Anweisungen durchsetzen

Weniger Regeln und Vorgaben bringen mehr Engagement und Motiva-tion im Team. In der Kommunikation gibt es eine Abstufung mit deut-lichen Unterschieden. Die untere Stufe ist der Wunsch des Chefs, wie eine Arbeit ausgeführt werden soll. Mit seinem «Wunsch» zeigt er dem Mitarbeitenden, wie er sich die Erledigung vorstellt, und überlässt es dem Betreffenden, sich innerhalb von Toleranzangaben frei zu bewe-gen. Grenzwerte sind aber einzuhalten. Gesprächstypisch ist die For-mulierung «Ich möchte, dass …», «Ich stelle mir vor, …», «Ich wünsche mir …». Es gibt noch Spielraum bei der Arbeitserledigung, es werden nur das Ergebnis der Arbeit und der Endtermin festgelegt. Eine Anwei-sung lässt keinen Spielraum zu. Es geht um festgelegte Kriterien, die eingehalten werden müssen, andernfalls kann es zu Konsequenzen kommen. Ein Verstoss dagegen ist eindeutiges Fehlverhalten. Ge-sprächstypisch ist: «Ich ordne an, …», «Ich muss Sie auffordern, …», «Sie müssen unbedingt auf … achten». Anweisungen basieren auch auf Vor-schriften, die gesetzlich ein zu halten sind.

Die «Worst-Case»-Methode beschreibt den schlimmsten Fall, der eintritt, wenn die Regelung nicht befolgt wird («Stellen Sie sich mal die Auswirkungen/Nachteile vor, die bei Nichtbeachtung entste-hen können»). Durch die negativen Folgen der Nichteinhaltung einer Weisung entstehen bei den Mitarbeitern Befürchtungen. Die Einhal-tung wird also zwangsläufig. Beginnen sollte der Chef mit «Best-Case», also den Vorteilen bei der Einhaltung.

«Leitplanken» anstelle von starren Regeln
In vielen Unternehmen wird nicht zu wenig, sondern zu viel gere-gelt. Dadurch wird selbstständiges Denken der Mitarbeitenden ein-geschränkt, die meisten fühlen sich als Befehlsempfänger. Deswegen gibt es den Begriff «Leitplanken», innerhalb derer sich jeder bei der Arbeitsausführung bewegen kann. Leitplanken sind mit dem Stra-ssenverkehr zu vergleichen. Touchiert man eine Planke, meist durch Fahrfehler, kommt es zum Schaden. Sie weisen den Weg, lassen aber noch Spielraum zu; jeder kann sich innerhalb der Leitplanken frei bewegen, muss aber Grenzwerte einhalten. Es ist wie im Strassen-verkehr: Im Gegensatz zu festgelegten Regeln gibt es bei Leitplanken also keine starren Vorgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen, das Team übernimmt damit ein Stück Verantwortung für sich selbst.

Anweisungen müssen Bestand haben und nicht in kurzer Zeit wieder zurückgenommen oder geändert werden. Nachbesserungen sind nicht gerade von Vorteil. Beispiel: Eine geänderte Arbeits- oder Pausenzeit. Spontanbeschlüsse sind riskant, oft müssen Entschei-dungen reifen, bevor sie umgesetzt werden. Alternativ kann eine Anweisung nach Abstimmung mit dem Personal ausdrücklich als «Test» für einen bestimmten Zeitraum bezeichnet werden (Probe-lauf).

«Jede Ausnahme von einer Regel sollte als Einzelfall definiert werden.»

Für die Einhaltung sollte es keine Ausnahmen geben, sie gilt für alle, ausnahmslos, auch für den Chef selbst. Je mehr das Team in eine Weisung einbezogen ist, desto besser. Wer mitwirken kann, fühlt sich beteiligt. Natürlich kann man es nicht jedem recht machen, einige sind immer dagegen und haben auch ihre Gründe. Bei jeder Anwei-sung entsteht die Frage der Mitarbeiter, welchen Nutzen sie hat. Je mehr eine Anweisung auch die Interessen der Mitarbeiter berücksich-tigt, desto besser. Wenn Änderungen plötzlich und unerwartet kom-men, muss der Chef mit Widerstand rechnen.

Verstoss gegen eine Anweisung
Wenn nur eine Person gegen eine Anweisung verstösst, hat das meist Auswirkungen auf die Kollegen. Dann entsteht der sogenannte «Lawinen-­Effekt». Wenn die Kollegen feststellen, dass einer gegen An-weisungen verstösst, besteht die Gefahr, dass auch sie die Anweisung nicht einhalten und warten, ob sie erwischt und angesprochen wer-den. Schon kleine Verstösse­ gegen eine Anweisung verursachen grö-ssere Kosten und können die Logistik durcheinanderbringen. Ein rechtzeitiger Zwischenbescheid, dass ein Termin nicht einzuhalten ist, sollte zur Pflicht des Mitarbeitenden gehören, je früher, desto bes-ser. Denn bei rechtzeitiger Information lässt sich vielleicht eine Alter-nativlösung für die Terminarbeiten finden.

Der Vorgesetzte trägt nicht nur die Verantwortung für die Ein- haltung, er muss sich auch Respekt verschaffen und Weisungen durchsetzen. Das Personal hat sich also ausnahmslos an Vorschriften zu halten. Jede Ausnahme von einer Regel sollte als Einzelfall definiert werden und im Rahmen der Gleichbehandlung aller auch selten aner- kannt werden. Gibt der Vorgesetzte im Einzelfall nach, untergräbt das seine Autorität. Auf die Nichtbeachtung einer Anweisung muss ein Kritikgespräch mit dem Betreffenden erfolgen.

Sollte Ihr Kritikgespräch keinen Erfolg haben, dann ist eine schriftliche Abmahnung notwendig. Der Hinweis auf arbeitsrechtli- che Schritte hat bei der Abmahnung grosse Bedeutung. Arbeitsrecht- lich ist der Vorgesetzte als Beauftragter der Geschäftsführung wei- sungs- und kontrollbefugt innerhalb seines Kompetenzbereichs. Der Mitarbeiter hat ihm gegenüber «Gehorsamspflicht».

Die 4-B-Strategie für Regelungen:

1.) Bekanntmachen
Anweisungen, die plötzlich und unvorbereitet gegeben werden, stos­ sen auf Skepsis. Deshalb: Erst besprechen und diskutieren, dann offi-ziell einführen.

2.) Beschreiben
Formulierungen, die unpräzise sind, werfen Fragen auf und führen zur Verwirrung. Deshalb: klare und eindeutige Informationen geben (wer macht was, wann, wie und wo?), ohne unterschiedlicher Inter-pretationen.

3.) Begründen
Regelungen, die als willkürlich erscheinen, werden meistens abge-lehnt. Deshalb: Notwendigkeit und Vorteile aufzeigen und erklären, warum sie nötig sind.

4.) Beteiligen
Regelungen, an deren Planung und Durchführung die Mitarbeiten-den mitwirken, als eigene Sache sehen. Deshalb: Meinungen, Hinwei-
se und Vorschläge unbedingt zulassen und berücksichtigen.