Konfliktpotenziale in Projekten erkennen und managen
Die Grundvoraussetzung für ein gelungenes Konfliktmanagement in Projekten ist die Erkenntnis, dass Konflikte einfach dazu gehören. Sie sind so normal wie alle anderen Aspekte eines Projekts. Das bedeutet aber keineswegs, dass man mit ungelösten Konflikten leben muss. Denn es gibt Strategien, diese zu erkennen und damit umzugehen. Oberste Prämisse beim Umgang mit Konflikten ist immer eine gesunde Kommunikation.
Jeder Mensch hat eigene Ziele. Und in Projektteams hat jeder Beteilig te seine eigenen Projektziele. Die Kunst des guten Projektmanage ments besteht also darin, unterschiedliche Ziele zu harmonisieren und «unter einen Hut zu bringen». Ein Kunde möchte vielleicht vor allem günstige Konditionen realisieren, während die Fertigung die Produktionskosten niedrig halten will und das Marketing ein tech nisch anspruchsvolles Ergebnis anstrebt. Letzten Endes müssen aber alle an einem Strang ziehen, denn das Hauptziel des Teams ist es, das Projekt erfolgreich abzuschliessen. Diese Gemeinsamkeit kann der Projektleiter als Basis für eine gute Kommunika tion nutzen, die beste Voraussetzung für effek tive Konfliktlösung. Verhandlungen führen bei solchen Zielkonflikten zur Problemlösung.
Es menschelt im Projekt
Da ein Projektteam aus Menschen besteht, können natürlich auch zwischenmenschliche Konflikte auftreten. Unterschiedliche Persön lichkeiten mit verschiedenen Vorstellungen treffen im Team direkt aufeinander. Häufig kennen sich die Teilnehmer noch gar nicht und haben vorher nie miteinander gearbeitet. Wenn es zwischen einzel nen Menschen im Projektteam zu Konflikten kommt, ist es wichtig, von Anfang an miteinander zu reden, anstatt nur übereinander. Dies fällt den Betroffenen wesentlich leichter, wenn sie es schon beim Projektbeginn so vereinbart haben. Ausserdem sollten auch vorab Rollen und Erwartungen innerhalb des Teams geklärt werden, um das Po tenzial für typische Projektkonflikte zu mindern.
Innenwelten an den Tag bringen
Am Schwersten sind in einem Projekt innere Konflikte einzelner Teammitglieder zu erkennen und zu beheben. Sie treten meist am Verhalten des betroffenen Kollegen zutage. Wenn ein Teammitglied beispielsweise stets die für alle Mitarbeiter bestmögliche Lösung an strebt, ist dies zwar löblich; «es immer allen Recht machen zu wollen», kann allerdings ebenso zur Belastung des Einzelnen und der gesam ten Gruppe werden. Der Betroffene zerreibt sich innerlich bei dieser unmöglichen Anstrengung. Andere leiden darunter, weil dadurch vor allem Entscheidungen verzögert und Zeitpläne nicht eingehalten werden. In diesem Fall kann ein klärendes Coaching Abhilfe schaffen, das im Vieraugengespräch mit der einzelnen Person geschieht.
Der Einfluss des Systems
Natürlich hat auch das Umfeld im Unternehmen oder in der Gesell schaft Auswirkungen auf ein Projekt. Das kann zu Konflikten inner halb des Teams führen, die mitunter nicht lösbar sind. Wenn eine Un ternehmensentscheidung beispielsweise die Voraussetzungen so grundlegend verändert, dass das Projekt in sei ner bisherigen Form nicht fortgeführt werden kann, muss das Team wohl oder übel damit le ben, selbst wenn es ärgerlich ist. Auch Gesetzes änderungen können zu solchen Situationen führen. Sofern Projektteilnehmer sich nicht auf solche neuen, nicht selten radikal veränderten Situationen angemes sen einstellen können, ist es für sie empfehlenswert, dem Projekt lie ber den Rücken zu kehren. «Love it or leave it» kann in solchen Fällen die beste Devise sein, um unnötigen Druck und Spannungen für sich selbst und die übrigen Teammitarbeiter zu vermeiden.
Lösung auf der richtigen Ebene
Ausgehend von den verschiedenen Konflikttypen muss der Lö sungsansatz immer auf der passenden Ebene stattfinden. Ist dies nicht der Fall, wird der Konflikt nicht gelöst, es findet allerhöchstens eine Konfliktverschiebung statt. Ungelöste Konflikte haben jedoch immer negative Folgen für ein Projekt, mitunter können sie sogar zu Mehrkosten in Millionenhöhe führen. Unnötige Kosten und Zeitverzögerungen sind jedoch nicht die einzigen Konsequenzen mangelnder Kommunikation und nicht bearbeiteter Konflikte. Die entstehende Frustration der Mitarbeiter, kann entweder zur inne ren Kündigung oder zum tatsächlichen Weggang führen. Auf jeden Fall kommt durch schwelende Konflikte ein schlechtes Klima im Projektteam auf.
Lösungsansätze für alle Ebenen
Bei Sach- oder Zielkonflikten muss in der Kommunikation gewähr leistet sein, dass die Betroffenen sachlich miteinander verhandeln und die Angelegenheit nicht persönlich nehmen. Nur dann sind ge meinsame Lösungen möglich. Die unterschiedlichen Ziele der Mit arbeiter dienen dem Projekt und sollten deshalb von allen Teilneh mern ernst genommen werden. Es hilft, sich bewusst zu machen, dass genau durch solche Zielkonflikte erst Innovationen entstehen. So können sie gemeinsame Ziele aushandeln. Dafür müssen So wohl-als-auch-Lösungen gefunden werden, die alle Teil-Ziele be rücksichtigen. Man bemüht sich beispielsweise gemeinsam, ein Produkt zu entwickeln, das sowohl für den Kunden attraktiv als auch kostengünstig ist. Mit diesem Ziel wäre die Win-win-Lösung erreicht.
Auf der Beziehungsebene ist der gegenseitige Respekt voreinan der die Grundlage jeder Konfliktlösungsstrategie. Nur wer die Persön lichkeit seines Gegenübers in ihrer Unterschiedlichkeit wertschätzt, kann auf Augenhöhe mit ihm kommunizieren. Ein Konfliktlösungs prozess muss unter anderem die Rollenverteilung im Projektteam klären. Ausserdem muss er die gegenseitigen Erwartungen der Mitar beiter thematisieren und für diese eine Plattform darstellen, um sie zu formulieren.
Wenn innere Konflikte einzelner Teammitglieder zu Blocka den innerhalb der Gruppe führen, können diese das Fortschreiten des gesamten Projekts behindern. Die von einem inneren Konflikt Betroffenen können selbst zur Problemlösung beitragen, wenn sie sich ihres inneren Zwiespalts bewusst werden und ihn reflektieren. Dabei kann ein erfahrener Coach im persönlichen Gespräch helfen.
Konfliktmanagement erlernen
Dass in jedem Projekt Konflikte entstehen, bleibt unausweichlich. Ratsam ist es daher, sich schon vor Beginn auf Konflikte einzustellen. Wer bereits im Vorfeld mögliche Strategien zu Umgang und Präven tion erlernt, profitiert davon später im Projekt bei der Identifizierung und Lösung von Problemen. Ausserdem kann er sich dann während der eigentlichen Projektarbeit auf die wesentlichen Ziele und den Spass an der Sache konzentrieren. Gute Vorbereitung bringt somit eine gewisse Leichtigkeit mit sich, mit der sich Projektarbeit ange nehm gestalten lässt. Aber wie bereitet man sich auf die Konflikte vor, die ein Projekt mit sich bringen kann? Seminaranbieter wie PS Con sulting haben sich auf dieses Gebiet spezialisiert und vermitteln ihr Wissen in verschiedenen Angeboten. Neben gezielten Seminaren zum Konfliktmanagement in Projekten gehören auch moderierte Projekt-Start-Workshops, Projektbegleitung und Kriseninterventio nen zum Portfolio.
Das Entstehen von Konflikten kann folglich als normaler As pekt der Arbeit in Projekten angesehen werden. Stimmen Kommuni kation und Konfliktmanagement, können sie jedoch negative Folgen oder gar ein Scheitern des Projekts erfolgreich abwenden. Konfliktlö sungen können zudem fruchtbare Prozesse innerhalb des Projekts anstossen, um bislang unentdeckte Potenziale aufzuzeigen und zu nutzen. Gelingt dies Projektteams nicht selbst bzw. fehlt hier die nö tige Kompetenz zum Konfliktmanagement, können externe Berater mit dem neutralen Blick von aussen dabei helfen, ungelöste Konflikte aufzudecken und konstruktive Lösungen zu finden. Die gemeinsame Problemlösung wird dabei als Weg aller Teambeteiligten entworfen und verstanden.