Risikomanagement in Q-Welt integriert

«Die Norm ISO 9001:2015 verlangt einen systematischen Prozess, um Risiken und Chancen (…) zu antizipieren und allenfalls in das QMSSystem einzubinden», sagte René Wasmer, stv. Geschäftsführer der SQS in einem kürzlich publizierten Interview. Gemäss übereinstimmender Einschätzung von Risk Management Spezialisten aus Lehre und Praxis erfüllen die existenten Tools von der einfachen Excel-Lösung bis zur (bereichs-) spezialisierten Software die Kriterien für ein wirkungsvolles Risikomanagement nicht. Es mangelt häufig an Effizienz, vielseitiger Einsetzbarkeit sowie an Rapportierung und Kommunikation.

Was ist anders bei Improve?

«Unser neues Improve-Modul integriert das Risikomanagement ins Qualitätsmanagement», erläutert Synprovis-CEO Hubert Geisseler. Die praxisbewährte KVPWebsoftware ermöglicht es somit, die bestehenden 16 Eingabemasken und Module mit dem Thema Risikomanagement zu verknüpfen. Neue Insellösungen oder neue Applikationen zur Bewältigung der ISO-Norm 9001:2015 werden dank des integrativen Improve- Ansatzes hinfällig. Improve behandelt sämtliche Risiken auf ein- und derselben Oberfläche, seien sie nun strategischer, operationeller, technischer oder finanzieller Natur. Risikospezifikationen finden ausschliesslich innerhalb des Tools statt. «Nur noch eine Plattform statt mehrere nichtkongruente Einzellösungen, das macht das Risikomanagement schnell und transparent», kommentiert Pirmin Stalder, leitender Softwareentwickler bei Synprovis.

Einfachheit im 4er-Rhythmus

Die durchgängige Struktur «erfassen, entscheiden, erledigen, verbessern » macht die KVP-Software über alle Themen hinweg benutzerfreundlich, und zwar vom Erfassen bis zur Wirksamkeitskontrolle. Die Vierheit zieht sich wie ein roter Faden durch Improve und findet sich auch im neuen Modul Risikomanagement (vgl. Abbildung):

1) Identifikation & Analyse Der verantwortliche Meldungsgeber teilt ein Ereignis oder eine Potenzialität einer (unternehmensspezifisch formulierten) Risiko-Kategorie und einem Risiko-Bereich zu. Er beschreibt das Risiko und notiert mögliche Ursachen.

2) Bewertung & Klassifizierung Das Risiko wird nach der klassischen Matrix «Eintrittswahrscheinlichkeit/ Schadenpotenzial» bewertet, und zwar für einen Istund einen Sollwert. Zudem erfolgen hier die Definition der Risikostrategie sowie die Nennung tauglicher Frühwarnindikatoren.

3) Massnahmen Risikosteuerung Zuweisung der Massnahmen zu Personen und Terminen. Das mag banal klingen, ist jedoch in der Realität erfolgsmitentscheidend. Ohne explizite Zuständigkeiten ist niemand verantwortlich, «Versandungsgefahr »!

4) Überwachung Ist wiederum einer Person zugeteilt, welche im Sinne des Kreislaufgedankens die ursprüngliche Bewertung inklusive der Massnahmen neu beurteilt. Zu beachten ist, dass die vier Schritte nicht einer sturen Chronologie entsprechen. Namentlich die Schritte 3 und 4, Massnahmen und Überwachung, laufen parallel ab.

Jederzeit transparent

Improve schafft den Benutzern auch beim Risikomanagement einen lückenlosen Überblick, dies ganz im Gegensatz zu Excel-Lösungen oder softwaregestützten Insellösungen. Koordinationsprobleme zwischen Standorten, Bereichen oder Abteilungen eines Unternehmens entfallen dank der Abbildung sämtlicher Risikothematiken auf einer Plattform. Dass ein identifiziertes und erfasstes Risiko unter dem operativen Druck auf die Mitarbeitenden «vergessen geht» oder «in der Schublade verschwindet», ist mit Improve unmöglich: Die Massnahmen der Risikosteuerung sowie deren Überwachung, also die Schritte 3 und 4 des Moduls, erscheinen automatisch in der Liste der offenen Arbeiten von Improve. Die Gewährleistung jederzeitiger Transparenz und Nachverfolgbarkeit ist gerade für Unternehmensstrukturen mit Zweigstellen, Tochter- oder Schwestergesellschaften von hohem Praxiswert.

Berichte auf Knopfdruck

«Mit Improve gibts keine Datenfriedhöfe », meint Softwareentwickler Pirmin Stalder. Zeitnahe Outputs aller geforderten Berichtsformen, vor allem des Management Berichtes, sind auf Knopfdruck erstellbar. «Aufwand- und Zeitersparnis gegenüber Insellösungen sind enorm», ergänzt CEO Geisseler. Damit ist insbesondere die grafische Auswertbarkeit der Risikoportfolios angesprochen. Erstellte Grafiken lassen sich auf einfachste Art in Berichte exportieren und weiterbearbeiten. Für die Vereinfachung der Alltagsarbeit sind die im Tool erstellten Grafiken übrigens konsequent mit den Ursprungsmeldungen verknüpft – der Klick auf ein bestimmtes visualisiertes Risiko genügt, und schon sind Historie und Herkunft sichtbar.

Fazit

Für ISO 9001-zertifizierte KMU stellt das mit Pilotkunden getestete Improve-Modul «Risikomanagement » eine hoch flexible Lösung dar. Gut strukturiert und für sämtliche Unternehmensrisiken nutzbar, integriert die Software das Risikomanagement in den Gesamtzusammenhang von Qualitätsmanagement und KVP. Das Tool verlangt klare Verantwortlichkeiten für Risiken und deren Behebung und vermeidet jegliche Informationsverluste. Die selbsterklärende Websoftware besticht darüber hinaus durch einzigartige Einfachheit am Frontend und somit auch durch kurze Einführungs- und Schulungszeiten.