WKS KV Bildung Bern beweist: Qualitätsmanagement kann auch Spass machen
Der anstehende ISO-Wechsel, personelle Veränderungen und ein veraltetes QM-System waren der perfekte Mix für die WKS KV Bildung Bern, um das Qualitätsmanagement auf komplett neue Beine zu stellen.
Das Ziel dazu war ambitioniert: «Unsere fast 500 Userinnen und User sollen ein QMS benutzen, welches sich so nahtlos in den Arbeitsalltag einfügt, dass sie es gar nicht bemerken», so Andrea Hofmann, Transformationsmanagerin und GL-Mitglied bei der WKS KV Bildung Bern.
Integration statt Isolation dank Microsoft 365
Und genau das ist einer der häufigsten Schwachpunkte dedizierter QM-Lösungen. Oftmals sind es Inselanwendungen, für welche die Mitarbeitenden nach einiger Zeit nicht einmal mehr die Log-in-Daten finden.
Dass das neue QM auf SharePoint Online aufgebaut werden soll, war für Hofmann und ihr Team von vornherein gesetzt: «In der täglichen Kommunikation und der Zusammenarbeit setzen wir die Plattform bereits ein und nutzen auch Microsoft Teams.» Man wollte kein Extratool mit vielen Funktionen, welche in M365 bereits vorhanden sind. Das QM soll nicht ein isolierter Ort in der Systemlandschaft sein, sondern sich in die Arbeitsplatz-Plattform einfügen.
Ansteckende Freude an der QM-Arbeit
Nach dem gleichen Prinzip formte die WKS auch das neue «QM-Team»: keine isolierten Spezialisten, sondern ein partizipativer Ansatz. Drei Personen haben den QM-Hut zusätzlich zu den bestehenden Aufgaben angezogen und kreieren die neuen Prozesse, weil sie es aus intrinsischem Antrieb heraus wollen. Matchentscheidend ist sicherlich auch der Fakt, dass zwei der drei Personen der Geschäftsleitung angehören. Dadurch ist das Thema Qualitätsmanagement auf oberster Ebene verankert.
Das sorgt für eine ansteckende Freude und Motivation, wie sie in der Arbeitswelt nur ganz selten anzutreffen ist. Und das mitten in der Implementierung: «Im Hintergrund sind wir gerade voll am Ackern – Dokumente übertragen, Prozesslandkarte aufbauen, Visio-Diagramme einpflegen – und bald geht es um die Genehmigungen», so Martina Körnli, Mitarbeiterin Bildungssupport und Verantwortliche für das Managementsystem.
300+ SharePoint-basierte QM-Systeme implementiert
«Die Zusammenarbeit mit der IOZ AG ist einfach genial», zieht Andrea Hofmann als Fazit. «Einerseits passen wir kulturell super zusammen, andererseits profitieren wir von der grossen Erfahrung.» Prozess- und Qualitätsmanagementsysteme mit Microsoft 365 zu implementieren, darauf ist die IOZ AG spezialisiert. Viele KMU sind sich nicht bewusst, dass sie mit den bestehenden M365-Lizenzen bereits auch ein QMS zur Hand haben.
Auch die Auditorin war zufrieden mit dem, was sie im Voraudit bei der WKS gesehen hat. «Die offenen Punkte aus dem Voraudit können wir direkt auch mit Funktionen in unserem neuen SharePoint-QMS abdecken», so Hofmann.
Kontaktdaten
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St. Georg Strasse 2a, 6210 Sursee
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