Ein Erfahrungsbericht

Für die INOVAMED GmbH ist ein Qualitätsmanagementsystem, zertifiziert nach ISO EN DIN 9001:2008 und ISO 13485- 2012-11 Medizinprodukte, seit Jahren Standard. Dabei dient das QM-System zur stetigen Einhaltung hoher Qualität, Kundenzufriedenheit, Kostensenkung, Verschwendungsreduktion, schliesslich zur sukzessiven Verbesserung und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

Suboptimales QM-System

Lange Zeit wurde bei INOVAMED die Dokumentation der qualitätsrelevanten Dokumente mit Word-, Excel- und PDF-Dateien in einer Verzeichnisstruktur nach dem Qualitätsmodell von Donabedian abgebildet. Die einzelnen Dokumente wurden kodiert wie A 3.1.1.7.0, Verbandkästen.docx. Zeigt dieses Modell vielleicht doch klar strukturierte Dokumentenbezeichnungen, wurden die beiden QM-Beauftragten Yvonne Krämer und Jörg Sevenich das Gefühl nicht los, dass sie bislang auf eine zu abstrakte QMVerwaltung gesetzt haben.

«Viele unserer Mitarbeiter fanden sich in dem Datei-Dschungel der Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Checklisten und sonstiger Arbeitshilfen nicht zurecht und es gab viele Rückfragen bei den QM-Beauftragten. Ein typisches Szenario. Denn der Verwaltungs- und Pflegeaufwand der Q-Dokumente wuchs von Tag zu Tag ins Unendliche. So weit, bis die Geschäftsführung eine Notbremse zog, die bisherige Q-Dokumentenverwaltung komplett auf den Prüfstand stellte», erzählt der QM-Beauftragte Jörg Sevenich.

Um das QM-System in ein lebendiges System zu münzen, welches die Mitarbeiter unterstützt, wurde eine schonungslose Analyse durchgeführt. Was sind die häufigsten Probleme, was sind die Anforderungen, welche die Stakeholder von einem optimalen System erwarten? Wie in einem Prozess üblich, galt es zuerst einige Schwierigkeiten zu lösen:

• hoher Verwaltungsaufwand der Q-Dokumente, insbesondere bei der Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen – Aktualisierungsdienst per Papier ist aufwendig
• Suchen nach Dokumenten mit den gewünschten Inhalten ist zeitraubend
• Stress vor dem Audit
• Verbesserungsvorschläge werden nur langsam umgesetzt
• Die Arbeit bleibt fast immer am QMB hängen
• Mitarbeiter haben keinen erkennbaren Vorteil des QM-Systems

Parallel zur Ermittlung der Schwierigkeiten wurden jedoch die Anforderungen definiert, die ein lebendiges und nutzenstiftendes QM-System bei den Mitarbeitern und der Geschäftsführung erfüllen soll.

Fazit: «Nach der Analyse war für uns schnell klar, dass ein benutzerfreundliches QM-System mit einer einfachen Suchfunktion und einem Zugang an jedem Arbeitsplatz sowie eine einfache Verwaltung die Hauptkriterien waren», so Sevenich. Ein QM fördert vor allem schnelle Informationsprozesse, wobei Dokumente, Arbeitsanweisungen, Checklisten nicht ausser Acht gelassen werden sollen.

Auf dem Markt gibt es eine unüberschaubare Anzahl von Anbietern für solche Systeme, die preislich häufig auf grössere Unternehmen abgestimmt sind. Für kleinere Unternehmen steht die Investition in die Software, Implementierung und Aktualisierungskosten häufig in keinem Verhältnis zum Nutzen.

Eine Datenbank mit Microsoft Access

So kam man bei INOVAMED auf die Idee, eine eigene Datenbank mit Microsoft Access zu programmieren, allerdings ohne Kenntnisse in Sachen Datenbanken und Access. Daher wandte sich die Geschäftsführerin Tibbeke Neumann an die team babel AG in Herzogenrath, einem Beratungshaus für QM und Effizienz im Unternehmen. In einem längeren Gespräch wurde schnell klar, dass der Aufwand für eine Eigenentwicklung viel zu hoch wäre, weil keinerlei Know-how im Unternehmen vorhanden war.

WikiWiki – die Lösung

Als Alternative wurde dann «WikiBabel» ins Spiel gebracht, welches das team babel zuvor mehrfach erfolgreich bei Unternehmen als QM-Plattform eingeführt hatte.

Ein Wiki ist eine einfach zu nutzende Online-Plattform für den Austausch von Informationen und Dokumenten. Es genügt ein Browser, um Beiträge zu schreiben, zu editieren oder ganze Dateien ins Wiki einzustellen. Der Name Wiki stammt aus der hawaiischen Sprache und bedeutet «schnell». Die dortigen Schnellbusse heissen WikiWiki, wobei die Verdoppelung im Hawaiischen für die Steigerung «sehr schnell» steht.

Die Grundidee des Wikis ist das gemeinschaftliche Arbeiten an Texten, ggf. ergänzt durch Fotos oder andere Medien.

Die Grundidee des Wikis ist das gemeinschaftliche Arbeiten an Texten, ggf. ergänzt durch Fotos oder andere Medien. Dadurch, dass jeder Teilnehmer einfach über den Browser mitwirken kann, gelingt eine kollaborative Sammlung von Wissen. Jeder kann sein Wissen im Wiki ablegen und anderes Wissen ergänzen. Durch das Hinzufügen von Schlagworten und Kategorisierungen wird eine Struktur aufgebaut, die das Recherchieren in dem «konservierten» Wissen einfach macht. Das wohl bekannteste und grösste Beispiel ist die freie Online-Enzyklopädie Wikipedia.

Für ein QM-System bringt WikiBabel viele Vorteile:

1. Wiki-Babel bietet die perfekte Plattform, um schnell zu suchen, zu finden und zusammen zuarbeiten.
2. Wiki-Babel bietet eine hohe Benutzerfreundlichkeit, weil Seiten einfach erstellt und verlinkt werden, Strukturen sind einfach gestaltbar, der Schulungsaufwand ist gering.
3. Wiki-Babel bietet viele Erweiterungen, Designs und Oberflächen.
4. Wiki-Babel bietet eine ausgefeilte Versionsverwaltung (alle Änderungen werden protokolliert) und Rechteverwaltung.

In Zusammenarbeit mit team babel wurde dann auch bei INOVAMED Wiki-Babel auf dem hauseigenen Unternehmensserver installiert. Genutzt wird das kostenlose Dokuwiki-System, das von der Berliner Cosmocode als Opensource-Projekt vorangetrieben und unterstützt wird.

«In einem zweitägigen Workshop legten wir zusammen mit team babel die Struktur der Wiki-Oberfläche für eine erste Abteilung fest. Zudem wurde die Zugangsseite (das Portal) gestaltet. In den folgenden zwei Wochen begaben wir uns dann an die Erstellung der anderen Bereiche in dem neuen QM-Wiki, das den Namen «Ino-Wiki» trägt. Abschliessend stellten wir das Wiki den rund 66 Mitarbeitern an den beiden Standorten in Aachen und Augsburg vor», berichtet Jörg Sevenich weiter.

Die neue QM-Wiki-Struktur

Um den Gedanken des kontinuierlichen Verbesserungs-Prozesses voranzutreiben, hat jeder Unternehmensbereich auch besondere Ino-Wiki-Seiten erhalten, die von den Mitarbeitern für Verbesserungsvorschläge, Ideen, Aktivitäten genutzt werden können. Zudem wurde eine sogenannte Postit-Funktion eingeführt. Jeder Mitarbeiter kann Tipps, Ratschläge und allgemein nützliche Gedanken ins Unternehmenswiki eintragen, auf die jeder andere Mitarbeiter zugreifen kann.

«Wenige Monate nach der Einführung kann ich als erstes Zwischenfazit festhalten, dass Ino-Wiki von allen Mitarbeitern – interessanterweise auch von den älteren nicht so PC-affinen Nutzern – sehr gut angenommen wird. Jeder hat die aktuellen Dokumente am Arbeitsplatz und Änderungen, die von den zuständigen Vorgesetzten durchgeführt und von den QMBs freigegeben werden, sofort zur Verfügung», zieht Jörg Sevenich eine erste Bilanz.

Im Jahr 1989 gegründet, hat sich INOVAMED als Anbieter von Logistik-Dienstleistungen für Arztpraxen und Kliniken, aber auch Kleinunternehmen hervorgetan.

Über die INOVAMED GmbH

Die INOVAMED GmbH wurde im Jahr 1989 gegründet und ist Anbieter von Logistik-Dienstleistungen für Arztpraxen, Kliniken und medizinische Einrichtungen. Das Unternehmen betreibt ein flächendeckendes Netz mit mehr als 120 Mitarbeitern, 300 Aussenlagern und vielen regionalen Fachgeschäften für eine hohe Kundenerreichbarkeit.

Die INOVAMED GmbH ist zertifiziert nach ISO EN DIN 9001:2008 und ISO 13485-2012-11 Medizinprodukte. Das QM-System ist ein Garant für beständig hohe Qualität, Kundenzufriedenheit, Kostensenkung, Vermeidung von Verschwendung, ständiger Verbesserung und Wettbewerbsfähigkeit.