Prozessoptimierung 3.0

Die Welt der Bits und Bytes wird zunehmend mobil: Inzwischen werden weltweit Jahr für Jahr mehr Smartphones und Tablets verkauft als feste PCs. Denn die smarten Leichtgewichte haben das mobile Leben und Arbeiten auf ein neues Niveau gehoben: Sie sind hoch leistungsfähig, wiegen immer weniger und sind intuitiv zu bedienen. Einschalten und loslegen lautet hier die Devise. Die Faszination für die kleinen Technikwunder ist gross: In den ersten Monaten nach Verkaufsstart des iPads im Jahr 2010 verkaufte Apple beispielsweise bereits alle zwei Sekunden ein neues Gerät, und der Trend ist ungebrochen.

Insbesondere für die Generation der unter 25-Jährigen sind Mobile Devices aus dem Alltag kaum mehr wegzudenken: Für sie als sogenannte Digital Natives, die seit frühester Kindheit mit digitalen Medien aufgewachsen sind, ist das Internet ein ganz natürlicher Bestandteil ihrer Kommunikation – mehr als 86 Prozent von ihnen nutzen es täglich, ein Grossteil von ihnen inzwischen auch von unterwegs und zunehmend auch im beruflichen Kontext. Spätestens mit dem Eintritt der Digital Natives ins Berufsleben müssen sich Unternehmen mit der zunehmenden Nutzung mobiler Endgeräte im Geschäftsalltag auseinandersetzen.

Mobile Business-Lösungen

Nicht nur im Privatleben, auch in der Arbeitswelt setzen sich Mobile Devices immer mehr durch. Vorreiter sind hier wie so oft die Amerikaner: Nach einer Studie von Good Technology nutzen bereits 50 Prozent der Top 100 unter den US-amerikanischen Unterneh-

Digital Natives im Berufsleben

men das iPad für geschäftliche Prozesse. 80 Prozent der Top 500 entwickeln oder konzeptionieren bereits eigene mobile Lösungen. Auch Firmen in Europa haben den Trend erkannt und setzen in den letzten Jahren vermehrt auf Business- Prozesse via Smartphone oder Tablet. Dabei beschränkt sich der Einsatz der smarten Geräte längst nicht mehr auf den Vertrieb, wo er seinen Ursprung nahm, um das tragbare, aber dennoch ungleich schwerfälligere Notebook abzulösen. Grundsätzlich eignen sich die verschiedensten Geschäftsbereiche für eine Bearbeitung per iPad oder Androidphone, mobile Prozesse können also nicht nur von unterwegs aus angestossen werden, sondern durchaus auch direkt in der Produktionswerkstatt oder dem Forschungslabor angesiedelt sein. Insbesondere Dokumentations- oder CRM-Lösungen gewinnen durch die Bearbeitung mittels einer passgenau entwickelten App merklich an Effizienz.

Allerdings lassen sich nicht alle Business-Prozesse umstandslos in die mobile Welt übertragen. Vielmehr gilt es zunächst zu ermitteln, ob sich der jeweilige Arbeitsschritt überhaupt dazu eignet, auf einem Tablet oder Smartphone abgebildet zu werden. Und eine App, die primär deshalb entwickelt wird, weil es chic ist, mobil zu arbeiten, bringt in den seltensten Fällen einen Mehrwert. Stattdessen sollte bei den Vorüberlegungen kreativ gedacht werden: Auf welche Weise lassen sich Prozesse durch die Übertragung auf iPhone oder iPad so verändern, dass sie nicht einfach nur mobil und vernetzt, sondern auch effektiver als zuvor durchführbar sind?

Neue Wege bei der Prozessoptimierung

Dabei gilt es zunächst einmal, bestehende Gedankenbarrieren zu überwinden und ein Umdenken zu wagen. Ein prägnantes Beispiel dafür ist der Einzelhandel: Dass sich Kassen, an denen Kunden ihre Ware bezahlen, auch durch iPads ersetzen lassen, mag auf den ersten Blick erstaunen, bringt aber eine Reihe von Vorteilen mit sich. So ist die Zahl derjenigen Käufer, die es sich auf dem Weg

Mobile Prozesse in der Werkstatt

zur Kasse noch einmal anders überlegen und den Kaufprozess abbrechen, für gewöhnlich relativ hoch. Kassiert der zuständige Verkäufer nach der erfolgreichen Kundenberatung und dessen Kaufentscheidung direkt via iPad ab, gehen deutlich weniger Einkäufe verloren. Der Kassier-Prozess wird folglich durch die Übertragung auf mobile Geräte nicht einfach nur kopiert, sondern in seinem Ablauf verändert und damit effizienter gestaltet. Auch Sprachbarrieren, wie sie in international agierenden Unternehmen keine Seltenheit sind, können mithilfe von mobilen Anwendungen, die statt auf Text auf klar verständliche Bilder und Schieberegler setzen, überwunden werden.

Andere Arbeitsqualität

Mobile Business-Prozesse bergen also ein enormes Optimierungspotenzial – wenn man es für sich zu nutzen weiss. Generell gilt: Die Arbeitsqualität ist für die Mitarbeiter auf Tablets oder Smartphones einfach eine andere.

Denn auf Mobile Devices abgebildete Prozesse sind deutlich anwendungsfreundlicher als über stationäre Rechner durchgeführte Arbeitsschritte. Hinzu kommt, dass die Identifikation der Nutzer mit den Geräten deutlich höher ist, schliesslich handelt es sich nicht um alleinige Arbeitsgeräte, sondern sie können auch zu Unterhaltungszwecken genutzt werden, machen also schlichtweg mehr Spass als konventionelle Firmencomputer und erhöhen damit die Motivation der Mitarbeiter. Viele Unternehmen machen sich diesen Effekt zunutze, indem sie ihre Angestellten dazu anhalten, ihre eigenen Endgeräte auch für Arbeitsanwendungen einzusetzen: «Bring your own Device» lautet hier das Schlagwort.

Fundiertes Berater-Know-how

Allen positiven Effekten zum Trotz sind Unternehmen oftmals skeptisch, was die Umstellung auf mobile Business-Prozesse angeht. «Brauchen wir das wirklich? Lohnt sich die Umstellung auf längere Sicht überhaupt? Und sind damit unsere Firmendaten in Gefahr?» So oder ähnlich lauten die typischen Fragen, die Unternehmen sich vorweg in der Regel stellen. Umso wichtiger ist es für sie, sich nicht einfach schnell eine Firmen- App bauen zu lassen, sondern auf das Know-how eines Beraters zu setzen, der bei der Entwicklung aus Unternehmenssicht denkt.

Experte auf diesem Gebiet ist beispielsweise der Augsburger Softwareentwickler alphasystems: Der Dienstleister konzipiert und implementiert seit rund 25 Jahren innovative IT-Lösungen zur Business- Process-Optimization. Seit einigen Jahren liegt der Schwerpunkt dabei auf der Entwicklung mobiler Business-Lösungen mit Anbindung an interne Geschäftsprozesse.

Bedenkenträger können die Berater von alphasystems dank ihrer langjährigen Expertise in der Regel schnell überzeugen. Sie begleiten den gesamten Optimierungsprozess von der Analyse bestehender Abläufe über die Konzeption passender Lösungen bis hin zur gemeinsamen Implementierung im Unternehmen. Dabei basieren die Lösungen in der Regel auf dem iOS-Betriebssystem, kommen also auf dem iPad zum Einsatz. Das hat neben der hohen Verbreitung auch den Grund, dass sich die unternehmensinternen Datenschutz-Anforderungen mit diesem System am besten umsetzen lassen. Zumal iPhones und iPads sich ausgezeichnet fernkontrollieren lassen können: Das Unternehmen kann nicht nur reglementieren, wie der Mitarbeiter das Gerät nutzen und welche Software er aufspielen kann, sondern im Ernstfall lassen sich die Devices inzwischen auch komplett von fern zerstören, um Daten-

Sicherheit genau klären

missbrauch im Falle eines Verlusts oder Diebstahls zu verhindern. Trotzdem ist es für mobile Business- Prozesse wesentlich, dass die Hoheit über die verarbeiteten Daten im Unternehmen selbst verbleibt. Konkret bedeutet das, dass sensible Informationen auf einem unternehmensinternen Server verbleiben sollten, damit auf den Geräten selbst nur ein Minimum an Daten direkt lagert. Intelligente Synchronisierungsprozesse machen dies möglich und erlauben ein funktionales Arbeiten ohne Risiko.

Ist die Sicherheitsfrage einmal geklärt, können Unternehmen die positiven Effekte von mobilen Business-Lösungen ohne spätere Reue für sich nutzen: Die einfachere Handhabung der Prozesse führt zu motivierteren Mitarbeitern und sichtbar besseren Ergebnissen im Arbeitsalltag. Mit dem Mut zum Umdenken und dem richtigen Dienstleister an der Seite können Unternehmen folglich durch die Verlagerung von ausgewählten Prozessen auf mobile Endgeräte nur gewinnen.