zu finden

Mausklick analysierbar. Und was die Erfassung der notwendigen Datensätze betrifft: «Das macht bei mir eine Angestellte im zweiten Lehrjahr. Sie hatte das nach fünf Minuten drauf und fand alles, was sie sonst noch zum Programm suchte, in den IQSoftHandbüchern. Die sind gut. Und die Volltextsuche hilft bei Datenaktualisierungen erheblich.»

Express-Schulung

IQSoft erlaubt die freie Gestaltung der Startoberfläche. Brunner hat sie im Stil der Schule gehalten und bildet das gesamte Intranet auf einer Seite ab: «Die Oberfläche von IQSoft ist ja eh intuitiv. Ich gestaltete also einen siebenseitigen Leitfaden mit vielen Bildern und machte 15 Minuten Schulung mit 45 Hauptlehrern. Mehr Zeit bekam ich nicht. Bei den Nebenamtslehrern dau erte es 30 Minuten. Da hat mich einer etwas gefragt. Natürlich habe ich dann noch eine Nachschulung für dieselben Leute organisiert. Es kamen zwei Personen.»

Flotte Nutzung

Seither ruft man im BWZ Lyss erfasste Daten mit dem Dokumentenmanagement via IQSoft ab. Wenn sich ein Dokument ändert, erhalten darüber nur noch die betroffenen Personen ein E-Mail. Und zwar automatisch. Die Nachverfolgung (History) ist immer gemacht. Externe Referenten, meist Berufsleute, freuen sich, dass sie alles leicht und schnell finden. Und auch Lehrkräfte, die nicht aus der Industrie kämen, und der Rektor der Schule seien begeistert, so der Qualitätsleiter.

Nachweise, Prozessvorschriften, Normen? Alles per Klick aktualisier- und überprüfbar. Nervöse Audit-Vorbereitungsphasen, vielerorts vor Audits gang und gäbe, gibt es in Lyss dagegen nicht.

Mehr Freude an der Arbeit

Einfacher Schule machen dank elektronischem Prozessmanagement. Für Erich Brunner absolut messbar: «Q-Arbeit macht jetzt wieder Freude.» Als Nächstes plant er den Einsatz des IQSoftModuls BPM (BusinessprozessModellierung). Dank der modularen Struktur des Zofinger Programms (man kauft und nutzt nur, was man braucht) könnte er sich dafür Zeit lassen. Aber vielleicht läuft auch BPM auf Anhieb so rund, dass er – siehe weiter oben – längeres Warten im Nachhinein bedauern würde.