Alles aus einer Hand

Die Hochdorf-Gruppe gehört zu den Schweizer Marktführern im Bereich Entwicklung, Herstellung und Vermarktung wertvoller Nahrungsmittel und Ingredienzen aus Milch, Getreide und Ölsaaten. Das 1895 gegründete Traditionsunternehmen ist in den Bereichen Dairy Ingredients, Baby Care sowie Cereals & Ingredients tätig und beschäftigt über 625 Mitarbeitende. Mit Kunden aus der Lebensmittelindustrie sowie dem Gross- und Detailhandel in 90 Ländern erwirtschaftete das Unternehmen 2015 einen Umsatz von 551 Millionen Franken. Im Zuge einer Neuordnung der Unternehmensstrukturen stiess aufgrund organisatorischer und prozesstechnischer Änderungen die eingesetzte ProjektmanagementSoftware für Produktentwicklungsprojekte zunehmend an ihre Grenzen. Darüber hinaus hatte das Qualitätsmanagement-System Qualiguide sein «End of Life» erreicht – der Lieferant der Eigenentwicklung kündigte den Support für die in die Jahre gekommene Anwendung auf. Letzteres war denn auch der Treiber für Kaspar Stiep, Head of IT & Services bei Hochdorf, sich 2013 auf die Suche nach einer neuen Lösung zu machen. Nachdem er diverse Möglichkeiten evaluiert hatte, entschied er sich schliesslich für Sharepoint als zentrale Plattform für alle Informations- und Kollaborationsanwendungen im Unternehmen. «Die meisten Lösungen haben sich schnell als für unsere umfassenden Zwecke ungeeignet herausgestellt. Einzig mit vorn dabei war eine Schweizer Software für Integrierte Managementsysteme, sagt er. «Hätten wir nur das Qualitätsmanagement neu aufsetzen müssen, wären die Chancen für die Lösung gut gewesen.» Da Stiep aber auch das Projektmanagement und noch diverse andere Anwendungen auf der neuen Plattform abbilden wollte, fiel der Entscheid klar zugunsten von Sharepoint aus. Hinzu kommt, dass Stiep – wo immer möglich – eine Beschaffungsstrategie auf Basis von Microsoft-Technologien verfolgt. Die Wahl von IOZ als ITDienstleister für die anstehenden Projekte begründet Stiep mit dem durchwegs positiven Feedback bei Kundenreferenzen und der Tatsache, dass IOZ im SharepointUmfeld stark verankert ist. «Wir haben uns aber auch von Anfang an gut mit den Vertretern der Firma verstanden, und die räumliche Nähe zum IOZ-Domizil in Sursee ist ein weiterer positiver Seiteneffekt.»

Intranet und Qualitätsmanagement
Als erstes galt es also, das Qualitätsmanagement auf neue Beine zu stellen. Dabei startete man Ende Mai 2014 gleichzeitig mit dem Bau des Intranets, das für alle Mitarbeitenden als zentraler Einstiegspunkt für Firmeninformationen und die einzelnen, auf Sharepoint basierenden Anwendungen dienen soll. Eine Besonderheit der Plattform ist ein News-Center für die interne Kommunikation, das unter Zuhilfenahme der von IOZ entwickelten Infoscreen-App auch auf Bildschirmen, beispielsweise in Gemeinschaftsräumen, Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz erreicht. Anfang Dezember 2014 wurde schliesslich das alte Intranetsystem ab- und das neue aufgeschaltet.

Beim Qualiguide hat sich bezüglich Freigabe-Workflows wenig verändert. Die Definitionen wurden gemeinsam auf SharepointBedingungen angepasst und hinsichtlich Administration und Pflege durch IOZ umgesetzt. Die Prozessdarstellungen wurden vom alten System von Hochdorf selbst in die Sharepoint-Erweiterung Visio übernommen. Über den Qualiguide-Button kommt der Anwender auf die visuell dargestellte Prozesslandschaft, welche das ganze Unternehmen abbildet. Stiep hatte bereits vor dem Projekt ein Prozessdenken bei den Mitarbeitenden etabliert, sodass diese es gewohnt sind, sich nicht über einen Suchschlitz, sondern durch Anwählen des entsprechenden Prozesses zu den gewünschten, bereits hinterlegten Arbeitsanweisungen, Checklisten, mitgeltenden Dokumenten etc. zu bewegen. Eine Besonderheit des Qualiguide ist, dass er eine standortbezogene Ansicht bietet. So erhält man beispielsweise in Sulgen direkt die dort vorhandenen Prozesse angezeigt. Mit der erfolgreichen Zertifizierung nach ISO 22000:2005 FSSC per Ende 2015 konnte die Applikation Qualiguide in den operativen Betrieb übergeben werden.

Ein mächtiges Werkzeug hinzugezogen
Für die Abbildung der Freigabeprozesse bediente man sich der Workflow-Automatisierungslösung Nintex, für welche IOZ das erste Schweizer Unternehmen mit auf diese Technologie und Produkte zertifizierten Mitarbeitern ist. Nintex liefert nicht bloss ein sehr benutzerfreundliches Werkzeug zur Erfassung von Prozessen und Workflows, es kommt vor allem überall dort zum Einsatz, wo der standardmässig mit Sharepoint mitgelieferte Workflow Editor nicht mehr ausreicht. Das ist beispielsweise der Fall bei Tasks und Wartung respektive Versionierung. So können mit der Lösung Workflows ohne Entwicklungskenntnisse manuell erzeugt und technisch verknüpft werden. Oder bei der Erzeugung einer neuen Checkliste über eine Vorlage werden im Dokument selbst Metadaten hinterlegt. Dadurch ist zum Beispiel klar definiert, wer der Prozess- oder Dokumenteigner ist und entsprechend Veränderungen prüfen, ablehnen, delegieren und freigeben darf respektive muss. Erst danach werden neu definierte Prozesse und Vorgabedokumente in Qualiguide auch publiziert. Dabei ist dank Nintex auf einfache Weise eine Entwurfsbibliothek realisierbar, innerhalb derer alle Versionierungen und die involvierten Personen dokumentiert sind. Eine lückenlose Nachvollziehbarkeit ist deshalb jederzeit gewährleistet. Im neuen Qualiguide sind heute also alle Prozessdokumentationen inklusive der mitgeltenden Dokumente und Dokumentvorlagen sowie sämtliche Prozessverantwortlichkeiten hinterlegt. Darüber hinaus ist ein workflow-unterstützter Freigabe- und Genehmigungsprozess abgebildet. Für die Zukunft hat sich Stiep zum Ziel gesetzt, weitere QM-Arbeiten wie die Audit-Verwaltung, das Beanstandungsmanagement oder das Vertragsmanagement über Sharepoint abzuwickeln

Schluss mit Wildwuchs beim Projektmanagement
Mit der Umsetzung der Projektmanagement-Lösung startete man im August 2014. Bei dieser Anwendung geht es vor allem darum, für Rezeptur-, Verfahrens-, Verpackungs- oder Qualitätssicherungsprojekte von Hochdorf das TaskManagement für Freigaben und Bewilligungen mit Workflows abzuwickeln, Projekträume bereitzustellen und Informationen rund um Projekte verwalten zu können. Dabei wurde die Projektabwicklung für Rezepturprojekte als erstes angegangen. Anstatt sich mit Laufzetteln, Ablageordnern und Excel-Listen herumzuschlagen, gelangt man nun über den Einstieg via Sharepoint-Portal in die Anwendung und startet ein neues Projekt. Dabei werden Formulare und die Business-Logik wie beim Qualiguide mit Nintex umgesetzt. Das Werkzeug nutzt auch hier die Engine von Sharepoint und ermöglicht es dem Anwender, Workflows selbst zu bauen und sich zielgerichtet zu organisieren. Vor dem Projektstart wird unter Einbezug aller beteiligten Stellen die Freigabe abgewickelt und dann die Koordination mittels Workflows und der Erfassung von Aufgaben gehandhabt. Alles in allem sei das Projekt sehr gut verlaufen, sagt Stiep. «Die Kollegen von IOZ erwiesen sich in ihrem Vorgehen als sehr pragmatisch. Sie haben etwa direkt mit den Abteilungen die Anforderungen aufgenommen und entscheidungsreife Vorschläge geliefert. Man hat mich nie wegen Kleinigkeiten herbeigezogen», freut er sich. Selbstverständlich habe es auch Unvorhergesehenes gegeben, etwa weil aufseiten von Hochdorf Pflichtenhefte oder Konzepte nicht sorgfältig genug weitergegeben wurden. «Da haben wir ein paar Mal einige Schleifen gedreht», sagt er. Seit August 2015 ist jedoch auch diese Anwendung produktiv. «Wir verfügen heute über eine Plattform für die künftigen Anforderungen beim Informations- und Zusammenarbeitsmanagement», sagt Stiep. Aktuell wird die Auditverwaltung umgesetzt, danach folgen das Beanstandungs- und das Vertragsmanagement. Das Intranet ist also bei Hochdorf nicht ein reiner Infopool. Es entwickelt sich hin zur interaktiven Informations- und Zusammenarbeitsplattform des gesamten Unternehmens