Speziallösungen mit bewährter Qualitätsmanagement-Software

Jede geschäftliche Herausforderung ist eine Chance zur individuellen Verbesserung. Trotzdem schluckte Hans-Peter Kost, Geschäftsführer der Zofinger IQS AG, erst einmal leer, als ihm Thomas Baselgia, Geschäftsführer Finanzen & Administration der Walzenhausener Herrmann AG, am 21. Dezember 2010 eine besondere Ausgangslage präsentierte:

Ein ungewöhnliches Problem

«Wir produzieren jährlich über 650 Millionen Kunststoffverschlüsse, ca. 60% davon für die PharmaBranche. Das Problem: Wir haben rund 4000 Artikelspezifikationen, die sich oft ändern. Wir wollen nun das gesamte Management dieser Änderungen und alle Dokumente in Zukunft elektronisch lenken. Nun ist es aber so: Die Daten zu jedem Artikel liegen bei uns in verschiedenen Datenbanken und in entsprechend vielen manuell geführten Worddokumenten. Damit soll Schluss sein. Alle Doppelspurigkeiten und Fehler müssen verschwinden. Die Daten müssen über verschiedene Schnittstellen – zum Beispiel für Abacus – einer zentralen Verwaltung zugespielt und von dort nach dem täglichen Update wieder an alle Datenbanken zurückgesendet werden. Alles soll überall täglich auf dem neuesten Stand und für jeden Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz zugänglich sein.

An Fachmessen habe ich kein Produkt gefunden, welches diese Aufgabe via Dokumenten-Management lösen kann. Vermag Ihre Software IQSoft das zu meistern?»

Offerte nach 24 Stunden

Hans-Peter Kost nahm Rücksprache mit seinem Team. 24 Stunden später hielt Thomas Baselgia die Offerte der IQS AG in der Hand. Im Feb ruar 2011 traf man sich in Zofingen und definierte die Details. Baselgia erklärt MQ: «Unser Standardsortiment ist klein. Fast jeder Verschluss ist individuell entwickelt und durch unsere Auftraggeber geschützt und muss nach präzisen Vorgaben hergestellt werden. Wir produzieren als Pharma-Zulieferer natürlich oft unter sehr hygienischen Bedingungen (Laminar-Flow oder Reinraum) und werden regelmässig von SQSAuditoren oder von Auditoren unserer Kunden besucht und geprüft.

In diesem Rahmen führen wir zu jedem einzelnen Verschluss eine Liste aller zu beachtenden Details. Und eben diese Details ändern sich regelmässig. Es gibt in so einer Produktion 1001 Fehlerquellen. Allzu leicht geht die Änderung in einer Datenbank irgendwo in einem anderen Teil des Systems verloren. Und erst die Arbeitsanweisungen: Früher druckten wir sie aus und hängten sie bei den Maschinen an die Wand. Ein riesiger Aufwand, Tag für Tag. Deshalb suchte ich nach einer rückverfolgbaren und flexiblen Dokumentenlenkung, um endlich alle Daten zuverlässig aufeinander abstimmen zu können.»

Von der Standard-Software zur Individuallösung

Die Installation des modularen IQSoft verlief einwandfrei und zügig. Und dann ging es richtig los – mit Herzblut, wie Thomas Baselgia zu berichten weiss: «Michael Kiel, unser Ansprechpartner bei der IQS AG, verstand uns sofort. Ich denke, man braucht bei so einem Projekt einen Partner, der sich ‹eindenkt›. Es kamen (und kommen immer noch) laufend Ideen von ihm und von uns, die wir dann eingepflegt haben oder neu integrieren. Dadurch dauerte manches natürlich etwas länger. Andererseits war es eine totale Punktlandung. Alles funktioniert absolut so, wie wir uns das vorgestellt haben.

Die Doppelspurigkeiten sind weg. Fehler passieren keine mehr. Und die Auditoren finden bei der Dokumentenlenkung – für ISO 9000 brauchten wir sie ohnehin – nichts mehr, was sie bemängeln könnten. Unsere Kunden, die Pharma-Unternehmen, lieben das System wegen der flexiblen Zugriffsmöglichkeiten. Sie staunen, wie leicht jeder Mitarbeitende an seinem Arbeitsplatz per Mausklick herausholen kann, was er fürs saubere Arbeiten braucht.»

Jedes Detail auf einem Dokument abrufbar

Übersicht schafft Sicherheit: IQSoft erlaubt der Herrmann AG den Zusammenzug beliebiger Daten verschiedener Datenbanken auf einem Dokument. Dazu gehören unter anderem die Bezeichnung des Artikels, seine Farbe, der Kunststoff und seine Rezeptur, die technischen Daten und ein Reihe ergänzender Dokumente. Alles ist verlinkt und direkt abrufbar. Motto: Man gebe die Artikelnummer ein. Einen Moment später ist alles verfügbar. Auch Freigaben von Änderungen – oft durch mehrere Personen – werden so gelenkt, protokolliert und lückenlos rückverfolgbar, samt Nummerierung der Versionen. Selbst die kundenindividuelle Logistik mit Hinweisen zur Verpackung kann abgefragt werden. Und jede Nacht werden alle irgendwo vorgenommenen Updates wieder auf alle Datenbanken gespielt. Laut Thomas Baselgia Vereinfachungen im Umfang von «mindestens einer 100%-Stelle».

Schulung für alle: das Webmodul als Schlüssel

In der Administration, für die Pflege der Spezifikationen, ist PC-Nutzung tägliches Brot. Die Herrmann AG ging unter Thomas Baselgia und mit tatkräftiger Unterstützung von Q-Leiter Guido Wirth noch deutlich weiter und lancierte einen radikalen Kulturwechsel.

Baselgia: «Alle unsere Mitarbeitenden haben an ihren Arbeitsplätzen Zugriff auf das IQSoft-Webmodul. Auch der Mechaniker und der Maschinenführer. Manche waren darüber zunächst nicht glücklich. Arbeit am Monitor und elektronische Formulare? Das war ihnen fremd. Wir haben natürlich Schulungen gemacht und unser Q-Leiter Guido Wirth ist unser fliegender Troubleshooter. Sie finden ihn überall im Betrieb!

Der Durchbruch kommt bei allen Leuten im selben Moment: Sobald sie sehen, dass ihre kurzen Momente am PC die ganze Arbeit jeden Tag viel einfacher machen, nehmen sie das Neue an. Es ist ja auch cool, wenn ein Auditor an deinen Arbeitsplatz kommt, du per Mausklick sofort zeigen kannst, warum du was machst, und zack: Auditor happy. Wir bekommen von unseren Leuten jetzt sogar Vorschläge für Weiterentwicklungen.»

Qualitätsmanagement auf allen Ebenen

Hans-Peter Kost von der IQS AG betont gern, dass man mit den zahlreichen IQSoft-Modulen schon in der Standardversion vieles individuell lösen kann. Bei der Herrmann AG bestätigt man das: «Die allgemeine Führung via die Standardmodule ist für uns perfekt. Seit April 2013 sind alle Gebiete inklusive Audit und Schulung bei uns aktiv im Betrieb. Wir nutzen neben der individualisierten Dokumentenlenkung zum Beispiel auch gerne ‹Chancen zur Verbesserung› oder die Betriebsmittel- und Prüfmittelverwaltung.»

Ausblick und Rückblick

«Unser neuestes Projekt ist das Update unserer Prüfsoftware. Sie ist 20 Jahre alt und basiert noch auf Excel. Es bietet sich einfach an, sie jetzt durch IQSoft zu ersetzen. So ein elektronischer Qualitätsmanager bringt einen eben immer wieder auf Ideen. Wenn ich zurückblicke: Wir haben innert dreier Jahre unsere Arbeitsmethodik komplett umgestellt, dabei immer vorwärtsgemacht, aber nie forciert. Wir wollten 100% Zufriedenheit. Ziel erreicht.»