Das «Gold in den Köpfen» der Mitarbeitenden sichern

Wissen ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor: Eine 2015 veröffentlichte Studie des Fraunhofer Instituts für Produktionsanlagen und Konstruktionstechnik (IPK) kommt zu dem Ergebnis, dass das intellektuelle Kapital aus Sicht deutscher Unternehmer eine grössere Bedeutung für nachhaltiges Wirtschaften einnimmt als die materiellen Ressourcen. Auch vor dem Hintergrund eines steigenden Fachkräftebedarfs stehen motivierte und kompetente Mitarbeiter mehr denn je im Fokus der Unternehmen: Das Sammeln und Bereitstellen von Know-how wird damit in Zukunft von noch höherer Relevanz sein.

Darum gilt es für Unternehmen und Organisationen, den «verborgenen Schatz» an Kenntnissen und Fähigkeiten ihrer Belegschaft zu heben, an geeigneter Stelle zu konservieren und auszubauen sowie ihn für andere Beschäftigte nutzbar zu machen. Aber auch jedem einzelnen Mitarbeiter, der täglich mit einer Vielzahl von Informationen konfrontiert wird und aus diesen die für ihn relevanten und gerade benötigten Ausschnitte herausfiltern muss, erleichtert ein schnell verfügbarer Wissenspool den täglichen Arbeitsalltag.

Wiki sichert vorhandenes Know-how
Gefragt ist also ein Wissensmanagement, das Know-how systematisch sichert, aufbereitet und bei Bedarf genau die richtigen Informationen verfügbar macht. Eine Lösung, die in jüngster Zeit in vielen Unternehmen Einzug hält, ist ein firmeninternes Wiki, also ein softwaregestützter Wissensspeicher, in dem Kenntnisse und Erfahrungen von allen Mitarbeitern gemeinschaftlich gesammelt und in einer für die Zielgruppe verständlichen Form dokumentiert werden – und vor allem: zu dem alle Mitarbeiter Zugang haben.

«In einem firmeninternen Wiki sehen wir eine besonders effiziente Lösung, um vorhandenes Wissen schnell zu erschliessen, zu entwickeln und mit anderen zu teilen. Es unterstützt beispielsweise bei Personalwechsel, Betriebsübergaben, Elternzeitvertretungen etc. Aber auch die alltägliche Jobroutine wird erleichtert, wenn Mitarbeiter schnell auf eine zentrale Wissensdatenbank zugreifen können», erklärt Dr. Stephan Killich aus der Geschäftsführung der ConSense GmbH. Das Unternehmen hat sich auf die Entwicklung innovativer Lösungen für das Qualitäts- und Prozessmanagement spezialisiert. Mit dem neuen Modul ConSense WIKI, das die ConSense Softwarelösungen für Managementsysteme ergänzt, unterstützt die ConSense GmbH jetzt beim Aufbau eines strukturierten, anwenderfreundlichen und einfach zu nutzenden firmeninternen Wissenspools.

Informationsquellen eng verzahnen
«In der Fachliteratur werden Qualitätsmanagement und Wissensmanagement voneinander getrennt und als unterschiedliche Werkzeuge betrachtet. Wir von ConSense meinen aber, dass es sinnvoll ist, diese beiden Themen zu verbinden – denn im Unternehmen frei verfügbares qualifiziertes Wissen zu beispielsweise Prozessen oder Abläufen hat automatisch positive Auswirkungen auf das Qualitätsmanagement », findet Dr. Stephan Killich.

Die Weitergabe von individuellem Wissen der Know-how-Träger an alle anderen Mitarbeiter erzeugt Synergien, erhöht die Effizienz eines Unternehmens und kann Anstoss zu Weiterentwicklungen geben. Aus Sicht des QM-Experten ergibt es daher langfristig keinen Sinn, die beiden Bereiche strikt zu trennen – dennoch handhaben es viele Unternehmen bis heute so. Die Folgen sind unter anderem eine redundante Datenhaltung und ein höherer Aufwand bei Veränderungen. Denn wenn zwischen QM und dem Wissenspool keine Verknüpfung vorhanden ist, besteht die Gefahr, dass man den Überblick darüber verliert, wo welche Informationen hinterlegt sind. Dann kann es geschehen, dass nicht alle Quellen gleichermassen aktualisiert werden.

«Im Unterschied zum Qualitätsmanagement, das sich an starre Vorgaben bezüglich Dokumentation, Verwaltung und Freigaben halten muss, sammelt ein firmeninternes Wiki dynamisches, fluides Wissen aus dem Wissensschatz der einzelnen Mitarbeiter. Die Wiki- Software hilft bei der Strukturierung, der Erweiterung und dem Transfer von Informationen, Erfahrungen und Kompetenzen», so der Experte.

Vom individuellen zum kollektiven Wissen
Eine sinnvolle Verknüpfung von der Qualitätsmanagementsoftware ConSense QMS und dem Modul ConSense WIKI bietet sich in vielerlei Hinsicht. So können beispielsweise zu den im System hinterlegten Prozessen und Abläufen Best-Practice-Anleitungen von Mitarbeitern ergänzt werden. Dr. Stephan Killich erläutert: «Wenn ein produzierendes Unternehmen einen Prozess der Montage aufgenommen hat, ist die Beschreibung der Ausführung dem Qualitätsmanagement zuzuordnen. Soll hierzu ergänzt werden, auf welche Weise die entsprechende Tätigkeit am besten oder effizientesten ausgeführt wird, fällt dies in den Bereich Wissensmanagement, wird in ConSense WIKI hinterlegt und direkt mit der Prozessbeschreibung verknüpft.» Die Beiträge zu bevorzugten Themen lassen sich auf Wunsch abonnieren. Sobald ein neuer Artikel im System aufgenommen wird, erhält der Abonnent automatisch eine Nachricht. Manche Unternehmen entlohnen sogar Wiki-Einträge, die von den Nutzern positiv bewertet werden, um ihre Mitarbeiter zu Beiträgen zu motivieren.

Um eine Qualitätskontrolle der einzelnen von Mitarbeitern verfassten Artikel zu gewährleisten, lassen sich z.B. Moderatoren einsetzen, die für spezielle Themen zuständig sind, für die sie sich einen Expertenstatus erworben haben. Auch eine Freigabe der Artikel nach dem Vier-Augen-Prinzip ist eine verbreitete Regelung.

Dr. Killich stellt fest: «Grundsätzlich besteht durch die Beteiligung aller Mitarbeiter natürlich auch die Möglichkeit, dass Dinge verfasst werden, die nicht korrekt sind. Aber die Erfahrung hat gezeigt, dass die Selbstkontrolle durch die Nutzer, also z.B. durch Kollegen, sehr gut funktioniert.»

Gesamtkonzept Social QM
«Eine von allen Mitarbeitern genutzte, firmeninterne Wissensdatenbank wie ConSense WIKI ist aber nur der erste Schritt zum Social QM im Unternehmen», erklärt der ConSense-Geschäftsführer. Social QM beinhaltet die Einbindung des Wikis in ein Gesamtkonzept, das die stärkere Teilhabe der Mitarbeiter an der Entwicklung des Managementsystems verfolgt, um die Akzeptanz weiter zu steigern. Dies wird auf Basis von Social-Media-Technologien auf vielfältige Weise umgesetzt.

So lässt sich das reine Sammeln von Wissen im firmeninternen Wiki durch einen Echtzeitdialog ergänzen, wenn, wie bei ConSense WIKI, Diskussionsforen angefügt sind. Erfahrungen und Sichtweisen zu bestimmten Themen können hier schnell und einfach geteilt und ausgetauscht werden. Die Foren unterstützen die Kommunikation und das Netzwerken innerhalb des Unternehmens und ermöglichen einen einfachen, direkten Dialog auch über Abteilungsgrenzen hinaus.

Lebendiges QM dank aktiver Teilhabe
Mit einem gut funktionierenden, aktiv genutzten Wiki, eingebunden in ein Social-QM-Konzept, werden Mitarbeiter zu Eigeninitiative und Mitgestaltung motiviert und stärker in das Integrierte Managementsystem eingebunden. Dabei entstehen virtuelle Arbeitsräume, in denen Mitarbeiter sich direkt zu wichtigen Themen austauschen und gemeinsam Ideen entwickeln können. Das hält das System lebendig, fördert die Akzeptanz sowie die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern und verbreitert die Wissensbasis im Unternehmen. Gleichzeitig lässt sich hier auch über den Tag hinaus, an dem Mitarbeiter den Betrieb verlassen, deren qualifiziertes Know-how bewahren.

«Immer mehr Unternehmen haben die Bedeutung des intellektuellen Kapitals erkannt. Wir haben vielfältige Möglichkeiten für die praktische Anwendung entwickelt und bieten dazu innovative technische Lösungen. Dieser bewusste Umgang mit der wertvollen Ressource Wissen ist nicht nur etwas für grosse Organisationen und Konzerne. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können mit einem systematischen Wissensmanagement positive Effekte erzielen », ist sich Dr. Stephan Killich sicher.