Firmen, die noch eine Vielzahl an Arbeiten manuell erledigen, sollten «aufrüsten»: Vor allem in der Verwaltung von Unternehmen gibt es im Zuge der Digitalisierung häufig Verbesserungspotenzial, um Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden.
Der Unternehmensberater und Experte für Digitalisierung, Markus Baulig, verrät zehn einfache Tipps, wie man die Digitalisierung einfach und problemlos umsetzen kann.
Intelligente Schnittstellen
Betriebsinterne Fehler, die einen enormen Zeitaufwand darstellen, entstehen häufig durch fehlerhafte Programme und Systeme. Der Grund: Sind diese nicht miteinander kompatibel, muss der Mitarbeitende manuell eingreifen. Automatisierte Schnittstellen hingegen sorgen dafür, dass Daten untereinander abgeglichen und synchronisiert werden.
Sinnvolle Plausibilitätsprüfung
Die Plausibilitätsprüfung erfolgt mit dem Ziel, eingegebene Werte auf ihre Richtigkeit hin zu überprüfen. Eine automatische Kontrolle dieser Plausibilität informiert Sie umgehend, sobald es Ungereimtheiten gibt und Sie können so schnell es geht eingreifen. Solch eine Prüfung können Sie nach bestimmten Kriterien Ihren persönlichen Anforderungen im Betrieb anpassen.
Wichtige Unternehmenskennzahlen kontrollieren
Eine Überprüfung der Kennzahlen sollte ebenfalls digital erfolgen. Kommt es zu einer Abweichung solch einer Kennzahl, werden Sie automatisch informiert und können sofort handeln. Unternehmerische Spätfolgen können so von vornherein ausgeschlossen werden.
Automatische Erinnerungen
Wichtige und regelmässig anfallende Aufgaben im Vertrieb sollten zeitnah erledigt werden. Sollte ein Mitarbeiter eine dieser wichtigen Aufgaben vergessen, sind die automatisierten Erinnerungen hilfreich. Dank ihnen verhindern Sie, dass wichtige Aufgaben vergessen werden.
Benachrichtigungen über aktuelle Neuerungen
Egal ob Sie sich über Neuigkeiten aller Art, anstehende Aufgaben oder Kundenwünsche informieren möchten: Am besten funktioniert das über sogenannte Push-Nachrichten. Diese sollten bestenfalls vollautomatisiert sein.
Digitale Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen
Das manuelle Erstellen von Ausgangsrechnungen stellt eine der häufigsten Fehlerquellen in Betrieben dar. Solche Fehler können Sie minimieren, indem Sie sich für eine automatisierte Rechnungslegung entscheiden. Auch der Versand sollte automatisiert erfolgen. So sparen Sie im Unternehmensprozess enorm viel Zeit.
Dokumentenmanager
Erinnern Sie sich noch an die Papierberge in früheren Zeiten? Diese Zeiten sind längst vorbei, denn ein digitales Dokumentenmanagement hat mittlerweile in den meisten Firmen Einzug gehalten. Dieses ist effizient, das sollte Ihre Firma nutzen. Sammeln, organisieren und katalogisieren Sie Ihre Dokumente und Sie können sich einen entsprechenden Sachbearbeiter einsparen. Ein weiterer Vorteil: Ihnen gehen keine wichtigen Dokumente mehr verloren.
Vollautomatische «Makros» nutzen
Nutzen Sie diverse Befehle in Ihren Programmen wie Excel und profitieren Sie von diesen Macros. Diese Befehle können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen und zum Beispiel diverse Kundendaten in einer Tabelle sammeln. So verbessern Sie Ihre Unternehmensarbeit deutlich.
Digitalisierung im Absatzmarkt
Digitalisieren Sie dringend den Verkaufsprozess in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie diese Prozesse optimieren, können Sie nachweislich einen höheren Umsatz machen. Der E-Mai-Versand an Ihre Kunden ist dabei nur eine sinnvolle Möglichkeit. Auch ist es sinnvoll, Ihren Aussendienstmitarbeitern automatisch Kunden zuzuweisen.
Digitale Wege der Kommunikation
Greifen Sie noch immer auf die gewöhnliche E-Mail-Kommunikation oder gar den «Flurfunk» zurück? Dann ist Ihr Unternehmen veraltet. Besser sind Chatprogramme wie Slack oder Teams, die schnell und unkompliziert arbeiten.
Markus Baulig hat nach seinem BWL-Studium ist Vollzeit in das Beratungsgeschäft seines Bruders Andreas Baulig mit eingestiegen. Heute leitet er als Geschäftsführer das operative Geschäft der Unternehmensberatung und berät vor allem die VIP-Premium-Kunden in den Themen Vertrieb, Akquise und Erfolgsmindset.
