Aus Daten werden Einsichten
«Relevantes Wissen zur richtigen Zeit ist im Unternehmen unbezahlbar», heisst es bei Forrester. Dies gilt insbesondere für die hart umkämpfte Chemieindustrie, in der das Wissen in einer Flut von strukturierten und unstrukturierten Daten aller Art versteckt ist. Mit einer Software für KI-basierte Suche und Analyse kann man dieses Wissen seinen Beschäftigten zur Verfügung stellen – so wie es seit kurzem das Schweizer Unternehmen Sika tut. Die DTI Schweiz AG, Systemintegrator und Experte rund um das Thema Dokumentenmanagement, hat dort Ende 2017 die KI-basierte Suchsoftware Sinequa eingeführt. Sie stellt einen wichtigen Baustein in der Digitalisierungsstrategie von Sika dar und ist eingebettet in eine Collaboration-Plattform von IBM.
«Der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt fast zwei Stunden am Tag damit, Informationen verschiedenster Formate und Art in verschiedensten Quellen zu suchen», sagt Peter Simon, Team Head Web & Digital Solutions bei Sika. «Diese müssen dann in verwertbare Informationen verwandelt werden, um auf dieser Basis Entscheidungen treffen zu können. » Das Unternehmen der Spezialitätenchemie mit Hauptsitz in Baar/CH zählt über 18.000 Beschäftigte, ist weltweit präsent mit Tochtergesellschaften in 101 Ländern und produziert in über 200 Fabriken.
Alle Landesgesellschaften von Sika arbeiten IT-technisch mehr oder weniger autark. Genau hier lag früher die Crux beim Finden von Informationen: Es gab keinen zentralen Überblick darüber, wo welche Datenquellen genutzt werden. Die Beschäftigtenzahl ist in den letzten 40 Jahren von 2.000 auf über 18.000 gestiegen. Deren Vernetzung und Kommunikation untereinander wurde in einer dezentralen Unternehmensorganisation immer schwieriger. In 50 Prozent der Fälle fanden die Angestellten nicht auf Anhieb, wonach sie suchten.
Gefundenes Wissen sinnvoll kategorisiert
Eine zentrale Suchmaschine war gefragt. Analog zu Google sollte sie Informationen aus strukturierten ebenso wie unstrukturierten Daten zusammentragen (also Textdokumente aller Art, E-Mails, Social Media Blogs, außerdem Videos, Call-Center-Aufnahmen…), und dies über alle Datenquellen hinweg, in denen diese vorliegen: in öffentlich zugänglichen Quellen wie Handelsdatenbanken, wissenschaftlichen Publikationen und Patenten, auf internen und cloud-basierten Kooperationsplattformen. Mit KI und Machine Learning-Algorithmen ausgestattet, sollte das gefundene Wissen sinnvoll kategorisiert und dem Anwender in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden.
Eine Menge Intelligenz und Rechenleistung, die ein solches System unter seiner Haube vereinen muss. Ausgewählt wurde dafür die Softwarelösung Sinequa, welche die DTI bei Sika in den digitalen Arbeitsplatz integriert hat. DTI übernahm dabei das ganze Spektrum der Projektaufgaben – Analyse, Detailspezifikation, Projektleitungs- und Implementierung, Dokumentationserstellung, Schulung, Einführung – und ist auch für die Betriebsunterstützung mit festgelegten Reaktionszeiten zuständig. «Wir passten das Standard User Interface von Sinequa an die Bedürfnisse des Kunden an, führten Integration und Tests zu dem von Sinequa entwickelten IBM Connections Cloud Konnektor durch und erschlossen weitere Datenquellen», erklärt Bert Frei, Chief Customer Officer der DTI. Die IBM-Kollaborationslösung Connections ist die Basis des digitalen Arbeitsplatzes, der für die tägliche Arbeit der Sika-Angestellten das Einstiegstor ist. Als kombinierte Kollaborationslösung für E-Mail, Online-Meetings, Instant Messaging, File Sharing und gemeinsame Dokumentbearbeitung wurde Connections bereits 2015 eingeführt, seit Ende 2017 wird es vollständig in der Cloud betrieben.
Alle wichtigen Datenquellen sind indiziert
In diesem digitalen Arbeitsplatz finden die Angestellten seit Februar 2018 nun ein kleines Suchfeld: «Sika Search». Dahinter verbirgt sich die Suchsoftware, welche sämtliche Daten aus den verschiedenen Quellen im Unternehmen indexiert hat, um darin Suchen und Analysen durchführen zu können. Der Index ergibt ein Datenreservoir, aus dem relevante Informationen innerhalb von Sekunden zusammengestellt werden können. Zwei Stunden Suchzeit pro Tag sind bei Sika damit auf einen Bruchteil eingeschmolzen. Zu den indizierten Datenquellen gehört zum einen «Sika- World», das Social Intranet. Dort werden statische, editierte Inhalte mit dahinterstehendem Workflow (z.B. HR Policies, offizielle Ankündigungen etc.) mit von Beschäftigten erstellten sozialen Inhalten aus «SikaConnect» kombiniert – diese Datenquelle umfasst interne Blogs und Communities. Die Such- und Analysesoftware greift ferner auf Sika Web zu, die Firmenwebseite. Dort sind alle internationalen Sika- Webseiten indexiert und werden den Beschäftigten zur Recherche bereitgestellt. Durchsucht wird außerdem die Firmendatenbank mit allen Namen der Angestellten, ihren Verantwortlichkeiten und Skills, mit Zertifikaten, Organisation-Charts usw.
Informationen zur rechten Zeit am rechten Ort
Wer also bei Sika einen bestimmten Begriff sucht, gibt ihn in das Suchfeld ein und kann in einem Menü dann noch zahlreiche Filter einstellen: Suche nach bestimmten Quellen, Formaten, Sprache u.v.m. Die Software stellt den Anfragenden daraufhin die Ergebnisse aus den angeschlossenen Datenquellen zur Verfügung. Die Kategorisierung über die geschäftsrelevanten Filter hilft, unter allen von der Suchmaschine als relevant angezeigten Ergebnissen die für den Nutzer entscheidenden sofort zu erkennen. Den daraus erzielten Nutzen beschreibt Sika so: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden in kürzerer Zeit voll produktiv, da Wissen schneller gefunden und weitergegeben wird. Sie erhalten bessere Einsichten aus Daten, da die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtige Person geliefert werden.
Im Verlaufe des Jahres 2019 kamen neue Quellen dazu, wie Videos, Blogs, außerdem wurden die Sicherheit und die User Experience nochmals verbessert. Weitere Quellen sind in der Planung, darunter das Digital Asset Management. Parallel zum laufenden Betrieb wird DTI immer wieder mit Optimierungen beauftragt und trägt dazu bei, dass der Prozentsatz derer, die bei Sika nicht finden, was sie suchen, immer weiter schrumpft.
