Studie: Nur jedes zweite Unternehmen war vor Corona bereit für Social Collaboration

Immerhin: Bei 53% der Unternehmen in der Schweiz sind Collaboration Tools bereits eingeführt oder derartige Projekte schon vor der Corona-Krise angelaufen. „Unternehmen, in denen digitale Zusammenarbeit vor der Krise bereits etabliert war, sind aktuell im Vorteil.

Sie konnten ihren Arbeitsalltag sehr schnell und mit weniger Reibung umstellen. All diejenigen, die jetzt Wege finden müssen, sollten von den Erfahrungen der anderen lernen“, erläutert Dr. Eric Schott, CEO von Campana & Schott. „Dabei können sie vor allem eines direkt besser machen: die umsichtig und kommunikativ gut begleitete Einführung der Tools, denn die war bislang häufig mangelhaft.“

Die Technische Universität Darmstadt und die Management- und Technologieberatung Campana & Schott führen die Studie seit 2016 jährlich durch, seit 2017 ebenfalls für die Schweiz. In diesem Jahr wurden 1.079 Mitarbeiter aus der Schweiz, Österreich und Deutschland zu ihren Erfahrungen mit der vernetzen Zusammenarbeit befragt. Mehr als ein Viertel (29%) davon sind im direkten Kundenkontakt oder der Fertigung tätig und zählen somit zu den Firstline Workern.

„Unternehmen, die bereits auf Social-Collaboration-Tools setzen, sind in der aktuellen Situation deutlich im Vorteil: einerseits muss ihre IT nun nicht hektisch Basisdienste für Remote-Arbeit einführen. Andererseits besitzt ihre Belegschaft eine höhere digitale Fitness, die sowohl die funktionale Toolnutzung als auch ein entsprechendes Mindset umfasst.“, so Boris Ovcak, Director Social Collaboration bei Campana & Schott. „Neben Arbeitsfähigkeit und -effizienz fördert Social Collaboration eine digitale Unternehmenskultur. Diese positiven Aspekte stellen sich aber nicht von selbst ein, vielmehr sind praxisnahe Use Cases und ein darauf aufbauendes, umfassendes Change Management die Vorraussetzung.“

Höherer Reifegrad, höhere Arbeitseffizienz
Auf einer Skala von 1 bis 7 ist der Social-Collaboration-Reifegrad seit 2016 fast jedes Jahr gestiegen (2016: 3,48, 2017: 3,28, 2018: 3,96, 2019: 4,05, 2020: 4,08). Ein hoher Reifegrad bedeutet, dass häufig aktuelle digitale Technologien für Information und Kommunikation zum Einsatz kommen, während es bei einem niedrigen Reifegrad weitgehend analoge Lösungsansätze oder etablierte Technologien wie E-Mails sind. Für die Schweiz liegt der Social-Collaboration-Reifegrad bei 4,07 und somit knapp unter dem Gesamtreifegrad.

Noch vor fünf Jahren haben in 43% der Unternehmen Social-Collaboration-Initiativen überhaupt keine Rolle gespielt. Bereits vor COVID-19 hat sich diese Situation wesentlich verändert. So geben zu diesem Zeitpunkt nur 29% der Befragten an, dass ihr Unternehmen noch keine entsprechenden Projekte plant oder umsetzt. Anhand des Datenverlaufs belegt die Studie, dass sich die Zusammenarbeit in Unternehmen zunehmend digitalisiert. Die Förderung einer digitalen Unternehmenskultur, die Steigerung der Kundenzufriedenheit, die Verbesserung der Innovationsfähigkeit sowie Effizienzsteigerung sind dabei die zentralen Motive.

„Dass die Einführung von Social-Collaboration-Tools sinnvoll für Unternehmen ist, beweist der Zusammenhang zwischen Social-Collaboration-Reifegrad und Arbeitseffizienz der Mitarbeiter“, so Boris Ovcak, Director Social Collaboration bei Campana & Schott. „Ein hoher Reifegrad geht ganz klar mit einer erhöhten Effizienz einher. Diese Korrelation liess sich über die vergangenen fünf Jahre stetig nachweisen. So profitieren Unternehmen ganz konkret davon, wenn Mitarbeiter intensiv Social-Collaboration-Tools verwenden.“

Firstline Worker bleiben digitale Nachzügler
Aktuell sind die Mitarbeiter von Unternehmen in der Schweiz mit hohem Social-Collaboration-Reifegrad um insgesamt 30% effizienter als die Mitarbeiter von Unternehmen mit niedrigem Reifegrad. Bei den Firstline Workern liegt dieser bei 23%. Obwohl sie stärker von Social-Collaboration-Tools profitieren würden, bleiben Firstline Worker bei ihrem Reifegrad (3,76) deutlich hinter den Information Workern zurück (4,2).
Entsprechend ist auch die Arbeitseffizienz in der DACH-Region bei Firstline Workern (4,62) geringer als bei Information Workern (4,84). Dies liegt vor allem an der mangelnden Ausstattung. So hat jeder sechste Firstline Worker kein digitales Endgerät, um auf Social-Collaboration-Tools zuzugreifen. Dadurch sind sie um rund 26% ineffizienter als Kollegen, die solche Tools nutzen können.

Bei den Firstline Workern verwenden 30% einen gemeinsamen Computer und knapp ein Viertel ein privates Gerät für Social-Collaboration-Tools. So verwundert es nicht, das nur rund 40% der Firstline Worker mit der digitalen Ausstattung des Arbeitsplatzes zufrieden sind. Etwa 60% sehen hier erheblichen Verbesserungsbedarf. Bei Mitarbeitern ohne Zugriff auf Social-Collaboration-Tools sind sogar 86% unzufrieden mit der Ausstattung.

Kundenzufriedenheit immer wichtiger
Wie in den Vorjahren bleibt in der DACH-Region die Verbesserung der Unternehmenskultur das wichtigste Ziel (16%). Im Fokus stehen dabei vor allem die interdisziplinäre Zusammenarbeit, Innovationsorientierung, Veränderungsbereitschaft und Technologieaffinität. Bei den Zielen der Einführung von Social-Collaboration-Tools hat die Kundenzufriedenheit erstmals den zweiten Platz erreicht (15%). Dieser Aspekt ist seit 2016 in der Relevanz kontinuierlich gestiegen, damals belegte er noch Rang 7.

Umfassendes Change Management nötig
Mitarbeiter müssen die Social-Collaboration-Tools akzeptieren und nutzen. Doch rund 65% aller Unternehmen in der Schweiz ergreifen keinerlei Massnahmen dafür. Wer überhaupt Change Management betreibt, konzentriert sich auf die Unterstützung durch die Unternehmensleitung (31%). Weniger im Fokus stehen die konkreten Anforderungen der Mitarbeiter (21%) sowie die Zeit, um sich damit auseinanderzusetzen (26%). So ist nur rund ein Viertel der Mitarbeiter mit dem Ablauf der Einführung zufrieden. Unternehmen mit umfassenden Change-Management-Massnahmen erzielen hingegen eine höhere Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter und eine deutlich gestiegene Arbeitseffizienz.

Social Collaboration unterstützt agile Methoden und KI
Bereits in knapp zwei Drittel der Unternehmen unterstützen Social-Collaboration-Tools agile Methoden, insbesondere Scrum, Kanban und Design Thinking. Fast 70% meinen, dass dies die Effizienz der Kommunikation unter den Mitarbeitern erhöht und sich Projekte schneller anpassen lassen.

Etwas mehr als ein Viertel der Befragten in der Schweiz glaubt, dass KI noch in den Kinderschuhen steckt. Doch trotz des anerkannt hohen Potenzials nutzen fast drei Viertel überhaupt keine Business Intelligence oder Analytics-Tools, um geschäftsrelevante Daten auszuwerten. Als grösste Hindernisse gelten IT-Security, Datenschutz sowie die hohe Komplexität der Technologie. Das wird sich aber in naher Zukunft ändern – so sehen Unternehmen vor allem im Bereich Chatbots, automatischer Bildverarbeitung sowie maschineller Übersetzung aufkommende Einsatzszenarien. Das bedeutet: Sie möchten eher praktisch nutzbare Lösungen, die mit wenig Aufwand einen hohen Nutzen versprechen.

Zur vollständigen Studie: www.campana-schott.com/sscs2020