Effiziente Informationsverteilung

Von einem Spezialhersteller technischer Registrierpapiere («Diagrammpapiere») hat sich die Diagramm Halbach GmbH & Co. KG zu einem weltweit tätigen Spezialisten für Printund Zubehörprodukte mit inzwischen über 300 Mitarbeitenden entwickelt. Gegründet im Jahr 1832, wird das Familienunternehmen Diagramm Halbach heute in der sechsten Generation geführt. Bei den Kunden in mehr als 70 Ländern ist das moderne Traditionsunternehmen ein Begriff für Präzisions- und Sicherheitsdruck fälschungs- und kopiersicherer Dokumente. Die Projekte erfordern eine hohe Anwendungskompetenz und eine perfekte technische Fertigungsleistung. Dass das Unternehmen seit inzwischen über 185 Jahren Erfolgsgeschichte schreibt, liegt in weiten Teilen auch am strategischen Weitblick der Unternehmensführung. Jene setzte seit jeher auf Qualität – sowohl nach aussen als auch nach innen. Mit diesem Anspruch hat der Betrieb frühzeitig seinen Umgang mit Informationen transparent gestaltet. Diese Entscheidung und die Einführung einer Software für das Qualitätsmanagement sorgt bis heute für reibungslose Arbeitsabläufe.

Informationen haben hohen Stellenwert

Mangelhaftes Wissensmanagement kann zum Verlust wichtiger Informationen und wertvoller Mitarbeiterkompetenzen führen. Darum beschloss Halbach frühzeitig, sich mit den Themen «Informationstransparenz und -verteilung» grundlegend auseinanderzusetzen. Dabei wurde schnell klar, dass das Qualitätsmanagement einen hohen Stellenwert einnimmt und das Management mit der betrieblichen Realität und den Mitarbeitenden verbunden bleiben sollte. «Wir wollten, dass das Qualitätsmanagement präsent ist und sich in den Köpfen aller fest verankert», erinnert sich Stefan Schindler, Leiter integrierte Management-Systeme bei Diagramm Halbach und dort verantwortlich für das Qualitätsmanagement. Darum startete das Unternehmen ein Revitalisierungsprojekt für seine Informationsverteilungsprozesse.

Qualitätsmanagement mit Softwareunterstützung

Schnell wurde deutlich, dass sich die Informationsverteilung in ihrer bisherigen Form schwer modernisieren und verbessern liess. Zudem sollte die Informationsbeschaffung für alle Mitarbeitenden so leicht wie möglich sein. Diese Partizipierung funktioniert jedoch nur, wenn alle relevanten Unternehmensinformationen zentral abgelegt sind und an diesem Ort auch dauerhaft gepflegt werden. Diese Aufgabe manuell zu stemmen, wäre viel zu aufwendig und mit menschlichen Fehlern verbunden. Darum entschied sich Diagramm Halbach für die Einführung einer Software. Diese musste nicht nur den gewünschten Funktionsumfang abbilden, sondern vor allem auch nutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sein, um eine breite Akzeptanz bei den Anwendern zu erreichen: «Wir brauchten zum Beispiel auch eine Dokumentenlenkung mit Volltextsuche. Gleichzeitig sollte die Lösung ansprechend sein und mit einer einfachen Anwendung überzeugen. Unsere Wahl fiel darum auf orgavision. Uns war klar, dass unsere Mitarbeiter die Software dank ihrer Usability und der modernen Benutzeroberfläche gern nutzen», sagt Stefan Schindler. Heute hat Halbach schnell wachsende Inhalte, die nicht nur – wie früher – von den wenigen Verantwortlichen für die Dokumentation eingestellt werden.

Nachvollziehbare Versionierung

In der neuen normgerechten Dokumentenlenkung ist zudem geregelt, wer im Unternehmen aktuelle Versionen oder Dokumente, zum Beispiel von veränderten Verfahrensanweisungen und Vereinbarungen, prüft, freigibt oder nur zur Kenntnis nehmen muss. Eine nachvollziehbare Versionierung mit allen durchgeführten Änderungen sorgt nicht nur dafür, dass die Mitarbeitenden ausschliesslich mit der einen aktuellen Version arbeiten, sondern ist wichtiger Bestandteil für eine normgerechte Zertifizierung beispielsweise im Zuge eines Audits. Die Auditoren erkennen in der Software eine solide Prüfgrundlage, die alle Informationen und Dokumente übersichtlich und in neuester Fassung bereithält. So lassen sich Audits auch zertifizierungskonform vorbereiten, indem bereits bestehende Anforderungskataloge übernommen und importiert werden. Besonders die digitale Verknüpfung von relevanten Dokumenten erleichtert die Auditierung. Die Audits führt Halbach direkt in orgavision durch. «Mit einem Klick gelangt man zu den geforderten Materialien», sagt Schindler. «Auch Erkenntnisse zu Abweichungen oder Feststellungen aus dem Audit hinterlegen wir gleich an Ort und Stelle.» Nach Abschluss des Audits wird zudem ein kompletter Auditbericht in der Software erstellt.

Kommunikation und Kultur

Die eingeführte Software wird als Kommunikations- Tool genutzt, um eine nachhaltige Informationsverteilung zu gewährleisten. So ist auch bei Abwesenheit jeder auf dem aktuellen Stand und das Management weiss, wo noch Kenntnisnahmen offen sind und Lesebestätigungen fehlen. So entstehen Interaktion und ein einheitlicher Wissensstand. Es erleichtert die internen organisatorischen Arbeitsläufe enorm und vermeidet Wissensverlust sowie undurchsichtige Informationssilos. Zum anderen wird die Software für das Auftragstracking genutzt, um Unterschiede zwischen Planung und Ausführung bei Produktionsaufträgen feststellen zu können. Die Informationen fliessen in die Berichte ein und sind bei der Aufarbeitung von Fehlleistungen hilfreich. Zusätzlich wird das Tool auch für die Schichtpläne, die Ablage von Protokollen, für Produktionsberichte oder für das Abarbeiten von Strategiethemen genutzt. Positiv sind auch die Effekte auf die Unternehmenskultur. Die Arbeit wird für alle einfacher. Man kann sich wieder auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren und vergeudet keine Zeit mit der Suche nach dem richtigen Dokument. «Uns ist nicht nur ein Meilenstein im Qualitätsmanagement gelungen», sagt Schindler. «Sondern es wurde auch ein digitales Zuhause geschaffen, welches den Raum für eine einfache, effiziente Zusammenarbeit bietet. Das hat auch das Qualitätsbewusstsein der Mitarbeiter insgesamt positiv beeinflusst.»

Softwareunterstützung schafft Effizienzgewinn

Seit der Software-Einführung spürt das Traditionsunternehmen einen deutlichen Effizienzgewinn. «Am meisten Zeit haben wir durch den Einsatz von orgavision gespart, weil wir die Infos zur Dokumentenlenkung jetzt wesentlich schlanker halten können», sagt Stefan Schindler. Auf Änderungsprozesse wird nun effektiver reagiert und die entsprechenden Dokumente präzise gesteuert verteilt: «Wir sind nun schneller darin, unsere Verpflichtungen aus Kunden- oder Normanforderungen zu erfüllen und alle Beteiligten zu informieren.» Musterinhalte für die orgavision Software, die es ermöglichen, wichtige Themen – wie zum Beispiel Arbeitsschutz oder Energiemanagement – im System abzubilden, nutzt Halbach ebenso. «Das Musterhandbuch muss natürlich individualisiert werden, ist aber eine grosse Hilfe, da die der Norm entsprechenden Kapitel bereits spezifische Inhalte haben», erklärt Schindler. Grundsätzlich geplant ist bei Halbach, orgavision zukünftig auch für das On-boarding einzusetzen. Denn besonders wenn Mitarbeitende wechseln, besteht die Gefahr, dass gesammelte Erfahrungen und Wissen unwiederbringlich verloren gehen: «Wir sind mit der Zusammenarbeit und der Software sehr zufrieden. Deshalb schauen wir aktiv nach weiteren Unternehmensthemen, die sich damit abbilden lassen.»

Fazit: Zukunftssichere Qualitätsmanagementprozesse

«Heute nutzen unsere Mitarbeiter das bereits angelegte vorhandene Wissen», sagt Stefan Schindler. Diagramm Halbach hat es dank der Weitsicht der Unternehmensleitung und mit Unterstützung einer praxisbewährten IT-Lösung geschafft, ihre Qualitätsmanagementprozesse zukunftssicher aufzustellen. Informationen bleiben erhalten, das Abarbeiten von in der Software erfassten Aufgaben wird nachhaltig unterstützt. Von der dadurch möglichen Effizienz profitieren letztlich alle Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit ebenso wie Kunden und Lieferanten. ■