DSGVO-konformer Bewerbungsprozess

Wie könnte eine sicherer Bewerbungsprozess in Zeiten von DSGVO koordiniert werden? Der Sync&Share Anbieter TeamDrive bietet ein sicheres digitales Postfach für Personalbüros an. Damit können künftig digitale Bewerbungen DSGVO-konform verwaltet und bearbeitet werden. Der Bewerber erhält Zugang zu der digitalen Speicherakte via URL. So kann er die geforderten Bewerbungsunterlagen per „Drag & Drop“ über eine sichere Datenverbindung über den Web-Browser hochladen. Bewerbern wird es damit leicht gemacht ihre persönlichen Dokumente einfach und auf sicherem Weg anzuliefern.

Genauso einfach haben es Personalberater, die laut Gesetz verpflichtet sind personenbezogene Unterlagen digital sicher zu versenden. Möglich wird das in TeamDrive durch einen Rechtsklick auf das Dokument. Mit der Auswahl über E-Mail versenden öffnet sich der Mail Client und die Anlage wird durch einen Link der E-Mail hinzugefügt. Für Outlook Nutzer gibt es Alternativ ein Plugin. Der Anhang wird abgetrennt und über einen sicheren Weg bereitgestellt. Über einen Link, der auch Passwort geschützt sein kann, kann die Datei dann heruntergeladen werden. So werden keine Daten unverschlüsselt gespeichert und übertragen.

Technische und organisatorische Massnahmen treffen

Gerade im Bewerbungsprozess werden beinahe unzählige personenbezogene Daten bearbeitet, weitergegeben und gespeichert. Um nach EU-DSGVO empfindlichen Bußgeldbescheiden zu entgehen, müssen inzwischen allerdings ‚technische und organisatorische Massnahmen‘ getroffen werden, die sicherstellen, dass Daten nicht durch Unberechtigte eingesehen, verändert oder gelöscht werden können. „Die Beweislast in Punkto Datenschutz liegt dabei immer beim Unternehmen. Das digitale Postfach sowie das Outlook-Plugin bieten damit nicht nur eine sichere, sondern auch eine wertvolle Hilfe im Alltag“, so Detlef Schmuck Geschäftsführer von TeamDrive.

Personalverantwortliche müssen vieles beachten

Schmuck betont, dass die Aufgabe der Datensicherung immer ernst genommen werden muss. „Bewerber haben immer die Möglichkeit, Verstöße der Aufsichtsbehörde zu melden, beispielsweise wenn die sichere Übertragung nicht gewährleistet wurde.“ Parallel zum TeamDrive-Plugin rät der Software-Anbieter daher dazu, immer zu prüfen, ob auch darüber hinaus alle Voraussetzungen für eine sichere Speicherung des Datenmaterials gegeben sind.