Digital zur Weltklasse-Qualität

Exzellenz, Klasse, Sollerfüllung: Es gibt viele Definitionen von Qualität – und ebenso viele Wege, sie zu erreichen. Bei Siemens Building Technologies umfasst das agile Qualitätsma-nagement sieben Prinzipien: Hierzu gehören unter anderem Kunden- und Geschäftsfokus, Echtzeitdaten und Offenheit sowie frühes Prüfen und Testen, um schnell zu lernen. Gleichermassen stehen Qualitätsmanager als geschätzte Business-Teammitglieder sowie Prävention, Risikomanagement und syste-matische Verbesserung im Mittelpunkt.

Durch die Verfolgung dieser Prinzipien trägt das Qualitätsmanagement massgeblich zur Umsetzung der Divisionsvision bei. Ziel von Siemens Building Technologies ist es, Ge-bäude besser zu machen und so auch das Le-ben der Menschen. Mit seinem Fokus auf Brandschutz, Sicherheit und Gebäudeauto-mation kreiert das Unternehmen ein Portfo-lio an Produkten, Lösungen und Services, mit denen es die digitale Transformation im Markt nachhaltig vorantreibt.

Um seine Produkte und Dienstleistun-gen kontinuierlich zu verbessern, setzt Sie-mens Building Technologies seit 2012 die Software EcoWebDesk ein. Mit acht Fachmo-dulen umfasst die Online-Lösung die Berei-che Arbeitssicherheit, Audit- und Gefahr-stoffmanagement, Legal Compliance, Online-Unterweisungen, Prozessmanagement sowie Öko-Controlling und Nachhaltigkeit. Anwen-der können sich die einzelnen Bausteine indi-viduell zusammenstellen. Standorte, Anla-gen oder Organisationseinheiten werden in der SaaS-Lösung (Software as a Service) pass-genau abgebildet. Dabei erhält jeder Nutzer aufgabengerecht Zugriff auf die Bereiche, die er benötigt – sei es für detaillierte Informatio-nen im Fachbereich oder den Rundumüber-blick im Management. So lassen sich Unter-nehmensprozesse effizient, rechtssicher und nachhaltig steuern.

Integriertes Managementsystem und Qualitätsmanagement
Patrick Lüscher ist Qualitätsmanager und Hauptverantwortlicher für das Auditma-nagementmodul bei Siemens Building Tech-nologies. Seit 2010 arbeitet er im IQM-Team, in dem Qualitätsmanagement- und EHS-Ex-perten (Environment, Health & Safety) zu-sammenarbeiten. Die Abteilung verantwor-tet auch das integrierte Managementsystem der Division. Es fasst Methoden und Instru-mente zur Einhaltung von Anforderungen verschiedener Bereiche zusammen. Hierun-ter fallen das Siemens-Organisationshand-buch und der -Prozessrahmen, EHS- und Qualitätsmanagementsprinzipien genauso wie die Standards ISO 9001 (Qualität), 14001 (Umwelt) und OHSAS 18001 (Arbeitssicher-heit). Seit 2013 verfügt das Unternehmen über eine Matrixzertifizierung: Mehrere Standorte sind unter einem gemeinsamen Dach zusammengeführt, arbeiten nach glei-chen Kriterien und werden periodisch audi-tiert. Vor der Einführung von EcoWebDesk wurde das Auditmanagement von den Ver-antwortlichen unterschiedlich gehandhabt.

«Die eingesetzten Tools reichten von Excel-Tabellen und Outlook-Kalender-Ein-trägen bis hin zu SharePoint. Jetzt fliesst alles einheitlich in einem System zusammen», sagt Patrick Lüscher.

Wie ist der Status geplanter, durchge-führter oder verschobener Audits? Wie viele Massnahmen wurden wann von wem ausge-führt? Für das Zusammentragen der Quartals-ergebnisse brauchte der Qualitätsmanager früher einen ganzen Tag. Dank der Online-Lö-sung stehen sämtliche Daten jetzt strukturiert, konsistent und in Echtzeit zur Verfügung. Da-rüber hinaus weichen auch die Fragenkataloge interner Audits nicht mehr voneinander ab.

Audits planen und vorbereiten
Das erste Mal hörte Patrick Lüscher von Eco-WebDesk, als er sich mit einem EHS-Kollegen unterhielt. Die Division aus Deutschland nutzte bereits das Software-Fachmodul Ar-beitssicherheit. Nachdem Lüschers Team das Modul Auditmanagement ausführlich getes-tet hatte, entschied es sich, den PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) zukünftig mit EcoWeb-Desk zu unterstützen. Die Software begleitet das Unternehmen in allen internen und ex-ternen Auditphasen – von der Planung und Durchführung über die Identifikation von Verbesserungsempfehlungen bis hin zur Be-seitigung möglicher Nichtkonformitäten. Da-bei werden alle am Prozess Beteiligten un-kompliziert eingebunden.

Nach intensiver Vorbereitungszeit trifft sich das Qualitätsmanagement jährlich zum Management-Review mit dem CEO und dem CFO der Division. Gemeinsam verabschieden sie das Auditprogramm für das kommende Geschäftsjahr. Im Anschluss wird die Planung weiter verfeinert. Die Lead-Auditoren stimmen Termine mit Fachabteilungen und weiteren involvierten Personen ab. In der Online- Lösung haben sie alle anstehenden Audits sowie Begehungen im Blick.

Termine können einfach vorbereitet werden. Mit wenigen Klicks wählen die Ver-antwortlichen den gewünschten Fragenkata-log und können diesen bei Bedarf durch wei-tere Fragen ergänzen. Verbundene Doku-mente werden unkompliziert angehängt. Die Registrierung der Auditteilnehmer und die E-Mail-Benachrichtigung erfolgen ebenfalls über die Online-Lösung. Regeln für die Ter-minerinnerung legen Siemens-Mitarbeiter in Abhängigkeit vom Audittyp an.

Individuelle Nutzung, einheitlich dokumentierte Ergebnisse
«Ein Vorteil von EcoWebDesk ist, dass wir die Software flexibel an unsere Bedürfnisse an-passen können», so Patrick Lüscher. Manche Kollegen schreiben während des Audits di-rekt mit und nutzen die Online-Lösung auf dem Tablet oder Notebook. Sollte während einer Begehung keine Internetverbindung zur Verfügung stehen, kann die Offline-Funk-tion genutzt werden. Im Vorfeld definierte Fragen werden in einem Excel-Template be-reitgestellt, das alle notwendigen Angaben zur Durchführung enthält.

Die Antworteingabe und Bewertung er-folgt ortsunabhängig auf mobilen Endgeräten. Dokumentierte Ergebnisse lassen sich an-schliessend wieder in das System überneh-men. Wer lieber mit Stift und Papier arbeitet, druckt sich die jeweiligen Fragen aus und trägt Notizen später im System nach. Die Ergebnisse des Audits werden hinterher in den Audit­ bericht überführt und bewertet. Stellen Lead-Auditoren während der Bewertung einen Handlungsbedarf fest, stossen sie Empfehlun-gen oder Neben- und Hauptabweichungen di-rekt in EcoWebDesk an und übergeben diese an die zuständigen Kollegen. Sollte eine Mass-nahme das Fälligkeitsdatum überschreiten, geht sofort eine Erinnerung an alle Beteiligten raus. Der aktuelle Fortschritt ist rollenabhän-gig im System einsehbar.

Um seine hohen Qualitätsansprüche weiter voranzutreiben, setzt das Unterneh-men seit der EcoWebDesk-Einführung auf das Sechs-Augen-Prinzip: Lead-Auditoren ini­ tiieren und kontrollieren die Massnahmen­ umsetzung. Abteilungsleiter sorgen als Mass-nahmenverantwortliche dafür, dass diese von einem Umsetzungsverantwortlichen ausge-führt werden. «Die Loyalität unserer Kunden ist Konsequenz und Ergebnis der Siemens-Qualität. Deshalb sorgen wir dafür, dass das Qualitätsmanagement von Beginn an in Pro-dukte und Prozesse integriert sowie von je-dem einzelnen Mitarbeiter gelebt wird», sagt Patrick Lüscher.

Passion für Kooperation
Wichtig bei der reibungslosen EcoWebDesk-Einführung war vor allem die Definition der verantwortlichen Key-User sowie der Län-der- und Regionalverantwortlichen. Das Consulting-Team des Software-Herstellers EcoIntense unterstützte zudem bei Schulun-gen und Workshops der Anwender. Auch heute werden noch regelmässig interne Schulungen angeboten, bei denen die Vortei-le direkt im System aufgezeigt werden. Neben regelmässigen Feedback- und Best-Practice-Runden trägt auch die Auditorenqualifizie-rung dazu bei, dass alle Mitarbeiter leicht in EcoWebDesk zusammenarbeiten.

«Ein toller Nebeneffekt ist, dass seit der Einführung ein länder-, divisions- und abtei-lungsübergreifender Austausch stattfindet, den es in dieser Form vorher nicht gegeben hat. Zu-sammenarbeit und Wissensaustausch haben sich deutlich erhöht», erläutert Lüscher. Mit dem Teamwork wächst auch die Online-Lö-sung. Bei Siemens Building Technologies werden auch die Bereiche Gefahrstoffma-nagement und Arbeitssicherheit über ent-sprechende EcoWebDesk-Module gesteuert. Dabei können Daten, die von der Fachabtei-lung in einem Modul erhoben wurden, auch anderen Bereichen zur Verfügung gestellt werden. Durch die budgetschonende SaaS-Nutzung entfällt die aufwendige Installation oder zusätzliche Administration. Alle Nutzer können zeit- und ortsunabhängig zusam-menarbeiten.