10 Tipps für einen erfolgreichen Business Continuity Plan
Weltweit sind Unternehmen zahlreichen Bedrohungen ausgesetzt. Das zeigen auch internationale Untersuchungen. Eine Studie von Arcserve belegt, dass 76 Prozent aller Unternehmen schon einmal einen schweren Datenverlust erlitten haben. In diesem Kontext bezeichneten 83 Prozent eine Ausfallzeit von 12 Stunden oder weniger als akzeptabel. Das klingt zwar vernünftig, ist aber nicht realistisch.
Wie eine Studie von Arcserve belegt, konnten sich lediglich 52 Prozent der betroffenen Unternehmen innerhalb von 12 Stunden oder weniger von ihrem Datenverlust erholen. Zwar gaben 95 Prozent der Unternehmen an, über einen Disaster-Recovery-Plan zu verfügen, aber nur ein knappes Viertel davon bezeichnete diesen als ausgereift, belastbar, gut dokumentiert und aktuell. Wo also anfangen? Am besten mit einer detaillierten Checkliste für einen Business Continuity Plan.
Checkliste Business Continuity:
- Planungsteam zusammenstellen
Stellen Sie wichtige Mitarbeiter der verschiedenen Unternehmensbereiche zusammen und sorgen Sie dafür, dass die Geschäftsführung ihr Business- Continuity-Projekt unterstützt. Dieses Team soll dafür sorgen, dass ein umfassender Plan erstellt wird, der alle kritischen Geschäftsbereiche und Systeme abdeckt.
- Technologie-Inventur durchführen
Führen Sie ein Audit aller IT-Assets durch, beispielsweise mit einem Tool der Top 10 Liste von Enterprise Talk. So entsteht ein Überblick über Hardware, Software, Cloud-Dienste, externe Dienstleister und andere Ressourcen, die für den Betrieb eines Unternehmens essenziell sind. Diese Übersicht versetzt Sie in die Lage, ein effektives Risikomanagement sowie eine passende Disaster-Recovery-Planung vorzunehmen.
- Business-Impact-Analyse aufsetzen
Zunächst sollten die kritischen Geschäftsprozesse und -daten priorisiert werden – selbstverständlich unter Berücksichtigung der Compliance-Anforderungen. Bewerten Sie die potenziellen Folgen eines Geschäftsausfalls oder Datenverlusts für Ihre Prozesse. Ziel ist es, zu verstehen, welche Geschäftsbereiche sofort wiederhergestellt werden müssen, um die negativen Folgen möglichst gering zu halten. Hierfür ist eine Prioritätenliste für die Wiederherstellung von Geschäftsfunktionen, Prozessen und Daten hilfreich.
- Business Continuity Plan draften
Zunächst sollte der Umfang des Plans festgelegt werden, einschliesslich der Identifizierung kritischer Geschäftsfunktionen, Daten und Ressourcen sowie der Dokumentation von Rollen und Verantwortlichkeiten. Entwickeln Sie dann passende Disaster-Recovery-Strategien, sodass eine Blaupause entsteht, die hilft, Ihr Unternehmen trotz einer Störung erfolgreich zu steuern.
- Mitarbeitertrainings konzipieren
Es ist ratsam, ein Schulungsprogramm zu entwickeln und regelmässig Übungen durchzuführen. Im Fokus sollte dabei das rechtzeitige Erkennen bösartiger E-Mails sowie der Meldeprozess bei verdächtigen Aktivitäten stehen. Aber auch über das Krisenmanagement, Notfallverfahren und die Verantwortlichkeiten sollten die Mitarbeiter informiert werden, damit sie im Fall des Falles als erste Verteidigungslinie nach aussen fungieren können.
- Sicherung geschäftskritischer Informationen
Für den Schutz sensibler Informationen vor Cyberbedrohungen und physischen Schäden ist die Implementierung von Sicherheitsmassnahmen, wie z.B. Intercept X Advanced von Sophos, hilfreich. Ausserdem sollten sensible Daten verschlüsselt werden und Sicherheitsprotokolle regelmässig aktualisiert und erstellt werden.
- Backup-Strategie implementieren
Richten Sie regelmässige Backup-Zeitpläne ein, die auf Ihre RTOs und RPOs abgestimmt sind, und folgen Sie der 3-2-1-1-Backup-Strategie. Nur so lassen sich Ausfallzeiten und Datenverluste minimieren und Daten und Systeme nach einer Störung schnell wiederherstellen.
- Bereitstellung von Failover- und Redundanzlösungen
Das Vorhandensein redundanter Systeme, insbesondere für kritische Funktionen und Daten, ist unerlässlich. Nutzen Sie dafür die hohe Verfügbarkeit moderner Cloud-Dienste insbesondere solcher, die ein Failover mit einem einzigen Mausklick ausführen können. Ein solcher Service ermöglicht die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs, auch für den Fall, dass ein Primärsystem verletzt werden oder ausfallen sollte.
- Erstellung eines Kommunikationsplans
Entwickeln Sie Kommunikationsrichtlinien für interne und externe Stakeholder und legen Sie einen offiziellen Sprecher fest. Auch die Vorbereitung von Vorlagen für die Krisenkommunikation ist hilfreich, um die Verwirrung in dieser kritischen Situation zu minimieren sowie das Vertrauen und die Kommunikation aufrecht zu erhalten.
- Häufig testen und aktualisieren
Um sicherzustellen, dass ein Plan funktioniert, hilft nur regelmässiges Testen. Sie sollten den Plan immer wieder an sich ändernde Gegebenheiten anpassen und diese Änderungen auch in den Geschäftsprozessen und Technologien berücksichtigen. Nur so können Sie sicher sein, dass der Business-Continuity-Plan weiterentwickelt wird und auch bei einer sich verändernden Risikolandschaft funktioniert.
Wenn diese Schritte befolgt werden, können Unternehmen auf einen Business-Continuity-Plan zurückgreifen, mit dem bestmöglich auf potenzielle Unterbrechungen reagiert werden kann. Auf diese Art und Weise lassen sich Kosten durch Datenverluste und Business-Unterbrechungen vermeiden und der Ruf eines Unternehmens schützen.
Zum Autor: Sven Richter ist Marketing Manager DACH bei Arcserve, www.arcserve.com.
