Die passende Software finden

Qualitätsdienstleister – egal ob eigenständig oder eingebettet in ein grösseres Unternehmen – führen ein Büro, wie viele andere Unternehmen auch. In einigen wichtigen Punkten arbeiten sie aber deutlich anders als Handelsbetriebe, Handwerker oder Unternehmen anderer Branchen. Daraus entsteht eine Reihe von besonderen Bedürfnissen, welche durch eine gute Projektmanagement-Software unbedingt erfüllt werden sollten.

Zeit- und Leistungserfassung: Dienstleister verrichten Arbeit, die in Zeit gemessen wird. Die Zeiterfassung ist daher das Herzstück im Wertschöpfungsprozess und macht gleichzeitig jeden Mitarbeitenden zu einem Anwender der Projektmanagement-Software.

Aufwandrapportierung und Rechnungsstellung: Im Dienstleistungsunternehmen werden von allen internen und externen Mitarbeitern die Aufwände, Leistungen, Spesen und Fremdkosten auf die unterschiedlichen Projekte erfasst. Das muss schnell, einfach, sicher und ortsunabhängig geschehen. Am Ende des Monats müssen die Kundenrechnungen (oder die internen Abrechnungen) und die dazugehörigen Leistungsrapporte quasi «auf Knopfdruck» automatisiert erstellt, gedruckt oder sogar gleich an die Kunden gemailt werden können.

Projektplanung und Controlling: Für die Vor- und Nachkalkulation muss die Projektmanagement-Software Projekte logisch strukturieren und planen und bereits während ihrer Umsetzung zuverlässig überwachen können. Sind wir auf Kurs? Oder liegen wir daneben und wenn ja, wie viel? Wo landen wir, wenn wir so weitermachen?

Dokumenten- und Informationsmanagement: Die Arbeit vieler Dienstleister produziert im Ergebnis Dokumente und Informationen aller Art. Diese sollten entweder in der Projektmanagement- Software oder – oft besser – direkt in einer dazu passenden, spezialisierten Dokumenten-Management-Lösung (einem sogenannten «DMS») versorgt werden können.

Beziehungsmanagement: Dienstleister arbeiten für und mit Menschen. Eine passende Projektmanagement-Software muss daher der Komplexität in der Kundenbeziehung Rechnung tragen, indem sie die businessrelevanten Verbindungen für alle am Projekt Beteiligten sicht- und nutzbar macht.

Dezentrales und mobiles Arbeiten: Dienstleister sind Wissensarbeiter, welche nicht mehr nur in ihrem Büro, sondern beim Kunden, in Shared Offices, unterwegs, zu Hause oder sonst wo arbeiten. Eine gute Projektmanagement-Software für Dienstleister muss dies überall und jederzeit ermöglichen, sicher und zuverlässig.

Grosser Digitalisierungsbedarf bei Qualitätsdienstleistern
Viele Dienstleister arbeiten nach wie vor mit einem Sammelsurium an Werkzeugen. Nicht selten bestehen einige davon auch noch aus Papier, was zu einem hohen Anteil an Handarbeit führt. Gleichzeitig sind die vielen Tools schlecht integriert und kaum dazu in der Lage, ihre Informationen ohne weiteres Zutun des Anwenders miteinander auszutauschen. Auf diese Weise kann der zunehmende Wettbewerbs- und Digitalisierungsdruck bei Dienstleistern kaum bewältigt werden. Kommt hinzu, dass sich jüngere Mitarbeitende für solche Zustände kaum begeistern lassen und sich daher lieber Arbeitgeber suchen, welche auch IT-technisch auf der Höhe der Zeit sind.

Akzeptanz und Investitionssicherheit sind Schlüssel zum Erfolg
Schon manches Softwareeinführungsprojekt brachte nicht die Ergebnisse, die sich die Verantwortlichen vorstellten, oder es erlitt sogar ganz Schiffbruch. Einer der häufigsten Gründe dafür liegt in einer schlechten Akzeptanz der Software durch die Mitarbeitenden. Was müssen Sie tun, damit Ihnen das nicht passiert?

Priorisieren Sie die Akzeptanz und machen Sie Betroffene zu Beteiligten, indem Sie alle in den Auswahlprozess der Software in geeigne-ter Weise involvieren. Die daraus resultierende Kaufentscheidung sollte für alle nachvollziehbar und transparent sein. Planen und setzen Sie die anschliessende Einführung seriös und mit realistischen Vorgaben um.

Last, but not least bewerten Sie Ihre Projektmanagement-Software betriebswirtschaftlich als Investition, die sich rentieren muss. Mithilfe einer Investitions-Nutzen-Rechnung ermitteln Sie den Amortisationszeitpunkt. Der sollte in der Regel nicht länger als zwei bis drei Jahre nach Einführung der Software erreichbar sein.

Der Prozess einer effizienten und sicheren Softwareevaluation
Die Softwareevaluation ist ein klassisches Projekt und muss auch als solches geführt werden. Gleichzeitig haben Sie als Dienstleister in der Regel wenig Übung darin, sodass die Methodik für den Erfolg des Projektes eine Match-entscheidende Rolle spielt. Alternativ können Sie sich einen erfahrenen Auswahlberater engagieren, oder Sie suchen sich einen Softwareanbieter, welcher Sie auch methodisch bei der Auswahl unterstützt. Damit gewinnen Sie grössere Sicherheit.

Kein Einführungsprojekt sollte ohne klare, schriftlich formulierte Zielsetzungen gestartet werden. Denn erst die aufgeschriebenen Ziele bringen die notwendige Klarheit, Struktur und das gewünschte Endergebnis in den Einführungsprozess und bilden die Grundlage dafür, dass das Projekt ein Erfolg werden kann. Achten Sie weiter darauf, dass die Ziele konkret und verbindlich sind und dass sie vor allem individuell Ihrem eigenen Unternehmen entspringen.

Eine Softwareauswahl ohne Anforderungskatalog ist wie Stochern im Nebel. Entweder man hat Glück und findet sein Ziel, in unserem Fall eine passende Projektmanagement-Software, oder man hat weniger Glück und verfehlt es, in unserem Fall eine mässig oder gar schlecht funktionierende Software. Die Wahrscheinlichkeit für Zweiteres ist dabei deutlich grösser, wie die Praxis immer wieder zeigt. Natürlich gibt es die «eierlegende Wollmilchsau» nicht. Aber der Anforderungskatalog ist dennoch das beste, wenn nicht gar das einzige Mittel, um Ihre Bedürfnisse mit den auf dem Markt verfügbaren Softwarelösungen zuverlässig abzugleichen und Ihrem Unternehmen am Schluss eine optimale Projektmanagement-Software zu garantieren.

Aus allen Softwarelösungen im Markt wird eine Longlist erstellt. Diese wird sodann auf eine Shortlist gekürzt, welche nur noch Softwarelösungen enthalten darf, die grundsätzlich für den Einsatz bei einem Dienstleister in den Bereichen Qualitätssicherung bzw. Qualitätsmanagement, Risk Management, Prozess- und Projektmanagement tauglich sind. Erst jetzt werden die Lösungen der Shortlist in einem systematischen Verfahren in die Tiefe analysiert und beurteilt. Bei der Kaufentscheidung sollten Sie unbedingt nicht nur die Software, sondern auch den Anbieter auf Herz und Nieren prüfen. Er wird später bei der Einführung und dem sicheren Betrieb der Software einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg beisteuern.

Und dann ist es so weit. Der Auswahlprozess ist beendet, der Gewinner wurde gekürt, und damit steht der Einführung Ihrer neuen Projektmanagement-Software nichts mehr im Weg. Halten Sie aber auch jetzt noch den «Projektmodus» unbedingt aufrecht und sichern Sie die kritische Phase der Softwareeinführung durch genügend Zeit und Ressourcen ab.