Compliance Management im Personalbereich: Fünf Schlüsselstrategien

Bei der Suche nach fähigen Mitarbeitern spielt die Nationalität immer weniger eine Rolle. Belegschaften werden zunehmend internationaler und arbeiten über verschiedene Standorte und Ländergrenzen hinweg. Für die Personalverantwortlichen international agierender Unternehmen ergeben sich daraus eine Reihe von Herausforderungen. Compliance-Bestimmungen im Bereich HR und Workforce-Management unterscheiden sich oft deutlich von Ort zu Ort und können sich auch zu unterschiedlichen Zeitpunkten ändern. Die Einhaltung dieser Vorgaben hängt von der Fähigkeit einer Organisation ab, schnell auf Änderungen an bestehenden Gesetzen und Vorschriften zu reagieren – oder sie sogar zu antizipieren – um dann entsprechende Maßnahmen und Anpassungen umzusetzen. Fünf strategische Ansatzpunkte können helfen, das Compliance Management im Personalbereich in den Griff zu bekommen. 

Grundlage für Compliance Management im Personalbereich: Effektives Datenmanagementsystem

Die Grundlage für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben auf internationaler Ebene ist die Erfassung präziser Daten. Um Personaldaten effektiv zu organisieren und Lücken in Ihren Aufzeichnungen zu erkennen, empfiehlt sich eine Einteilung der Daten in folgende Kategorien:

• Personalstammdaten: Allgemeine Mitarbeiterinformationen zu Alter, Grundgehalt, Wohnort, Ausbildung und Leistung
• Informationen zu Gehaltsbestandteilen: Aufzeichnungen über Boni, Leistungen und Zulagen
• Dokumente: Unterschriebene Unterlagen wie vertragliche Vereinbarungen und andere rechtsverbindliche Unterlagen
• Personalverwaltungsdaten: Informationen zu Zeitplänen, Anwesenheit und Abwesenheiten

Die Datenspeicherung ist ein weiterer Kernpunkt für die Datenintegrität. Bei internationalen Betrieben ist die manuelle Speicherung sensibler Mitarbeiterdaten an mehreren Standorten zu unsicher. Das ist ein Problem, mit dem sich viele Organisationen konfrontiert sehen. Ganz zu schweigen davon, dass diese Art von Speichersystem es oft fast unmöglich macht, Mitarbeiterinformationen zeitnah abzurufen. Moderne Cloud-Technologie – beispielsweise als Teil eines LMS oder Workforce-Management-Systems – kann die Datensicherheit steigern und effizientere Prozesse ermöglichen. Wenn das System einen Audit-Trail von Datenänderungen bereitstellt, lassen sich Eingriffe in die Daten revisionssicher nachvollziehen. Idealerweise sollte ein solches System konfigurierbare Funktionen bieten, die an die Prozesse eines Unternehmens angepasst werden können. So lässt sich ein sicheres, standortübergreifendes Datenmanagementsystem aufbauen, auf das alle Verantwortlichen zugreifen können.

Implementieren eines stabilen Workflow-Prozesses

Die Einrichtung eines effizienten Workflows hilft, nationale und internationale Compliance-Verpflichtungen zu konsolidieren und die Arbeit an jedem Standort zu rationalisieren. Die daraus resultierenden Vorteile umfassen:

• Verbesserte Koordination und Kommunikation zwischen Niederlassungen und lokalem Support in jedem Land
• Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, die allen Teammitgliedern helfen zu wissen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist
• Sicherstellen, dass die Arbeit zwischen globalen Teams konsistent ist und auf Kurs bleibt
• Reduzierung von betrieblichen Ineffizienzen, Inkonsistenzen und Qualitätsproblemen

Wenn Teams auf der ganzen Welt einen klaren Einblick in den Compliance-Status des Unternehmens haben, können sie die Daten besser verwalten und deren Integrität sicherstellen.

Verständnis für die Gesetze und Vorschriften jedes Landes entwickeln

Unternehmen erwarten, dass ausländische Organisationen ihre Gesetze und Vorschriften einhalten. Jeder Markt hat dabei andere Herausforderungen. Ein wesentlicher erster Schritt bei der Navigation in diesen Gewässern besteht darin, die lokalen Vorschriften zu verstehen.

Erstellen Sie dazu zunächst eine Liste der inländischen Gesetze, die Ihre Organisation einhält, und identifizieren Sie dann die entsprechenden Gesetze in Ihren ausländischen Märkten. Kennzeichnen Sie Vorgaben, die nur in diesen Märkten existieren. Im Zweifelsfall ist die Zusammenarbeit mit einem lokalen Experten eine gute Möglichkeit sicherzustellen, dass Sie alle Gesetze und Vorschriften erfasst haben, die sich auf den Betrieb in diesem Land beziehen.

Um weltweit die Compliance mit allen Vorgaben zu gewährleisten, müssen Sie den Bereich verstehen, in dem Ihr Unternehmen tätig ist. Das bedeutet, dass Sie auf lokale Gesetze und Kulturen achten, um ein tiefes Verständnis dafür zu gewährleisten, welche Vorgaben bestehen und um Strategien zu implementieren, um Ihre Mitarbeiter in den Prozess einzubeziehen. Dazu gehört auch, aktuelle Ereignisse im Auge zu behalten und im Hinblick auf die Beteiligung Ihres Unternehmens zu bewerten.

Compliance-Schulungen lokal anpassen, um Mitarbeiter anzusprechen

Die Führung von Mitarbeitern auf globaler Ebene erfordert Expertise auf lokaler Ebene. Wenn es um die Umsetzung von Compliance-Schulungen geht, ist dies der sicherste Weg, um Zustimmung oder echte Beteiligung der Mitarbeiter zu erhalten. Organisationen sollten daher Programme aufbauen, die der lokalen Kultur, den lokalen Arbeitsmärkten und den Bedürfnissen der lokalen Geschäftseinheiten entsprechen.

Moderne Systeme wie Lernmanagementsysteme (LMS) oder eine neue Generation von Learning Management Experience Plattformen (LMXP) helfen dabei, effizient auf Trainingsherausforderungen zu reagieren. Durch die Systematisierung und Automatisierung verschiedener Aspekte des Trainings können globale Standards etabliert werden und es entsteht eine zentrale Plattform für die Umsetzung der Programme.

Lernpfade für bessere Annahme von Trainings und effizientere Auswertung

Die Entwicklung einer technischen Lösung ist nur ein Teil des Puzzles bei Personal- und Compliance-Schulungen. Wenn der Prozess vollständig automatisiert ist, fühlen sich Mitarbeiter häufig nicht persönlich angesprochen und sind weniger motiviert. Eine Individualisierung stärkt und vermittelt das Gefühl, dass ihre Bedürfnisse in ihrem eigenen Umfeld berücksichtigt werden. Aus diesem Grund ist es für die Entwicklung globaler Schulungsprogramme, die gut angenommen werden und auf echtes Engagement stoßen, wichtig, sich mit den lokalen Märkten, Kulturen und Bedürfnissen der Mitarbeiter, vertraut zu machen. Mit einer geeigneten LMS-Lösung können lassen sich spezialisierte Lernpfade einrichten, um Mitarbeitern auf Basis ihrer Aufgabenbereiche und Standorte optimal zugeschnittene Trainings und Inhalte anzubieten.

Auch wenn es um die Nachverfolgung des Trainingsabschlusses geht, bieten solche Lernpfade eine gute Möglichkeit die Trainingserfolge auszuwerten, da sowohl die Teilnehmer als auch die Trainer eine klare Momentaufnahme der Leistung erhalten. Anstatt Daten aus mehreren Berichten manuell kombinieren und analysieren zu müssen, aggregieren die im Lernpfad integrierten Tools automatisch Daten aus allen Schulungen in einem einzigen Bericht. Das macht die Auswertung von Mitarbeiterschulungen wesentlich effizienter.

Quelle und weitere Informationen rund um die Themen Compliance Management im Personalbereich u.a.: https://de.sumtotalsystems.com